语境制约下的商务英语信函写作的文体风格及特征
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[摘要]本文主要探讨了商务英语独特的语言环境(语境)及其对商务英语信函的文体风格、特征形成的影响，并且从词汇特点和语法使用方面作了详细的阐述。
[关键词]语境；文体风格；商务英语信函；制约
[中图分类号]H030
[文献标识码]A
[文章编号]1005-6432(2008)48-0158-02
语言学家Halliday提出了“语域”的概念。Halliday & Hassn提出“语域是由多种情景特征――特别是指语场／话语范围、语式／话语方式和语旨／话语基调的意义――相联系的语言特征构成的”。语场／话语范围是语体使用的领域或范围，它与语言的概念功能相关联；语式／话语方式是交际中语体使用的方式或渠道，它与语言的语篇功能相关联；语旨／话语基调有两层含义：一是语言使用者的地位和相互间的关系，二是语言使用者使用某一语体的意图。这三方面综合起来就相当于言语环境。如果缺乏敏感的“语境”意识，我们就可能在商务英语信函写作中选择错误的语境，混淆不同的语境，笑话百出。下面我们来探讨一下商务英语信函写作的语境问题和语境制约下的文体风格及特征。
1 语境在商务英语信函写作中的体现
商务英语，是在商务活动中使用的专门用途英语。其特定的交际环境、交际对象、交际主题对语言的使用范围、方式和风格会产生特定的影响，反映在商务信函写作上便形成了它与众不同的语境。首先，商务信函英语的话语范围是商务，它涉及商务活动的各个环节、各个场所。商务活动牵涉面广，如金融、保险、运输、法律等领域，信函、传真、电子邮件、备忘录等商务英语书面交流伴随着商务活动各个环节，贯穿商务活动的始终。其次，由于商务工作者明白时间就是金钱的道理，懂得与人为善的好处，因而惜时如金，注重贸易往来中的社交礼仪。这种意识、心态和行为准则在商务英语信函中留下了简洁朴素、委婉客气的文体特征，构成了商务信函英语的语式／话语方式。
2 语境制约下的商务英语信函的文体风格及特征
商务英语特殊的语境决定了商务英语信函独特的文体特点：目的性强，文体多样，语体较正式，选词恰当、精确，讲究礼貌用语，意思清晰，行文简约。具体表现如下：
2．1 词汇使用
(1)用词规范正式。虽然随着人们生活节奏的加快，商务信函也有口语化和非正式化的趋势。但因为“商务信函不是私事和私人活动，而是有关双方组织以及组织与公众利益的事与活动，有明确的公关目的和经济目的”，所以英文商务信函往往使用书面词汇和正式词汇取代基本词汇或口语词汇。
(2)表意准确、专业性强。商务信函涉及商务合作的各个环节以及各个环节中的各种单据，协议，合同等，因此商务信函的用词要求准确，同时表现一定的专业性，所以商务信函中大量使用专业术语，行话，专业缩略语。
(3)语言简练朴素、淡于修饰。商贸信函的主要功能是传递信息，洽谈业务，达成交易。因此要求信函语言易懂、朴实平易。竞争激烈和节奏加快的现代国际商场非常讲究工作效率，商贸人员无暇在遣词造句上斟酌再三，而使用简单朴素的日常词能够方便交易双方理解和接受，少用修饰语有助于直截了当地表达主题内容，避免中心的转移。例如：Accordingly，we will expect the full payment of $5，403 plus 6.5％ interest due on July1,2000.We look forward to doing business with Smith Advertising in the future上述信函的用词特点充分显示出商务英语信函既注重信息传达的准确性和纪实性，又注重信息高效传达的简洁性和时效性。
(4)用词礼貌客气。由于商务英语信函直接关系到业务的成败得失，因此礼貌用语和客气措辞在商务信函中使用频繁，因为这直接体现了写信人自身的素质，同时还有利于树立企业的良好形象，并为业务双方营造友好的气氛，有利于建立良好的业务合作关系。“用词礼貌客气”在英文信函中表现得非常突出。在收到对方信函时，不管是否接受，都要使用礼貌的语言表示谢意；在传递令人满意的信息时，措辞要讲究客气；在提供可能令对方不满意的信息或向对方表示不满时更要注意措辞的客气委婉；向对方提出要求或希望时，同样要用礼貌客气的用语。
2．2 语法使用特点
商务英语信函是人们在商务、贸易往来这个特定的语境中使用的文体。在长期的商务交流中形成了一定的规范。此外，撰写商务信函的最终目的是使商贸运作顺利并盈利。要达到这个目的，就要既注重办事效率又注重贸易往来中的社交礼仪。这些在商务英语信函中的语法使用上有充分的体现。
(1)多用陈述句，少用祈使句。在商务语境中，商务信函的双方多为贸易伙伴，彼此的地位应该是平等的，所以英文商务信函中往往使用陈述句表示自己的愿望，这样会使信函的语气委婉，从而树立写信一方的形象，而且这样的语气往往会促成对方采取一定的行动。
祈使句使用透着命令的语气，显得盛气凌人，过于直接，让人感觉不舒服，一般很少用，但是如果能加上表示积极意义的礼貌用词please，就可以使生硬的命令语气变为请求，使它在语气上反倒比陈述句更有礼貌。
(2)多用肯定句，少用否定句。为了表现出友好礼貌的语气，商务英语信函中不宜过多地使用否定。因为如果直接使用否定句，指出对方不能尽如人意的地方或己方无法做到的事情就会给人留下冒昧不敬的印象，有悖于礼貌原则，所以应尽量使用肯定句而非否定句，从而使语气委婉客气。
(3)句式完整，多用复杂句。商务信函属于正式文体，主要为书面语的形式，所以其句式较长。这样的句式结构，可以体现一系列的相互关联、互为因果的条款，一则体现这种问题庄严的风格、严谨的结构和清晰的逻辑条理，二则可以完整地表达外贸业务进行的各种条件，方式或结果，使业务或协议不存在任何漏洞，避免今后可能发生的争端，以维护双方的利益。
(4)多用套语。作为一种公函，商务信函带有公对公的性质，属于正式文体，所以有些固定的表达方式在长期的写作中保留了下来，形成了一些固定的语句，成为套语并得到国际上认可。
(5)虚拟语气的运用。商务信函是一种书面交往手段，所以此种文体非常注重信函的客气、礼貌和委婉。在商务信函中，写信人如果用陈述语气提出建议或要求，会显得过于肯定，甚至显得自以为是，而如果用虚拟语气就可以使写信人的语气显得比较客气委婉。这时谓语多由情态动词should，could，would，might加动词原形构成。