浅谈我国档案异地备份保存探讨

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摘要：近年来突发性社会事件和自然灾害频频发生，给档案的安全带来严重威胁。如何强化档案人员风险防范意识，提高档案馆应对灾难的能力，以保障档案的安全成为当前档案工作中亟待解决的问题。档案的异地备份是解决档案安全保管的有效策略。从我国档案异地备份的研究现状入手，对制约档案异地备份保管的因素进行分析，并提出相应的解决对策。

关键词：风险；异地备份；制约因素；对策

1　档案异地备份保存的必要性

数据是脆弱的，许多人为与自然因素都有可能损坏数据。刘家真认为我国文献的档案数据可能遭遇的灾难风险可以分为人为灾难和物理灾难，前者包括工作失误、人员素质低、管理失调、蓄意破坏和战争，后者包括火灾、水害、电源、气象灾难以及地质灾难，并认为除战争、气象灾难和地质灾难外，其余风险因子的发生概率都较高，而气象和地质灾难对档案的破坏往往是毁灭性的。

档案工作的核心是对档案的保护和提供利用。一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用。但是，这样做不够安全，如遇到大地震等自然灾害，档案馆就有可能遭受重创，一些受损严重的档案(尤其是特殊载体档案)甚至无法修复。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要。特别是当前信息技术革命催生了全新的记录形式——电子文件，使得社会记录利用和保存能力受到了严峻的考验，一些记录历史事件的电子文件丢失、损毁、不可阅读或无法证实其真实性、可靠性，不仅影响到国家和各类机构现行活动的质量和效率，更是化作一段又一段无法再现的历史空白。目前从国际档案界的工作趋势来看，档案异地备份已经成为国际上公认的最为安全的档案保护策略。因此，笔者认为建立异地备份档案库，充分利用先进技术和设备，对各类档案进行数字化加工，包括纸质档案、胶片照片和录音录像带等，是一个富有创意的举措，也有利于我国的档案安全管理水平与国际接轨。

确保档案的安全是《中华人民共和国档案法》的重要内容。同时行业标准《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，第3套异地保存。”《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管(a)，一套供查阅利用(b)。必要时，复制第三套，异地保存。”这些规定是对异地备份保存必要性的肯定，也为异地备份保存提供了法规依据。

2　国内档案异地备份的研究现状与实践

2，1档案异地备份研究现状

为了对我国档案异地备份有详细了解，笔者以“主题”为检索项，以“档案”、“电子文件”和“异地备份”为词条，在

3　目前档案异地备份亟待解决的问题

3，1认识与机制问题

由于突发性，地域性灾难发生的频率不高，许多单位认为档案的数据备份像保险那样，它们也许永远不会用到，因此不愿意在上面花费太多的金钱。另一方面，档案馆的管理者有本位思想，担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失。此外，档案馆与档案馆之间协调机制不健全，不同级别、不同地区以及在多大范围的档案馆之间进行档案的异地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性。同时档案的全文数字化程度方面有欠缺，使档案的异地备份保管在费用协调方面存在难度。

3，2资金问题

档案的异地备份及其备份后的管理都需要大量的人力、物力、财力的投入，综合性档案馆属于财政全额拨款事业单位，每年的经费只够应付档案馆的日常工作，想从有限的经费里拿出资金进行档案的异地备份对于档案部门有一定的难度。

3，3异地备份选址问题

档案保存备份的异地选择很重要。我国l幅员辽阔，提供了异地备份的广阔场所，同时无形中也加大了前期工作量。异地备份的对应城市应在地理特征不 同、城市间距离较远的城市进行选择。异地备份场所，以“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜。张大彤提出档案异地备份基地选址的原则，包括不同地震带原则、不同流域原则、不同气候类型原则以及地理远缘原则。异地备份基地的选址需要通盘考虑人力、物力、财力等多种因素的影响，必要时需要有关专家依据城市的综合因素进行评估，制订切实可行的方案。我国自然灾害频发，其中尤以地震活动频度高、强度大、震源浅、分布广。