医院档案信息化建设构想与路径

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大力推进医院档案工作数字化、信息化、网络化建设已经成为医院档案管理工作必须着力研究和实践的重要课题。

1 增强医院档案信息化管理水平势在必行

1.1 加快档案工作服务方式转变的客观需求。社会对档案的需求是档案工作存在和发展的根本原因。信息全球化时代，社会档案需求的变化，对包括档案工作领域在内的各级各部门、各系统、各行业提出了更高质量、更高水平的工作要求。国家、省、市、县档案部门及各行业档案部门正在采取多种手段和措施，积极推进档案信息化建设进程。医院作为大众关注、关乎民生的重要部门，更应对档案信息化建设给予高度重视。医院档案工作，不仅面对社会经济、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面对社会大众。如今，越来越多的利用者要求及时、准确地获取所需的档案信息，传统的档案服务方式的低效检索状况，显然难以适应这种新的变化；远距离求索档案信息的需要，利用者希望不远足就能获取所需的档案信息，这就必须借助现代传输手段来实现。因此，必须确立“时不我待”观念，紧跟信息服务方式步伐，加大推进力度。

1.2 医疗卫生改革信息资源储备的客观需求。医院是医疗卫生改革的前沿阵地和重要节点，是国家重大医疗卫生改革政策、措施的实践地和检验地。医院档案则是医疗卫生改革全过程的真实记录，它既包括重大改革的政策、措施、实施方案，也包括医疗卫生改革重要、重大课题（事件）的实践过程。增强社会透明度和档案利用的可操作性，必然要通过信息化管理来实现，使档案管理的内涵和外延发生由量变到质变的飞跃，从而提升档案工作服务改革的水平和质量。

1.3 打牢医院科学化规范化基础管理的客观需求。推进医院现代化建设，实现医院的科学化、规范化管理涉及方方面面，必须从基础工作抓起。医院档案管理工作作为重要基础工作之一，是医院管理工作的重要组成部分，它的作用具有不可替代性。实现档案信息化管理，对加快现代医院建设具有重要的保障和推进作用，不可忽视，不可或缺。

1.4 人民群众日益增长的医疗服务的客观需求。医院档案汇集了医院各科室各部门的各类信息，如医院管理、科研、医疗、病案、仪器设备，等等，与人民健康息息相关，人民群众获知和利用医院档案成为必然。实现档案信息化管理，开启医院服务“绿色通道”，将会为人民群众提供更加快捷、更加方便、更加有效的服务，从而增进医患和谐，进一步提高人民满意度和社会公信度。

2 医院档案信息化建设构想

2.1 完备的医院档案信息资源储备体系。信息资源储备是实现档案信息化管理的前提基础。在对医院室藏纸质档案全面进行数字化处理，并将室藏电子、声像、照片、实物档案进行数字化整合基础上，建立起完整、规范、系统的医院档案数据库，形成覆盖全医院的档案信息资源体系。同时，建立健全并有效坚持后续档案资源接收规章制度，源源不断地丰富、充实、完善档案资源，对资源体系实行动态管理。

2.2 灵通的医院档案信息资源共享体系。在全面完成档案数字化处理任务基础上，借助医院局域网，将档案信息全部上网提供利用，使得医院决策层及各工作部门、医疗部门在岗位上就能查阅和利用档案信息。同时，力争实现辖区内市、县两级各医院网络连接，实现院际间的档案信息资源共享，以此密切医院之间的协调沟通，提高诊治准确率，提升医疗交通，降低医疗成本。

2.3 便捷的面向社会医院档案服务体系。立足服务于民生，满足人民群众及时获取医疗信息的需求，借助外网，或建立独立的医院网站，将与人民群众健康和医疗密切相关的信息如医院基本功能、改革举措、发展建设、服务方式、科技、病案研究等各类重要档案信息上网提供利用，使人民群众足不出户就能查阅和利用医院档案信息，从而提高人民群众对医院的认知度，并相对使群众的咨询、就医少走弯路，降低病患的治病费用。同时，在相互沟通的基础上，减少医患纠纷，促进社会和谐。

2.4 有效的医院档案编研成果利用体系。档案信息化的根本目的是使档案资源综合服务功能得到充分释放。以医院档案信息化管理为平台打造档案编研成果精品，提供有效的系统利用，搭建起既有广度又有深度的成果利用体系，不断提升档案“资政惠民”的能力和水平，从而起到推进医疗科学研究，传播医疗卫生典籍，普及医疗卫生知识的重要作用。

3 加快医院档案信息化建设路径

3.1 强化顶层设计。加快档案信息化建设，认知是前提、关键在领导。首先，医院的决策层要充分认识档案信息化建设的必要性和重要性，在组织领导、规划安排、人员配备、制度建设、场地保障、经费支撑、设备使用上予以大力支持，切实保障档案信息化建设的工作需求。档案管理人员要打破传统的思维定势，确立新理念，了解社会各部门档案管理新动态，解放思想、努力创新，积极应对传统档案管理模式向信息化管理模式转变的挑战。

3.2 加强队伍建设。人的因素第一。档案管理人员的素质直接体现信息化水平。在推进医院档案信息化建设进程中，首先要对各层面的档案管理人员进行定向定期的培训，让管理人员更多地学习新知识、新技术，鼓励他们边学习边实践、大胆创新，使之成为医院档案信息化建设的主力军。同时，还要注重引进和培养档案管理信息化复合型人才，为档案信息化建设提供重要人才保障。

3.3 深化舆论宣传。医院档案的信息化建设不仅关联医院内部各个部门和所有医政人员，同时也关联着社会各个层面。因而加强舆论宣传引导十分必要。应采取多种形式加大宣传力度，使医院内部医政人员都能对其重要性、有用性、可行性、方便性有更深刻的了解，增强信心，使各级政府工作部门及社会公众了解和便捷利用医院档案。

3.4 推进电子归档。电子文件具体包括：一是文本文件，主要是通过计算机文字处理形成的文字文件、表格文件等，重点是定稿电子文件和正式电子文件；二是图像文件，主要是通过数码相机拍摄的图像文件；三是影像文件，各种会议或重要活动通过视频设备并经计算机处理的动态图像文件；四是多媒体文件，运用多媒体技术形成的需要借助多媒体体现反映出来的文件。电子文件档案是档案信息化管理的重要资源，要按照电子文件归档与管理的要求，规范开展各项工作。首先，由各科室档案管理人员制作整理电子文件后交医院档案室，通过技术处理，将已经归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。同时，把带有归档标识的电子文件统一进行文件格式转化，保证数据的可靠性和通用性，拷贝至医院档案数据库之中，为在更广领域提供利用打下基础。

3.5 加快数据处理。目前，笔者所在医院档案主要有文书档案、人事档案、科研档案、病案档案、财务档案、设备档案、声像档案、实物档案等类别，其存在状态主要有两种，一是大量的原有纸质档案，二是近年来形成的较成熟的电子形态档案。也就是说，大量的档案正处于一个由传统形式向电子形式转化的过程当中。因此，必须加快档案的数据处理速度，使传统档案顺利转化为电子形式，为档案管理信息化打好基础。档案电子化转换是一个复杂的过程，需要专门的设备、资金和技术支持，医院应根据自身情况选择不同的方案，但总体原则应该是在保证信息转化质量和速度的前提下，降低成本，提高效益。规模较大的医院，由于档案数量多，资金相对充足，可增设岗位人员、增添专业设备，自行运作和管理，使管理效益最大化；规模小、档案数量较少的医院，可聘请专业机构进行档案数字处理，降低管理成本；抑或利用自身技术力量，借助专业公司和技术人员，走联合开发、联合受益之路。

3.6 完善网络建设。网络环境是档案信息化的必要基础，是提高医院公共服务能力的重要手段。医院在对原有纸质档案进行扫描数字化处理基础上，搭建数字化综合应用平台，健全局域服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为开展档案信息服务的窗口。硬件方面，根据信息化建设的要求，购置必要的硬件设备和管理软件，安装必要的管理系统，同时为系统配备质量可靠、性能优良的安全防护设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少档案的毁损概率。软件方面，可结合实际自行开发设计档案信息软件，也可利用现代档案管理成熟软件成果，融入医院现代化管理建设之中。档案信息来自并服务于医院管理、医疗和科研各部门，那么，档案信息化建设最有效的技术路径，即档案部门在与其他各部门密切合作的基础上，融档案管理信息化于医院管理现代化建设之中，加快数据传递过程，达到档案信息的完整性、系统性、准确性，提高档案利用价值和效果。

（作者单位：王淼，汪海广：唐山工人医院 杨淼，河北联合大学 来稿日期：2013-06-15）