论IT战略下外包决策的动力与风险
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[摘 要] IT外包作为企业信息化建设中的一项新内容，在近10年中得到了迅猛发展。本文对IT外包的概念和特点进行了阐述，分析了IT外包的优势与不足，提出了企业IT外包的策略。对IT外包在制造型企业信息化建设中的应用进行了分析和研究，认为实施IT外包将会给企业的发展带来契机。
[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）03- 0052- 02
现代信息技术突飞猛进地发展，基于信息技术的新产品以前所未有的速度涌现，这些技术和产品深深地影响了企业的核心战略和运作模式，并且这种影响还将随着时间的推移进一步渗透和深化，在这种环境下，企业发展的机遇和挑战并存。IT对企业战略和组织结构的渗透使得当代企业能够同时具有大企业的规模、视野和效率，以及小企业的灵活、速度和影响力。这一切都将对企业的管理人员提出更高的要求，既要与时代的发展保持同步，又要在变化中，及时制订有效的决策和审慎的规划。而IT外包作为IT战略下重要的策略，对整个企业的管理及发展起到关键的作用。
1 IT外包的概念
1.1 定义及特征
IT外包是指组织以合同的方式委托IT供货商向组织提供所需的部分或者全部的IT功能。IT外包一般还伴随着组织的IT资产、人员、租赁资产交由IT供货商管理。常见的IT外包涉及IT设备维护、通信网路管理、信息系统运作与管理、IT应用开发与维护、IT培训及安全性问题等。
近年来，各大公司越来越倾向于将其IT管理的全部或者其中一些重要的部分外包出去。过去，IT外包模式仅仅是一种不普及的企业活动，而今，它已经迅速扩展到全球范围内。从20世纪90年代初开始，施乐、柯达等国际知名的大公司纷纷与IT供货商签订外包合同，将公司IT业务中的重要部分外包出去，而英国航空公司则将整个公司的IT业务全部外包出去。财富500强企业中几乎每一家都考虑签订IT外包合同。
1.2 IT外包和IT内给的差异
IT内给是与IT外包相对的一个概念，它指的是企业依靠自己的IT力量提供IT功能。IT外包和IT内给的差异主要体现在3个方面：协调机制、约束机制和管理方式
1.2.1 协调机制的差异
IT外包是靠市场机制来协调的，而IT内给则是靠企业的层级关系协调的。一方面，市场理论告诉我们，市场竞争会促使IT供货商降低生产成本。相比之下，企业内IT部门的垄断地位则往往使他们满足于现状。另一方面，市场调节方式的交易成本是很高的，包括收集信息、谈判合同、竞价的成本以及机会成本等，而层级调节方式的交易成本相对较低。
1.2.2 约束机制的差异
就约束双方行为的机制而言，IT部门与其他部门的关系是建立在共同利益的基础上的。这种约束机制的好处是它有很大的灵活性，双方可以根据组织的需要很灵活地调整服务方式和内容。但这种灵活性也导致了IT部门不能有效地约束用户需求，因此企业的IT需求容易泛滥。不受约束的需求往往是企业信息IT成本急剧膨胀的原因。而IT部门正好相反，IT供货商与客户间有明确的契约关系，合同规定了双方的义务和权利，所要求的服务与所付出的费用建立了直接的联系，对企业IT需求构成了强有力的约束。但是契约方式要比关系方式僵化，当企业需求发生变化时，契约成了适应变化的障碍。
1.2.3 管理方式的差异
就企业对IT的管理方式而言，在IT外包的情况下企业只要明确所要的结果，怎样实现可以让供货商去选择。因此IT外包能够减少企业耗费在IT上的精力。但是因为企业对IT过程是看不见的，它也有可能对技术失去了解，因而不利于更好地应用技术。IT内给则相反，企业要管理IT服务的细节过程，通过IT部门在企业内提供IT功能，企业能够学习和掌握技术，发现改进应用的机会。实际应用中应考虑二者的结合点。
2 IT外包的动力及优势
成本压力是推动IT外包的主要原因。一方面，随着信息技术应用在企业内全面铺开，各部门的IT需求不断膨胀，缺乏约束的IT需求促使IT投资急剧增加，再加上有的企业对IT应用的规划和管理不力，更增加了IT开销；另一方面，日趋激烈的竞争促使企业必须降低成本以保持竞争优势，IT部门作为企业的“成本中心”自然也备受关注。除了成本压力以外，企业对IT绩效的不满、对新技术或者特殊技术的需求、向核心竞争战略的转变以及IT供货商的促进作用都可能是企业考虑IT外包的原因。
对IT外包的普遍看法是：它能够降低成本，提高效率，IT外包能够为企业提供重新调整资源以加强核心能力的机会，并提高自己的工作效率和竞争能力。
（1）降低成本。在一项调查中，公司宣布它们平均能够节省9%的成本。IT供货商之所以能够比他们的客户花费更少，一方面是由于规模经济，他们可以在多个客户之间共享硬件、软件、人力资源和知识，从而使他们在固定成本投入上更加节约。他们还可以通过批量购入硬件和软件而获得更多的折扣。他们也实行了一些削减成本的措施，比如统一的软件和硬件标准，合并客户的多个计算中心等，这些措施能够极大地降低IT成本。
（2）提高服务水平。IT供货商可能有比客户更全面的技术，或者具有客户所不具备的特定技术和资源。他们在员工培训和教育以及吸引高水平专业人员方面也比企业IT部门有优势，这些也能够大大加强他们解决问题的能力。IT供货商往往具备较强的软件过程管理能力，实施严格的软件质量管理标准，从而能够提高IT服务的质量。他们还会不断跟踪领域内的最新技术以保证他们的技术是有竞争力的。企业内的IT部门却难以做到这一点，因为他们可能没有足够的能力和时间，或者疲于应付满足用户不断提出的需求。
（3）IT外包能够为企业提供重新调整资源以加强核心能力的机会，并提高自己的工作效率和竞争能力。企业为了维护过时的系统、管理IT资产花费了太多的精力。如果把IT外包，就可以把一些花费时间和精力的IT活动委托给供货商，从而将精力集中于其更擅长的领域。通过外包，供货商可以帮助企业把大量的IT固定成本转变为可变成本，使企业更好地投资于核心业务领域。
3 IT外包决策中面临的风险及对策
IT外包在给企业带来好处的同时也可能使企业面临一些问题。
3.1 IT外包真的有成本优势吗
一些研究者指出，中型以上的企业就能达到信息技术上的规模经济[1]。因此单从规模经济的角度考虑，IT外包未必有成本优势。如果再考虑IT外包中的交易费用、供货商利润、外包初期的转换成本和合同失败时的退出成本，IT外包未必比内给更节约。
IT供货商在成本管理上的优势也不是绝对的。一个有趣的例子是：一家食品企业的IT成本居高不下，无论IT部门怎样努力，用户都拒绝IT主管关于制定软件标准的建议，坚持使用他们自己的操作系统和应用软件。直到企业主管威胁要把IT外包出去，用户才同意将软件标准化，结果IT成本降低了45%。
3.2 削弱组织的学习和创新能力
很多组织都是在IT实践中了解和应用IT的。在 IT内给的情况下，尽管企业需要维持较多的IT资源，但是这样有利于企业与IT实际接触，使得企业从切身体会中认识到IT的利用价值并且发现新的IT应用。如果企业将IT外包，供货商与企业的合约关系将限制熟悉业务的用户和熟悉IT的专家之间的接触，因而有可能阻碍新技术和业务的结合，削弱组织的学习和创新能力。
3.3 技术不确定性和商业不确定性
如何应对信息技术、商业环境和企业经营战略的变化是IT外包过程中非常有挑战性的一项任务。企业在IT外包中可能面临两个方面的风险：一方面是估价风险，根据现在的市场状况确定的合同价格经过若干年后可能会远远超出当时的市场价格；另一方面是需求风险，比如企业想用新的客户服务器系统替换原来的主机系统，而原来签订的主机系统维护合同还没有结束，那么企业的IT应用就受到了阻碍。
此外，企业对供货商的依赖性、外包系统与其他系统之间的接口问题、数据完整性和保密性也是IT外包中容易遇见的问题。
4 总 结
当然，一个外包项目是否成功仅仅取决于外包决策是否充分考虑了与项目有关的所有已知的成本和效益。另外，非常重要的一点是，合同应该得到有效的商谈和管理。不过，说起来容易做起来难，各企业应该清楚地认识到，外包工作涉及企业了解自己、了解在不同业务流程中企业可以相信谁，以及是否具备适应业务变化、挑战和问题的灵活性等各方面的问题。只有很少的企业能够成功跨越第一次外包的障碍，但是，只要他们正确掌握了3个要素，就能够在正确的道路上向真正的业务转型迈进。
主要参考文献
[1][美]沃伦·麦克法兰，理查德·诺兰. IT战略与竞争优势[M].陈国青，译. 北京：高等教育出版社，2003.
[2]赵苹，陈守龙，郭爽. 企业信息战略管理[M].北京：清华大学出版社，2006.
[3]黄梯云. 管理信息系统[M].北京：高等教育出版社，2009.
[4]薛华成. 管理信息系统[M].北京：高等教育出版社，2007.
[5]王学东.企业信息战略[M].北京：科学出版社，2011.
[6][美]林达·M·阿普尔盖特，等.公司信息战略与管理[M].第8版.于军，译.大连：东北财经大学出版社，2010.