高校学生会组织流程再造探析

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【摘要】 近年来,部分高校的学生会开始渐渐成为了一个官僚气息浓郁的组织,成为一个滋生腐化、谋求个人利益的温床,从而高校学生对进入学生会的激情受到了前所未有的冲击。高校学生会从一个优秀的组织沦落为现在这个多数人避而远之的团体的原因,在于其自身的组织结构和工作流程的落后。从学生会组织设计及其运作流程着手进行研究和探讨,并对这个团体进行组织和流程再造,给其注入新鲜的血液和活力。

【关键词】 职能细分;协作;卡片

一、高校学生会组织结构现状分析

目前高校学生会以主席团为领导核心,在主席团下设置若干个职能部门,包括学习部、实践部、宣传部、纪检部、生活部、文艺部、科技部等(各个学校设置的部门可能不同)。职能部门内部还拥有自己的财务、内外事部门等。各个职能部门的中心任务分别是:学习部:提高学生学习意识,营造良好的学习氛围,搭建师生之间的桥梁;实践部:服务学生、开展实践活动;宣传部:负责学校宣传工作;纪检部:培养学生良好的学习、生活习惯,检查学生行为活动;生活部:营造文明舒适的校园生活环境;体育部:以组织体育活动为工作重心;文艺部:组织各类文娱活动。

图1组织结构改造前高校学生会组织结构图

通过自己的实际经历和分析研究,主观地认为当前高校学生会组织结构主要存在以下几方面的问题:(1)组织结构层级过多,且等级森严、体积臃肿,信息反馈环节多,不利于学生会高级干部了解一线信息,信息反馈难度很大,易滋生官僚作风和权力欲望。(2)组织内部各职能部门之间相互较为独立,缺少有效的合作机制,不利于分工协作,易培养“小团体”。(3)各职能部门机构设置重叠太多,造成太多的资源浪费和冗员过多,各职能部门特点不突出,缺少核心竞争力。(4)工作效率低下,缺乏问责机制。为了使我们的观点具有客观性和公正性,我们有导向地设计了“在校大学生对学生会满意程度”的调查问卷,针对学生对学生会的看法以及学生会中是否存在组织结构和运作流程问题三点进行调研,从实际中来支撑我们的观点。

本次调查问卷的调查地点是在四川师范大学成龙校区内进行,在该校随机选取了100位同学进行了问卷调查。经过为期一周的调查后,在调查的100名学生中,有67%的学生都在或曾经在学生会有过任职经历,只有33%的学生没有任职经历。从现在或曾经在学生会有任职经历的同学处了解到,学生会中的确存在官僚气息,学生会组织结构中部门重叠、办事效果效率低、问责不明确等问题,学生会组织结构和运作流程需要进行改革和再造。而从未有任职经历的同学处了解到,同学们对进入学生会的激情不是很高,同时对学生会的印象也有所下降,他们也希望学生会在组织结构和运作流程,甚至是人员招聘等环节进行改革。调查结果支撑了我们前面所分析出来的学生会存在的问题。

二、高校学生会组织结构创新

针对学生会存在的以上问题,我们从组织流程的角度进行了剖析,认为将学生会的组织结构进行职能细分可以为精简学生会的组织结构和节约学生会内部资源,也可以实现各个部门之间的相互协作和明确分工。

(一)学生会组织结构创新的理论基础:职能细分与协作

基于流程再造的原理,提出学生会组织结构创新。流程再造是从根本重新思考企业业务流程,并加以完全的重新设计,以达成重大的绩效改变。些绩效改变的评估标准应该是根据当代绩效评估的重要测量标准,如成本、品质、服务和速度等。

图2流程再造示意图

先来看看职能细分的好处。以学生会组织结构为例,说明职能细分有利于协作(如图3):图3(a)中三角形a表示在一次作业中需要学生会各个职能部门投入的资源;图3(b)中,为了满足a三角形的资源需求,学生会各个职能部门就应当准备b那么多的资源来满足a的需要。其中会发现阴影部分是准备的过多资源,是资源的浪费。如何减少这种资源的浪费?

图3(c)中告诉我们取切线可以节约一部分资源。我们发现取切线后图3(c)中的阴影部分面积远远小于图3(b)中的阴影部分面积,可见节约了一部分资源。但是阴影部分――浪费的资源依然很多,从b出发来减少浪费的思路已经发挥到了极致,得转换思路,从a三角形本身出发,将其进行细化分工。

在图3(d)中,我们将a分成了3个部分,根据每个所分部分需要资源的多少来进行准备,就会出现图3(d)中的情况。从中可以发现,阴影部分的面积比起图3(c)中又少了很多,实现了资源节约最大化。

在现实中我们会发现学生会在投入资源时是不可能不变的,如图3(e),我们会发现a三角形的身旁又会出现c、d两个三角形,也发现它们都有一个共同的底部,称这个底部为基础共同体。若按照上述思维,分别给这3个三角形准备资源的话会耗费很多很多资源,而且由于三个三角形的不同,很多资源只能使用一次,再次造成很大的浪费。于是我们在为他们准备资源时只需要自己储备底部基础共同体所需的资源,而其它非共同体部分(图中红色阴影部分)则不需自己来准备,可以通过协作和(或)租赁的方式来解决。这样便可以大大地减少资源的消耗,也实现了各个职能部门的协作,使各个部门形成一个统一的整体。

(a)(b)

(c)(d)(e)

图3职能细分示意图

(二)高校学生会组织结构创新

依据前述思想,我们将高校学生会组织结构进行了重新设置,找出其基础共同体、专业部门以及辅助部门:

1.基础共同体。通过长期对学生会的活动观察,发现每个职能部门均有组织和策划等部门,且每次活动时均会使用,将这些部门提出来综合成一个整体的大部门。

2.专业部门。专业部门里的各个部门并不每次使用到,但是它们之间存在着巨大的合作潜力,如同学术、实践、科技、宣传等单个部门,并对这些单个专业部门内部的编制进行修改,将其进行职能细分,突出各个专业部门的核心竞争力。

以文艺部为例说明专业部门的设置(如图4)。

图4新的专业部门中文艺部设置图

图5新的学生会组织结构图

3.辅助部门。将原来每个职能部门都有的如财务、内外事务、物资等部门,对学生会提供辅助功能的小部门组织个大部门,对作业活动进行辅助支持。

学生会新的组织结构可按照图5来设置。与原有的学生会组织结构相比,新的组织结构具有以下几个方面的优点:(1)不仅实现了资源的集中同时也精简了一些重叠部门,提高组织的运作效果和效率。(2)专业部门里的各个部门职能更加细化,能突出自己的特点,工作中更具有专业性和针对性。(3)形成了扁平的组织结构,有利于各个大部门之间的协同合作,打破了森严的等级制度。

三、高校学生会新组织流程及卡片逐级问责制度

(一)学生会新组织流程

通过一个活动来了解新组织的运作流程。例如学校将组织一个“绿色校园”主题活动,按照学生会新的组织结构,其运作将按以下流程进行: (1)新组织中的基础共同体部开始进行组织、策划,在此过程中辅助部门将向其提供有关于财务、物资等信息,以及一切策划组织中的辅助工作,帮助基础共同体做出最合理的决策。(2)一切组织、策划完成后,基础共同体填写“卡片”,如图5。(3)将此“卡片”交予专业部门,要求其按照“卡片”进行活动准备。

绿色校园活动

一.时间:2周

二.活动具体方案:

1 活动前一周加强对在校学生的环保知识教育,并举行 1-2次大型讲座

2 组织一次绿色歌舞大会,其中有4个歌舞表演

3 每天定时宣传环保知识,加深学生对环境保护的意思

4 开展美化校园实践活动

5 组织环境知识大辩论,提高学生参与活动的积极性

三."卡片"完成时间:10天

专业部门签字:

高层管理签字:

(二)卡片逐级问责制度

上述流程的顺利进行必须建立卡片逐级问责制度作为制度保证,具体可按以下方式操作:

(1)在活动过程中,如果专业部门根据自身实际情况对“卡片”上的内容十分满意,并能如期完成任务,专业部门负责人就在“专业部门签字”处签字,根据卡片内容专业部门内部各个小部门进行准备,如专业部门中的实践部则开始准备第四条开展校园实践活动,学习部就准备第一和第五条等。

(2)若专业部门对送来的“卡片”存在疑虑,比如第二条,专业部门发现自己没有能力准备4个歌舞活动,只有能力准备2个,专业部门就在“卡片”上进行修改,拒绝在“专业部门签字”处签字,将“卡片”退回给基础共同体,要求其按要求重新制定。

(3)卡片逐级问责制度贯穿活动全过程,即哪个部门在卡片上签字哪个部门就承担全部责任,如专业部门在卡片上签了字,本次活动在执行的过程中出现了问题时,一切后果由专业部门负责。专业部门没有根据自己实际情况对基础共同体的组织策划进行深刻的研究和分析就签字同意,说明他们对基础共同体没有进行良好的监督和控制,出现了失职情况。这一制度要求各个部门在考虑自身利益的情况下对其上一个部门进行严格监督和控制,发现问题责令其立马修改,以免自己在签字后承担所有责任。

(4)专业部门将自己已签字的“卡片”交予高层管理,高层审核后觉得认可的话就在“高层管理签字”处签字,即批准方案,然后将“卡片”送回给专业部门。

(5)专业部门凭“卡片”(必须是有两个签字)找到辅助部门,辅助部门核查“卡片”后向专业部门提供活动所需的一切资源,如物资、资金、人员等。

(6)签字完毕即开展活动,活动结束后由学生会的监督评价部门(这个监督评价部门由学校负责学生会工作的老师组成)打分,记录在册,供学期结束考核使用。

卡片逐级问责制度的好处是:(1)活动的设计运作包含了所有部门的参与,活动最终方案是集体智慧结晶。(2)卡片逐级问责制度贯穿活动全过程,即哪个部门在卡片上签字哪个部门就承担全部责任,使得各个部门在活动的设计和运作中都十分谨慎,也会根据自己的实际情况作出合理决定。(3)问责明确,一旦活动过程中出现问题,可以很明确地找到问题出处,从而追踪责任,对出现问题的部门进行惩罚,使大家总结经验教训。

四、结论

按照以上改革思路,我们在四川师范大学经济与管理学院的部分社团和年级学生会组织进行了组织结构改革和流程再造,经过实践,我们的学生会和社团在以下方面出现了些进展:(1)打破了等级森严的制度,创立了一个扁平的专业分工和相互协作的模式;(2)“你中有我,我中有你”各个职能部门相依为命,形成一个大集体;(3)责任明确,问责清楚,包“责到户”;(4)能及时实施有效和多层次的监督,方便及时纠偏;(5)大大节约了资源和成本,使组织更加灵活、敏捷。

参考文献

[1]Michael Hammer,James Champy.《企业重构一经营管理革命的宣言书》.1993

[2]罗宾斯,贾奇著.李原,孙健敏译.《组织行为学》.中国人民大学出版社,2008(4)