高校电子档案管理存在的问题和对策探讨

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摘要：本文介绍了电子档案的特点，分析了目前高校电子档案管理工作中存在的主要问题，提出了高校电子档案建设的具体措施，供大家参考。

关键词：电子档案信息化 学籍管理

1前言

电子档案是人类信息化进程的必然产物，高等院校由于办公自动化的进一步发展，过去用纸墨形成和传递的教育部门公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，现在都可以用电子计算机进行处理， 由此产生了电子档案。目前， 电子档案管理电子化对高校来说还是一个新课题，尽管各高校产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化的处理，加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着本质区别，电子档案主要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，必须依赖于电子环境才能打开识别和阅读其信息。同时，电子档案的长期保存，还需要有不断更新的技术和设备作保障。因此，如何保证这些档案资料的有效性、原始性、真实性越来越引起人们的重视，也给档案管理部门及人员提出了新的挑战。

2电子档案的特点

（1）电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，并以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。

（2）对计算机系统的依赖性。电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码；二是硬件；三是软件；四是技术设备更新。

（3）快捷性、共享性、高密度性。电子档案可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子档案进行组合分电类。而且，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值

（4）稳定性及安全性。由于电子档案内容与形式的独立性，因此，它较纸质档案的稳定性差。电子档案极易失真，在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误，即会导致档案信息错误。

3 目前高校电子档案管理工作中存在的主要问题

现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。随着每年数据的更新，过期数据应按信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

(一)管理手段落后和模式陈旧

目前，仍有部分高校电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和教育事业的发展。

(二)忽视档案管理队伍建设和人员培训

高校档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了档案管理队伍的建设，档案管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并随着学分制的实施，加强和完善电子档案管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到高校电子档案管理领域。

(三)对电子档案的保存、保管利用的技术不足

纸质档案的裁体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。此时高校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求，档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者；档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。

(四)信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平

从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。

档案文件的电子化，网络化已经成为档案要素的大趋势。因此如何完善管理制度，实行规范管理。如何充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化，已经成为档案管理者工作的重中之中。

4 高校电子档案建设的措施

(一)开发适用本校档案管理的系统

根据本校档案的特点，尽可能地组织技术人员开发 适用于本校档案管理的系统。管理系统主要应包括：学籍档案(包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口)、文书档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等模块，涉及到档案管理的方方面面。此管理系统应部分运行在因特网上，学生能在干里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课等内容。

(二)完善电子文件归档的制度

1． 日常归档制度的建设

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档T作纳人本单位的立卷归档制度，并列人信息管理T作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理T作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

2． 建立“两套制”归档的制度

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作刚和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制” ，归档内容形成“两套制” ，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

(三)做好电子档案保护的T作

1．加强电子档案防火墙的建设

很重要的一点是要考虑到信息安全的问题。随着网络的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险{生均以几何级数增加。从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建而接入互联网时所遇到的非法访问难以计数。现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。如果黑客有能力突破防火墙的封锁，而渎取毕业生学历信息，那给高校带来的损失将会是巨大的，同时也会对学校声誉带来不好的影响。

2．采取有效措施保护电子档案

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。应做到规范排放和使用，保持良好的温度、湿度环境，注意避光。

5 结束语

总之，高等学校的档案工作是整个学校工作不可缺少的组成部分，尤其随着计算机技术的不断发展， 电子档案大量涌现，在这种新的形势下，我们应大力做好电子档案的管理工作，为使用者更直接、更突出、更有效地提供各种服务，充分发挥高校档案管理部门的作用，促进高校的不断发展与进步。