论财务控制系统的核心控制方式

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摘要：财务控制系统的核心控制方式的选择，系统的设计者和单位决策者是从集中地体现构建思想和满足控制的要求，以及有效整合其他的管理控制措施来确定的。同时，财务控制系统主线需要能够与之相匹配的配套措施，从而实现对生产经营活动的间接控制，引导它们达到“自组织”的状态，从而达到财务的有效控制。

关键词：财务　系统　核心控制　方式

中图分类号：F233　文献标识码：A　文章编号：1004-4914(2011)05-144-02

财务控制系统的核心控制方式，是指财务控制系统的主线。之所以称其为“主线”，是因为它在整个系统内，能够集中地体现构建思想，也能够满足控制要求，还能够有效整合其他的管理控制措施，从而居于某种支配地位。这当然也是一个在若干备选主线中进行选择的问题。

一、财务控制系统的核心控制方式――主线之确定

选择确定财务控制系统核心控制方式的主线，一般应进行以下几个判断和筛选：

第一，应看拟选的核心控制方式是否能够集中体现出财务控制系统所特别强调的系统观点，也即它在整体性、综合性、最优性这三方面能否达到必备的要求。有许多控制方式，例如ERP(单位资源计划)及其前身“制造资源计划”(MRPⅡ)、标准成本、价值分析、平衡记分卡等等，如果应用处理得当，都可能成为财务控制系统的主线。问题在于它们是否能与单位财务控制的本质特征相符，假如不相符的程度较大，并且短期内又没有有效的解决办法，即便它们本身再先进，也只能忍痛割爱，勉强应用显然是要不得的。

第二，应看拟选的核心控制方式能在多大程度上满足控制要求。控制要求也就是控制目标，具体是指财务方面的安全性、效率性和效益性。资产的安全性一般构成财务控制的基础要求，没有任何财务控制系统可以忽视对资产安全性的控制。不过，既然资产的本质特征是它们必须能够给单位带来预期的经济利益，那么，对其安全性的控制应该说并不是控制目的。可以认为，对资产效益性的控制才是财务控制的最高要求，备选主线只有最大程度地满足这个要求时才更有理由被选择。至于资产的效率性控制，宜作为建立在安全性控制基础上实现效益性控制的手段。如果换一个角度，把“效益”理解为选“对”的事情做，把“效率”理解为“将事情做得对”，那么，财务控制也就是对财务决策及其执行过程和结果的控制，而这样理解势必意味着对决策过程和执行过程的行为控制。假如我们能将控制的对象或方面合理延伸到人的行为，那就使控制系统扩展了空间，增强了深度和力度，进而可以有效防止财务控制系统流于形式。因此，选择一个易于使财务控制职能覆盖整个单位和个人，覆盖生产经营管理活动的全过程，尤其是覆盖财务决策及其执行和结果的主线，无疑是最佳的选择。

第三，应看拟选的核心控制方式能否有利于与其他相关控制手段和方法的整合。财务控制的实践已经证明，单一的控制手段或方法往往是不奏效的。现代化的财务控制系统应当采用多种手段和方法，并且必须对它们加以有效整合，使之浑然一体，才有可能产生最佳的控制效果。当然，这种整合首先要看被整合的控制手段和方法之间具不具备整合的基础，因为许多控制手段和方法都产生于有所区别的理论背景或实践背景，都有自己的应用目的和前提，假如它们是相悖的，勉强的整合则是“捏合”。此外，这里的整合还意味着传统的和现代的控制手段、方法的整合。在财务控制问题上，面对具体单位，几乎没有人敢于断言究竟是传统手段抑或是现代手段更为有用，我们唯一可能把握的方向只能是使有效的传统手段与有效的现代手段相整合。当所选定的核心控制方式最有利于实现与其他相关手段的整合时，也就预示着它很可能取得良好的控制效果，同时也预示着财务管理或控制将会化解因以财务管理为中心而带来的种种矛盾，进而走出那个误区。

总之，对财务控制系统主线的选择并不简单，系统设计者和单位决策者都必须非常慎重。鉴于全面预算管理是按照全局观念统一管理单位整个生产经营活动的控制方式，在对其注入较新的理念和进行必要改善以后，它应该能更符合上述各方面的考虑，因此，以全面预算管理作为财务控制系统的主线不失为一种现实的选择。

二、财务控制系统的核心控制方式――主线的配套措施

财务控制的功用重在通过对价值流的直接控制而实现对生产经营管理活动的间接调控，引导它们也达到“自组织”的状态。为了达到这个目标，财务控制系统主线需要能够与之相匹配的配套措施。这些配套措施主要有：

1、设立单位财务控制系统的权力机构，例如财务委员会等。财务控制系统体现的是某种“大财务”思想，为此单位应当设置权限比财务部更大、权威比财务部更高、聚合力比财务部更强的最高财务控制机构。例如，笔者就曾为某一单位设计过称之为“财务和预算委员会”的机构。这个委员会是为配合该单位以全面预算管理为主线的财务控制系统而设置，其性质是非常设的财务和预算控制的决策机构，由于其成员为学院院长、财务处长和其他相关的副处长，其权威性是很高的。从实际运行的效果来看，也大大好于只有财务部的单位。当这个委员会的成员包括所有者或其代表、外部财务专家时，它将会在更大程度上配合财务控制系统的需要。

2、财务管理体制的选择和财务与会计机构的设置。财务管理体制从理论上说有集权、分权和两者相结合这三种类型。鉴于绝大多数大型单位的财务管理体制都是分权与集权相结合的，因此在理论上对其过多探讨可能没有什么意义。单位要解决的只是哪些财权必须集中，哪些财权可以分散，而“大权独揽，小权分散”乃千古不变的真理，企业应从性质和金额两方面确定必须集中控制的财权，其余皆可分权控制。比较而言，企业财务与会计机构的设置却是很值得研究的问题。在我国长期实行单一计划经济的影响下，单位的财会机构大都是合设的。然而，在市场经济环境下，合设财会机构的弊端逐渐得以显现，其主要表现是同时削弱了财务与会计的职能，控制不力，给一些人的经济犯罪和违纪活动以可乘之机。因此，有条件的单位最好分设财务和会计机构，这样才能充分利用它们之间的相互牵制关系进而与系统主线的要求相匹配。

3、重大财务事项报告审批制度。我国单位财务事项的审批，按要求都是所谓的一枝笔进行审批。这个做法，对防止因审批权限过于分散而导致责任不清、收支混乱等确实产生过积极作用。但是，它同时也可能因审批权限过于集中而导致财务决策失误，使决策民主化流于形式。既然财务控制系统必须将领导层尤其是高层领导的行为纳入控制范围，那么，建立一项体现集体决策、集体负责精神和要求的重大财务事项报告审批制度，突出对决策者的决策行为控制，实现重大财务事项的决策民主化、透明化和科学化，这必将有利于配合系统主线的要求。从业已实行这一制度的单位看，它确实起到了非常重要的作用，其控制效果十分明显，财务经理的“日子”也好过了。

4、财务绩效考评制度。为了衡量检验财务控制系统的实际控制效

果，还必须建立财务绩效考评制度。该制度既包括一系列财务和非财务整合的指标体系，也包括实绩与预算或其他标准的差异分析和处理，以及对控制实绩和差异负有责任的人员所进行的奖惩处理。通过财务绩效考评制度特别是其中应用的行为科学方法，能对财务控制产生必不可少的约束和激励作用，从而进一步对系统主线起到支持作用。

5、健全和完善内部控制制度。建立组织机构，明确责任主体和责任人，其目的是为了进行协调与管理，而有效的协调与管理是不能通过人治来实现的，必须依靠法治来完成。就企业的财务控制而言，就是必须依靠完善的内部控制制度来完成的，而不是靠人的权力。内控制度包括组织机构的设计和企业内部采取的所有相互之间协调与管理的方法和措施。这些方法和措施目的是保护企业的财产保值和增值，检查企业会计信息的准确性、可靠性，提高经营效率，促使有关人员遵循既定的管理方针。

内控制度的建立必须在广泛调研的基础上进行，建立后的内控制度必须在试行的过程中不断地修订和完善，这样的内控制度才能具有实用性和可操作性，才能发挥应有的效能。

6、创建良好的内控环境。建立有效的内控制度，还必须要创建一个良好的内控环境。因为控制环境是推动控制工作的发动机，是所有内控组成部分的基础。它奠定了组织的纪律和结构，并且涉及到所有活动的核心――人，特别是人的控制觉悟。控制环境中的要素有价值观，激励与诱导机制，精神指导，个人能力，管理哲学与组织结构，规章制度和人事政策等等。

欲创建良好的控制环境，首先，管理层必须要让企业的每一个组成人员都能够明确内控制度的目的和意义，使每一个人都能够具有控制觉悟和自觉的控制态度；其次，高级管理层进行内部控制的态度必须一定要积极主动；第三，必须充分考虑员工的能力与责任要相匹配。

7、建立反映灵敏的信息反馈系统。财务控制是一个动态的控制过程，要确保财务预算的贯彻落实，就必须对预算的执行情况进行跟踪监控，及时发现问题，及时调整执行偏差。为此，就必须建立一个反映灵敏的信息反馈系统。该系统应具备以下特征：(1)不仅能自下而上反馈财务预算的执行情况，也能自上而下传递调整预算偏差的要求。(2)既要求信息传递及时、快捷，也要求确保传递的信息真实、可靠，并配备相应的信息审查机构，制定相应的责任制。

8、制定奖罚制度并严格执行。财务控制的最终效率取决于是否有切实可行的奖罚制度，以及是否严格执行奖罚制度。奖罚制度的制定必须结合责任中心的预算责任目标，充分体现公平、合理、有效的原则。

奖罚制度的执行依赖于考评机制，考评的正确与否直接影响到奖罚制度的效力。严格执行奖罚制度就必须有严格的考评机制，严格的考评机制包括建立考评机构，确定考评程序，审查考评数据，依据制度考评和执行考评结果等一系列事务。奖罚的目的是为了实现有效的财务控制，财务控制是一个动态的过程，因此，奖罚的方式、方法不能太单一，可以是及时奖罚，也可以是期间奖罚，还可以是两者的有机结合。及时奖罚就是在财务控制过程中随时考核责任目标完成情况，并根据考核结果当即奖罚；而期间奖罚则是在一个时期终了时(如一个季度，一个年度)，全面考核评比，并根据考核结果进行相应的奖罚。

9、控制必须严格按照步骤进行。财务控制是在财务管理过程中，运用有关的信息和特定的手段对企业财务活动所施加的影响或进行的调节。这种控制是一个动态的过程，这个过程不是杂乱无章的，是有一定的程序和步骤的。步骤乱了控制就会失效。因此，财务控制必须严格按照步骤进行。财务控制一般分为以下三步：(1)合理制定控制标准，层层分解，落实责任；(2)实施追踪控制，及时调整误差；(3)认真分析执行情况，努力搞好考核奖惩。

10、授权书控制。这里指在某项财务活动发生之前，按照既定的程序其正确性、合理性、合法性加以核准并确定是否让其发生所进行的控制。这种控制是一种事前控制。授权管理的方法是通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。授权管理的原则是对在授权范围内的行为给予充分信任，但对授权之外的行为不予认可。授权通知书除授权人持有外，还下达公司相关的部门，这些部门一律接授权范围严格执行。

从理论上分析，授权可以分为一般授权和特别授权。一般授权是指企业内部较低层次的管理人员根据既定的预算、计划、制度等标准，在其权限范围之内对正当的经济行为进行的授权。一般授权在企业大量存在。特别授权是指对非经常经济行为进行专门研究作出的授权。与一般授权不同，特别授权的对象是某些例外的经济业务。这些例外的经济业务往往是个别的、特殊的，一般没有既定的预算、计划等标准所依，需要根据具体情况进行具体的分析一研究。例如，授权购买一件重要设备、授权降价出售商品等都是特别授权的事例。

一个企业的授权控制应做到以下几点；(1)企业所有人员不经合法授权，不能行使相应权力。这是最起码的要求。不经合法授权，任何人不能审批；有权授权的人则应在规定的权限范围内行事，不得越权授权。(2)企业的所有业务不经授权不能执行。(3)财务业务一经授权必须予以执行。

11、正确处理好各责任中心之间的关系。财务控制虽然是企业财务管理中的一种手段，但并不说明它仅仅是企业财务部门的事情，它涉及到企业内部的各级组织机构，只是由于各自承担的责任不同，所尽的义务也就存在着一定的差异。也正是因为这一点，在涉及到某一具体责任的承担问题时，各组织机构之间极易产生矛盾。这些矛盾将严重阻碍着财务预算的贯彻执行。因此，正确处理好各组织机构之间的关系十分必要。

财务部门是财务控制工作的主导和核心，正确处理好各组织机构之间的关系，责无旁贷。首先，应广泛地进行宣传和讲解，使其他各部门、各责任中心能够深刻领会预算目标，充分明确各自的职责、任务，避免相互侵占，相互推诿现象。其次，在内部各组织机构之间产生矛盾时，财务部门应积极主动地进行协调与协商，尽最大努力地去解决矛盾。第三，财务部门要想真正担当起控制与协调的重任，财会人员的自身素质十分关键。控制主要是做人的工作，矫正人的行为，需要有相应的组织、指挥和协调工作能力。这就需要财务人员进一步更新知识，提高操作能力。

12、正确处理好控面与控点的关系。严谨的财务控制制度不仅要对企业财务管理的各个方面实行全方位的有效控制，而且要对企业财务管理的重要方面、重要环节实行重点控制，只有实现控面与控点的有机结合，财务控制才能发挥良好的效益。但如何找到控制点，然后通过点的控制起到牵一发而动全身的作用是十分关键的。

总的来说，财务控制的方法和技巧可以有很多，但无论是哪一种，其目的都是为便于贯彻和落实财务预算，实现预算目标。这些方法和技巧可以在实践中不断地完善，不断探索和创新。

参考文献：

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