高校学生档案管理改革新思路

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一、引言

学生档案记录着大学生在校期间的各种情况，是大学生在以后求职、组织升迁、调动的重要证明材料。目前，我国高校的不断扩招，在校学生越来越多，高校学生档案的管理工作也逐渐加重。但是，很多学校的工作重点只放在了学科建设和课题研究上，学生档案管理工作并没有足够的重视，出现了各种各样的问题，而且这些问题导致学生档案管理工作十分混乱，没能真正做到为学生的就业服务。在如今就业压力巨大、竞争激烈的情况下，对对学生档案管理进行改革就显得尤为迫切，因此这是一项十分值得研究的课题。

二、高校学生档案管理现存的问题

（一）档案管理混乱，杂乱无章。

高校学生档案管理包括材料的收集整理、档案管理以及学生离校后档案投递，是一项十分繁琐的工作，但是，多数高校里的档案管理工作做的十分不到位，学校领导往往忽略了对档案管理工作的重视，不仅没有设立专门的管理部门，没有专门的管理人员，甚至聘用兼职人员进行管理，管理工作十分混乱。另外，随着学生毕业离校，学生档案也要随之往用人单位或是人才市场，由于投递数量大、中间环节复杂，如果学校档案管理不到位就非常容易出现投递出错、档案退回甚至档案丢失的情况，这将严重影响学生的就业前途。

（二）信息收集整理不规范，信息失真。

学生档案信息收集整理不规范，信息失真也是目前高校学生档案管理工作中存在的一个很严重的问题。许多学校的档案收集和整理都是由各个学院各自负责的，由于学校档案管理部门没有制定统一的规章，导致各个学院的标准各不相同，最后交到学校的档案参差不齐，出现纸张不统一、书写不规范、重要材料收集不全、错别字较多等情况。另外，有些学校为了获得较高的名声，将那些在校期间受过处分的学生的处分证明删除，让就业单位误以为该校生源优秀，有的学生考虑到目前严峻的就业形势，希望在求职的竞争中取得一定的优势，不惜修改过的成绩单或者作假的证明材料，这些现象严重的影响了就业市场的公平，使学生档案失去了原有的作用。

（三）材料简单，不足以反映学生的综合素质。

随着就业形势的不断严峻，用人单位对求职者的要求越来越高，这种高要求不仅体现在学业和思想道德方面，更多的是体现在求职者的综合素质上，比如创新能力、实践能力、科研能力、人际交往能力等等。但是，大多数高校的学生档案一直沿袭的传统的记录方式，只记录的学生在学习和思想政治方面一些基本情况，只包含了学生各学年的成绩单、入团入党材料、学年鉴定、体检表等，材料过于单一，形式简单，不能体现学生的综合素质的强弱，不能向用人单位提供有效的信息。

（四）档案管理手段落后，档案使用率低。

目前，大多数高校的档案都是采用的传统的手写版纸质档案，近年来，随着高校的学生不断增加，传统的管理方式使得工作量大大增加，而且手写版的档案经常出现字迹潦草难以辨别、存放时间久了字迹模糊、纸张丢失等问题。而且纸质版的档案查阅起来困难，因此学校只在进行学年评估时使用档案，用人单位也很少使用学生档案。

三、高校学生档案管理改革新思路

由于高校学生档案管理存在如此多的问题，而且这些问题都会严重影响到学生的就业前途，为了把学生档案管理工作做好，更有效地为学生服务，对高校学生档案管理工作的改革就迫在眉睫，而且改革应该与时俱进、适应时代的发展，具体包括以下三个方面：

（一）逐步实现档案管理的信息化。

由于传统的纸质档案存在众多问题，学校和用人单位使用起来非常不便，使学生档案不能发挥应有的作用，而为了解决这个问题学校应该逐步实现档案管理的信息化，具体主要包括以下两个方面

1、建立专门的学生档案数据库。

面对全校数量如此巨大的学生档案，学校应该建立专门的学生档案数据库，配备专业的工作人员，将每个学生的具体情况录入到数据库中，建立学生电子档案，实现电子化管理，当需要了解某位同学的具体情况时，只需要进入数据库查找就一目了然，既方便又实用。另外，要强调要随时对数据库中学生的档案进行更新，特别是当学生出现处分、休学等其他特殊变动的时候一定要注意及时跟进，以便学校能够及时、全面地了解学生的动态，更有效地开展学生管理工作。

2、与人才市场建立资源共享平台。

学生档案一个最主要的功能就为学生的就业服务，因此，学校可以与人才市场建立资源共享平台，用人单位可以通过人才市场了解学生的各项情况，有针对性的挑选适合的人才，还可以利用这个资源共享平台职位需求，吸引更多人才前来应聘。学校也可以利用这个平台及时了解用人单位最新的职位需求，节省学生盲目寻找就业机会的时间。通过这个平台建立用人单位与学生之间的直接联系，可以提高学生求职的成功率。

（二）强调档案材料管理的规范化。

档案材料收集整理齐全、完整、准确是进行学生档案管理工作的前提，然而由于大多数学校对档案管理的忽视，材料的收集和整理相当不规范，学生档案自建立起来就相当于一沓废纸，本文认为要解决这个问题要从以下四个方面努力：

1、档案材料收集的标准化。

学校必须建立统一的标准，对档案中各种材料进行标准化的规定，比如规定纸质材料纸张的规格、书写要求、归档材料的种类等等。另外，由于这些材料都是由学生自己准备的，各个学院负责的老师一定要进行监督检查，在收集的过程中要对每个学生的材料进行严格的审查，最大限度地减少在材料收集过程中的错误。

2、档案材料的整理规范化。

档案资料收集后，各个学院还要进行整理，要对学生档案资料的完整性和真实性进行核查。对于这项工作，学校档案管理部门制定统一的规则，老师要对每个学生的档案材料细致的检查，尤其是真实性，要强调实事求是的原则，不能因为任何原因就改变档案的真实面貌，比如有些学生为了让自己在求职时更有竞争力，不惜修改自己的成绩单，这对其他同学来说是非常不公平的，因此，在档案材料整理过程中就要杜绝这种现象。

3、学生档案管理的规范化。

档案管理是整个工作的核心，学校领导根据学生的特点建立一套完整的管理制度。首先，要建立专门的学生档案管理部门，将档案管理工作进行细分，每个部门每个工作人员都必须明确自己的工作范围和工作职责，要做到分工明确，各尽其职；其次，学校要给档案管理部门配备专业的工作人员和专业的设备，并定期对工作人员进行培训学习，提高工作人员的业务水平，设备也要及时更新，硬件和软件方面都要保证工作的顺利进行，第三，建立完善的监督审查机制，对各个学院的档案管理工作定期进行监督，针对出现的问题要及时改进，要求各个学院要随时掌握学生的动态，及时上报，使档案能够准确地反映学生的新情况。

4、学生档案投递的规范化。

学生毕业离开学校后，学生档案也随着离开，由学校统一寄往用人单位或者是人才市场，在这个过程中也要做到规范化。在投递档案之前要向学生核对投递地址的正确性，尤其是要特别关注那些经常变换用人单位的学生，投递地址要统一时间地点进行书写和黏贴，防止出现漏写或重复书写的情况，在书写的过程中一定要谨慎，注意不要写错别字，书写完成后再统一寄出。对于那些被退回学校的学生档案，要找出退档的原因，坚决不能出现由于学校档案管理失误而给学生就业造成问题的情况。

（三）充实丰富学生档案，体现学生综合素质。

传统的学生档案往往只记录了学生的一些基本情况，已经不适应新时期新形势的发展要求了，尤其是近年来，用人单位越来越看重学生的综合能力素质。因此，需要对学生档案的内容进行改革充实，以体现学生在德智体美劳的全貌。一份完整的学生档案应该包括以下四个方面：

1、思想政治方面。

主要包括：入党申请书、思想汇报、党员考核情况表、入党志愿书、参加各种学习活动的心得、政审材料以及各种荣誉证明等等。

2、学习方面。

学习方面是学生档案中一项非常重要的材料，主要就是各学年的成绩单。

3、技能方面。

在对学生技能方面的记录主要包括英语、计算机等等级证书，各种资格证书，参加的各种学术、文体竞赛活动的情况。

4、身体、心理方面。

增加对大学生身体和心理方面的记录是为了应对新时期发展的要求，由于目前社会压力不断增大，用人单位越来越多的考虑应聘者在身体和心理方面的素质。为了应对这种需求，学校应该为每个学生建立身体和心理健康档案，定期对在校生进行身体和心理方面的测试，并将结果记录下来，学校要根据结果特别关注心理有偏差的同学，及时进行心理辅导和治疗，促进学生健康成长。而且用人单位也可以参考这些档案，选拔合适的人才。

四、结语

综上所述，目前学生档案管理工作存在着许多问题，传统的管理模式已经不适合当前社会的需要，已经严重地影响到学生的就业。因此，对高校档案管理工作的改革迫在眉睫，通过改革可以学校可以更好的为学生就业服务，更有利于学校建设，提高学校的就业率，提升学校的社会信誉。而且对档案管理工作的改革是一个长期的过程，不是一蹴而就的，要在改革的进程中通过多方面的努力不断摸索，不断完善，使学生档案管理工作能够做的更科学、更高效，更好地为学生服务。

参考文献：

[1] 李淑娥．就业视角下高职院校学生档案管理改革．哈尔滨职业技术学院学报．2009(2)．

[2] 万艳梅．探索高校学生档案管理新思路．兰台世界．2010(21)．

[3] 郑布光．严峻就业形势下高校学生档案管理初探．中国电力教育．2009(15)．

[4] 侯英杰．新时期高校学生档案管理改革初探．兰台世界．2008(4)．

[5] 吕亚梅．新时期高校学生档案管理改革初探．卷宗．2011(9)．