对长航系统建设项目档案管理工作的几点思考

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摘要：国家对长江干线航道建设的重视，给长江航道的发展注入了生机和活力，长航系统基础设施建设也进入了快速发展期。随着大规模的项目建设，对档案管理的要求越来越高。本文根据多年的学习和实践经验，总结出档案管理中常出现的问题，并提出规避措施，以供档案管理人员参考。

关键词：档案管理；问题；对策

Abstract: The State pays attention to the development of the mainstream waterway of the Yangtze River, which will pour more vigor and vitality. Now, Infrastructure construction is increasing vigorously. And as the large-scale development, we will emphasis on the archives management. The author based on years of study and practice experience, summed up the problems and countermeasures of archives management for the workers reference.

Keywords: archives management; question; countermeasures中图分类号：G270文献标识码：A

前言

“十二五”期间，国家将投资215亿元用于长江航道建设，将长江打造成真正的“黄金水道”，有关文件也明确指出将用10年左右时间建设1.9万公里国家高等级航道，把长江初步建成平安、畅通、绿色、高效的现代化内河水运。今年7月份，视察武汉新港时，又发出了“要把长江全流域打造成为黄金水道”的号召，长江干线航道建设投资规模、建设强度都将达到历史新高度。随着国家大规模的投资建设，必须提高对建设项目档案重要性的认识，这也是新形势下加强建设项目档案科学管理的重要任务。

项目档案是工程建设全过程中的集中反映，它自始至终贯穿于整个建设项目中，是建设进程的真实记录，是建设成果的书面结晶，是建设项目的经验总结，为今后重建、维修和学习等提供了技术依据，是工程建设中不可缺少的一部分。档案整理要求与工程建设项目同步进行，但是，在实际档案管理中，却没能引起重视，往往是工程完工后，在短期内补全所有档案资料。现场记录造假、一人代替多人签字、没有多方审核随意盖章、原始资料缺失、施工日志简短敷衍、竣工图与实物不一致……不同程度的存在着这样那样的问题。所以，为确保项目档案的完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、设施维护及改建、扩建中的作用，有必要对他们进行认真的分析和研究，使其发挥积极的作用，这就是本文研究的意义所在。

一、档案管理工作的特点

工程项目档案是自建设项目立项审批至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值，经过鉴定、系统整理且归档的项目文件。项目文件材料是在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图像、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等材料。

1、档案资料来源广泛。建设项目从项目筹划到工程全面竣工验收，档案材料的范围涉及到政府部门的立项审批文件、资金拨付部门的批复文件、设计单位的设计文件、施工单位的施工文件、监理公司的监理文件、工程招投标及合同文件、竣工验收文件等。建设单位负责收集、积累和整理项目前期文件及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位提交有关设计基础资料和设计文件；各参建单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。

2、档案材料要求完整、准确、系统、安全、真实。凡反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体文件应收集齐全，归入建设档案。随着项目的进展，这些材料由工程项目参与各方按照国家有关行业标准的要求来收集和编写完成的。例如：施工文件按照分类由工程管理资料、施工管理文件、原材料（产品）质量保证文件、施工原始资料、设备文件五项组成。其中，工程管理文件又由项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理，项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要等几个具体的小项组成，这些材料要求完整、准确、系统、安全、真实，绝对不能掺假，否则完全没有存档和参考的价值。

3、档案材料专业内容复杂。组成档案材料的专业内容包括地质、水文、环保、消防、通航安全、防洪、气象、给排水、供电照明、财务审计、工程决算等，这些导致了档案的专业内容的复杂性。

二、档案管理工作中存在的主要问题

1、参建单位对资料管理重视程度不够。有些施工单位只抓工程的成本、进度、质量与安全，对工程建设中的档案管理不太重视，等到工程快交工验收时才着手收集、整理；施工单位流动性大，到工程后期人员已经换了几拨，留下的人员对以前档案人员整理的资料不熟悉，而且有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召集。而监理单位只监管工程质量，轻视工程资料的监管，档案的收集与工程进度不能同步进行，造假交差的现象时有发生。

2、工程档案管理制度不健全，档案质量和安全得不到保障。出于施工项目成本的考虑，很多施工单位不建立档案管理部门，没有配备足够的档案管理人员，施工员、技术员兼职资料员的现象普遍存在，对规范不熟、对档案整理的重要性认识不够，没有实时收集各项施工原始文件，很难符合档案整理的要求。项目文件保管条件差，陈旧的基建档案设施不能满足档案管理的需要，没有采用专用文件盒保存，很难保证文件资料收集齐全、完整。此外，由于施工队伍内资料管理人员更换频繁，档案资料的交接制度不完善，经常有人走档案丢、有借无还的现象。

3、完工时间与竣工验收时间间隔长。长航系统内大部分建设项目建设周期长，工程完工后要通过消防、环保、档案等专项验收，竣工验收至少在完工后一年以上。而各参建单位在完工后就陆续撤离了项目部，档案资料却需要在随后的一年多时间内不断完善，参建单位很难再负责任地修改完善资料。

三、加强建设项目档案管理工作的对策

1、严把合同签订关。建设单位在与各参建单位签订合同时，在专用合同条款中明确规定档案工作的内容，并把档案文件的积累、整理、归档工作作为合同的一项重要内容，对竣工验收的归档份数、时间、质量、违约等提出具体要求，以引起承包商足够的重视；将竣工文件的编制工作与质量保证金挂钩，明确指出在移交归档文件后，必须随时按照建设单位的要求修改文件，直至工程竣工验收，才能支付工程尾款。

2、做好档案交底工作。建设单位在工程项目立项后应对参建单位进行档案工作交底，明确指出档案材料现场管理条件：建立健全工程档案管理制度，在项目部配备专职档案管理人员，并配备专用文件柜、文件收纳盒、照相机、扫描仪等现代化管理设备，在文件保管场所采取防火、防潮、防虫等措施，确保项目文件材料的安全。

3、统一领导，分级管理。建设单位档案部门负责整个项目档案工作的统筹和协调，负有对施工、监理等单位档案管理人员监督、指导、检查的职能，定期组织档案管理业务培训，并对工程档案进行抽查，及时发现问题，反馈整改，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节，实现全面统一领导、分级管理的格局。

4、严把单位工程交工验收关。长航系统内重点工程建设规模大，施工周期长，单位工程多，这样就形成了有的单位工程已经验收投产使用，有的单位工程才破土动工，有的单位工程还在施工图设计阶段。因此，整个工程竣工验收和单位工程交工验收只能分别进行。单位工程交工验收时，建设单位对各参建单位的文字资料、施工报告进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查图集文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等，只要有一个分包单位的档案材料达不到要求，建设单位就有权否决单位工程交工验收。由于加大了单位工程档案材料预验收的力度，超前控制，为整个工程档案验收打下了坚实的基础。

四、结语

长航系统的档案管理呈现制度化、规范化、流程化、系统化，只要按照规范整理，多学习、多请教、多揣摩，逐步积累经验，采取严格把关，运用多种手段控制档案材料整理的质量，就能确保档案的完整、准确、系统、安全，符合归档要求。