建立公证质量保证体系初探
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[关键词]公证质量保证体系；建立；运行
质量是公证的生命线，是公证工作永恒的主题，加强公证管理，提高公证质量。需要我们持之以恒地付出艰苦的努力，需要我们准确地把握公证质量的内涵。切实树立公证质量的“首位”意识，需要我们正确处理质量与发展的关系，需要我们既在组织管理上健全公证质量保证体系，又在队伍建没中创设适宜公证人员素质提高的良性机制。
一、质量保证体系的建立和运行
首先要注意四个问题：
第一，要有明确的目标和科学的指导思想。公证提供的是一种服务，服务的质量是公证机构发展的首要因素，要牢固树立“质量第一”的思想，把质量管理作为公证管理的中心环节，明确建立公证质量保证体系的目标是社会满意、自身发展。不断培养和提高公证员、公证辅助人员思想、管理和技术素质，做好质量职能的分解和落实工作，对影响公证质量的管理、人员等因素进行有效控制，做到以预防为主。在建立质量保证体系之前还必须做好质量管理的基础工作，如质量教育工作、质量责任制、标准化工作、质量信息工作等。
第二，实事求是，因地制宜，结合公证机构实际建立质量保证体系。任何公证机构在办证中都必须依照《公证程序规则》执行，这是办理各类具体公证事务必须遵守的基本程序规则，是当前最重要的一部公证程序规范。
第三，公证人员及辅助人员在质量保证体系中的作用。质量保证体系的建立和运行要依靠全体人员的参与和努力．质量保证体系和每一个公证员密切相关。公证人员及辅助人员在质量保证体系中的作用有以下三个方面：一是贯彻执行质量保证体系文件的规定，结合岗位工作对质量保证体系的完善提出合理化建议：二是搞好每个办证环节的质量控制；三是搞好与质量有关的各种信息记录，掌握第一手资料。
第四。搞好质量控制和质量保证。质量控制和质量保证是质量保证体系运行中的两大类活动。质量控制的目的在于，在质量形成过程中，控制各个办证环节，实现以顶防为主，达到规定要求，提高办证效率。
质量保证是强化公证质量和信誉的重要手段，它在内部是一种管理手段，由若干责任、规章、办法奖惩制度组成，是为了使各级管理部门相信本部门能保证达到和维持预定的公证质量要求所进行的活动。在外部接受社会监督，实行公证服务承诺和错证赔偿制度，使当事人充分相信该公证机构承办公证事项能达到预定的质量要求。特别是通过建立完善的责任赔偿制度，做到权责一致，尽职尽责服好务。只有这样才能造成损失赔得起，才能保证公证机构公平、公正地履行职责，不断提高服务质量，建立起良好的社会信誉。在充分发挥职能作用、为社会主义市场经济建设提供优质高效的法律服务的同时使公证事业不断发展壮大。从一定意义上来说，赔偿制度是从根本上促进公证员严格执法，恪守真实合法原则，谨慎办证、提高公证质量的内在动因，就是要通过建立赔偿制度，促进公证机构和公证员严格依法办证，加强责任心，减少工作失误，提高公证服务质量和信誉，从而预防或减少责任事故的发生。
二、坚持按实际情况确定工作方针和推行步骤
1．推行公证全面质量管理。是一项长期的任务，只有坚忍不拔、脚踏实地的工作才能取得硕果，而且，质量的提高和质量管理的改善是一个发展过程。它有着不以人的主观意志为转移_的发展规律。所以，在推行全面质量管理时，必须从实际出发，分阶段地确定质量目标和工作方针，使推行工作能够有计划、有步骤地顺利前进。一般地说，先要做到杜绝错、假证，不办“人情证”，消灭“三类”卷，进而是不断达到减少“二类卷”，最终实现质量全优的目标．使公证全面质量管理全过程处于螺旋上升的状态。
2．明确各部门质量管理职能，建立严格的质量责任制建立质童责任制，是强化质量保证体系的重要环节。它要求明确规定公证机构的每一个人在质量工作中的具体任务、职责和权限，以便做到质量工作事事有人管，人人有专责，办证有标准，工作有检查，检查有标准。目前，大部分公证机构都实行目标责任制，其经济效益占主要内容，如果将质量责任作为目标责任制的主要内容，并与经济利益拄钩，让公证人员正确处理好责、权、利关系，对好的奖，差的罚，以此突出质量的地位，效果会更好。
3．开展标准化工作和质量信息管理工作。标准化是公证全面质量管理的基础工作，没有标准，公证质量管理就搞不好。从公证文书用纸、各类申请表格统一格式、印章的规格、公证书打印制作等技术标准到各岗位的工作范围、职责、权限、工作质量及其检查、考核、奖惩等管理标准，都是标准化工作的体现。不久前，国家质量技术监督局了《国家行政机关公文格式(GB／T9704―1999)》，该文对公文格式、文印标准作了明确规定。我觉得这个方法很值得公证界借鉴。标准是不断变化的，原来的标准不适应了，应及时修改完善使之成为新的标准。以供执行。在质量管理中质量信息是不可缺少的重要依据，是搞好质量控制的基本依据，它是质量管理的耳目，为上层领导制定质量决策提供依据。有关质量信息的内容很多，公证效力的实现、来访、投诉、回访、表扬、批评意见、建议等都是第一手质量信息资料。要使这些资料及时、准确、全面、系统地在质量决策、质量控制以及质量改进工作中发挥作用，就必须建立信息反馈系统和质量信息中心：加强基层一线公证质量信息管理，特别是要认真做好原始记录，及时反馈有关质量信息．做好重大事项请示报告制，除正常的质量信息按规定定期汇总上报外。对突发性的质量问题要及时向有关管理人员反馈。而且要建立相应的管理制度，明确各岗位职责和工作内容，加强各岗位人员的责任心，确保信息系统正常运行。真正体现“管理的艺术在于驾驭信息”。
质量是公证的生命线，是公证发展的基础，公证质量保证体系就是基础的基础。可以毫不夸张地说，公证质量管理是一门很值得我们去探究的学问，那种不切实际，不抓基础工作，不按科学规律办事，只做表面文章、摆花架子或虚张声势、大哄大嗡的做法。都不可能得到成功。在加强质量管理的问题上，我们需要的是坚忍不拔的意志、锲而不舍的精神、老老实实的态度和力求实效的作风。要把加强公证质量管理放在突出的位置上来抓，坚持不懈地为加强公证质量管理下工夫，改变管理面貌，把管理提高到一个新的水平，确实让公证质量保证体系发挥应有的作用。