档案利用服务工作几个结合

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随着档案部门社会影响力明显扩大，社会公众对档案的了解不断深入，档案信息共享，现行文件查阅，服务社会各界已成为档案部门日常工作。利用好“档案利用服务”这个平台，更好地发挥档案的社会服务功能，济南市档案馆进行了有效尝试和探索。

服务与主动参与相结合。档案部门应积极参与党和政府中心工作和社会活动，树立参与意识。要积极了解当地当前重点工作活动、大事要事等，参与到有关工作中去。比如有些单位部门为办展览、出书、开辟栏目等来馆查阅档案资料，我们应发挥熟悉馆藏的自身优势，主动介绍馆藏，提供素材，积极争取与相关部门合办、联办或协办等形式参与其中，既为利用者扩大了利用范围，又利于档案资源的功能发挥，同时也增进了档案部门与其他部门的合作交流，扩大了档案工作的影响，期效果远远超出了单纯提供档案资料的效应。

服务与资源建设相结合。在利用服务工作中做有心人，关注档案资源信息，尝试做好档案收集交换工作，尤其是一些党史、社科研究部门，他们本身收集积累了大量的历史研究材料，在提供馆藏档案资料的同时，可通过一定方式，了解他们的资源情况，并把了解到的资源信息及时转告有关征集处室，以利于本单位的馆藏资源体系建设。两家进行交换，既满足了他们的利用要求，又兼顾填补了档案馆馆藏空缺，是资源共享的很好体现。

服务与业务指导相结合。档案提供利用是档案工作各个环节相互检验和促进的渠道之一。在提供利用工作中，要关注其他工作环节的情况，发现问题相互交流，有利于工作中有的放矢，相互促进，更好发展。一是通过提供利用，关注馆藏是否丰富，结构是否合理，哪些档案利用率高、需求量大等问题。如在提供利用中发现，本馆照片档案馆藏相对薄弱，而近几年利用率却越来越大。几个处室沟通了此情况，业务指导处室及时采取相应措施，把各机关档案室的照片档案列入年度档案验收必检项目，此项工作为丰富馆藏照片档案打下了坚实基础。二是通过提供利用，了解各立档单位的档案基础工作是否扎实，归档是否齐全，标准是否统一、规范，案卷质量是否存在问题等，及时提供业务指导处室，以利于在工作中有针对性地解决问题。如工作中发现利用调阅频繁的归档文件，首页纸张很容易受损，有的归档文件厚度很大，不利于保管和利用等，档案室在立卷工作中，应予以考虑，采取相应措施。

服务与宣传工作相结合。档案宣传工作涉及档案管理各个方面，贯穿于各个环节，档案人员要树立人人都是宣传员的意识，并在日常工作中体现。接待利用工作是档案部门面向社会服务群众的窗口，通过这个平台，一是可以很好地宣传档案工作，提高档案工作的社会认知程度和社会档案意识。二是可以很好地宣传党的方针政策。档案利用者来自社会各个层面，生活经历、知识水平、个人素质、理解问题能力等方面存在很太差异。有少数利用者在查档的同时，把档案馆当作宣泄场所，在此种情况下，工作人员要担负起宣传员的角色。不仅为他们提供所需档案，也要传达宣讲党和政府的有关政策规定，发挥好政府与民众之间的桥梁作用。

服务与信息调查相结合。一是在工作中注意利用实例的跟踪调查，关注事情的发展程度，档案资料发挥的作用等。例如，在职工招工证明档案的查阅利用中发现这部分馆藏档案保存不齐全。为此，我们及时联系劳动部门，进行情况说明，采取出具转正定级、工资调整类档案资料，与劳动保障部门达成协议，通过上述档案材料，间接认证职工参加工作时间。二是要做好利用趋势调查。可做广泛调查，也可有针对性地联系有关部门，调查他们的利用需求，有计划确定各时期档案利用重点，有目的地做好利用准备。例如，需要编史修志的单位，提前选好全宗，年代、目录等相关内容，经过审核后开放电子档案查阅权限，或进行电子档案拷贝。尤其是馆藏档案数字化正在进行时，预测利用率较高的档案全宗，可提前安排数字化处理等。三是要做好社会热点需求调查。要随时关注社会新闻、群众需求，及时做好相应准备，把服务工作做到位。例如，我们看到当地报纸报道了“关于调整企业精简老职工生活困难补助费标准”的消息后，及时联系省市有关部门，并收集进馆了相关信息及政策文件，极大提高了利用效果。

(作者单位：济南市档案局　250099)