声像档案工作机制创新的意义
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自1999年以来，深圳市档案局不断创新声像档案工作机制，直接参与全市重大会议、重大活动和重大自然灾害、突发事件的摄录，并逐步从最初的一名工作人员、一台照相机，逐步发展到目前拥有一个专业部门、10名工作人员、价值160多万元专业设备，以及每年归档上万张、对外提供数千张照片的规模。2003年，在做好抗击“非典”档案材料的收集归档、及时提供档案信息为抗击“非典”斗争服务的同时，深圳市档案局的工作人员还勇敢地走近抗击“非典”第一线，到非典隔离区、非典病房，与医务工作者及非典病人零距离接触，留下了大量宝贵的声像档案资料。
一、可以弥补新闻记者摄录的不足，保证归档声像档案的完整、真实与准确
在大多数情况下，反映重大会议、重大活动和重大自然灾害、突发事件的声像记录主要是新闻记者摄录的。由于新闻记者摄录的直接目的是为了宣传报道，显然，只要能够满足报纸登载和电台、电视台播出的需要就达到了目的，至于拍摄内容是否完整地反映了事务的全过程，拍摄的照片、底片、录音带、录像带是否应该归档，往往考虑得很少，客观上造成收集归档难，很容易造成散失。同时，一旦当新闻记者具有“档案意识”―――认识到声像档案的重要性，就更不会将其归档了，往往作为自己的私人财富加以收藏。一般来讲，电视台的档案室收集的录像带比较完整，但很少移交给地方综合档案馆，给利用工作带来很大不便。至于报社，如果能够将见报的照片和底片归档已是相当不错的了，几乎每个摄影记者手中都保存有大量本应归档案馆（室）保存的照片、底片。
档案部门参与要务摄录的目的是为了完整、真实地记录要务发生、发展的过程，是为了记录和保存历史，因此其摄录的角度与新闻记者有所不同。档案部门摄录要务时，注重完整性，全程跟踪摄录，力求完整地反映事务的全貌，力求做到真实、准确。
二、能够真正为党和政府中心工作服务
贴近党和政府的中心工作，找准切入点和着力点，直接为中心工作服务，已成为各级档案部门的共识。如何利用声像档案工作为中心工作服务，也是档案部门一直在认真思考并努力探索的一个重要课题。
用声像的形式及时全面地记录本地区党委、政府正在开展的中心工作，不仅为利用声像档案为领导科学决策、中心工作以及各部门和社会各界服务奠定了基础，也赢得了服务时间。近年来，深圳市档案局拍摄的照片档案，通过“市领导办公决策系统”在第一时间上传给各位市领导，仅2003年就上传了1230张照片，市领导可以及时、形象、直观地了解本市刚刚召开的重大会议、开展的重大活动、发生的重大自然灾害和突发事件以及重点工程建设的情况，有助于领导及时做出科学的决策。在2003年万众一心抗击“非典”的非常时期，各地档案部门利用摄录和收集到的声像档案资料，及时举办档案图片展、编印宣传画、制作VCD，对于增加防治“非典”工作的透明度，增强人民群众的信心，提高公众的科学卫生常识，搞好全民预防，最终取得抗击“非典”斗争的伟大胜利发挥了重要作用。在“两个务必”教育中，档案部门利用拍摄的城市建设照片，与接收、征集的老照片一起举办档案图片展，采取新旧对比的方法，全面展示城市面貌发生的巨大变化，对广大市民特别是青少年进行“致富思源、富而思进”教育，收到很好的效果。
三、可以发挥档案部门作为历史重大事件“见证人”的作用
服务是档案工作永恒的主题，也是档案工作生命力之所在。
2003年，深圳市率先对市食品总公司、燃气集团、公交集团等国有企业进行国际招标招募试点改革，引进境内外战略投资者。为了保证做到这一重大改革的公平、公正，要求招标招募评审会要做到绝对保密，“参会内容不能以任何形式向外透露”，除评委会成员、企业高层管理人员、市监察局代表以外，有关主管部门还特别邀请市档案局派人摄影、录音，“做好评审会议历史资料的存档工作”。在会后印发的评审会议纪要中除列出参加摄录的市档案局工作人员姓名外，还写明：“市监察局作为政令检查方监督了评审的全过程，市档案局也将会议声像资料记录在档。”在2004年深圳市公开邀标聘请市能源集团海外上市承销商的过程中，广东省委常委、深圳市市长李鸿忠特别在有关文件上批示“评标投票、确定全过程都要在公正监督下进行，并摄影、照相留资料。”在这种具有重大意义的事件中，档案工作者以见证人、公证人的身份、利用声像手段发挥历史见证作用，这对于档案工作本身也具有十分重大的意义。这是时代赋予我们档案工作者新的历史使命，档案部门理应充分利用这种难得的机遇，发挥好历史见证作用。
四、便于保守机密
党委、政府和有关部门的许多重大会议、重大活动，在一定时间内有一定的保密要求，要限制在一定的知情面，因此新闻记者不宜在现场出现。同时，并非所有的要务都需要宣传报道，所以不需要记者在现场摄录采访。但既为要务，则必将对本地区、本部门甚至更大的范围发生重大的影响。由档案部门对重大会议、重大活动进行现场摄录，不仅可以将会议情况和活动进程形象、直观、完整地记录下来，而且由于保守机密是档案工作人员的基本职业操守，也有利于保守机密。
同时，档案部门对声像档案的整理有一套严密科学的方法，保管有专门的设施设备，利用有严格的规章制度，这种科学化、专业化、制度化、规范化的管理，有利于声像档案的安全保密，也有利于声像档案的长久保管，这种优势是其他任何部门都不具备的。
五、可以充分展示档案人的形象提高社会档案意识
档案工作者从幕后走到前台，参与要务摄录，可以充分展示档案人的形象，以实际行动，宣传档案工作，可以有效地提高社会档案意识尤其是领导的档案意识。几年来，凡深圳市有重大会议、重大活动和重大自然灾害、突发事件的场合，都活跃着身着“深圳市档案局”或“深圳档案”、“SHENZHENG ARCHIVES”字样专门服装的市档案局工作人员的身影，这种流动的“广告”，市领导看得见，各部门看得见，人民群众看得见，并且经常因无意中被新闻记者摄入镜头而在报纸、电视上“曝光”，更扩大了档案部门的影响。久而久之，如果某个重要场合没有了档案工作者的身影，领导就会主动让有关部门通知档案部门参加；各部门需要利用声像档案时，自然而然地想到档案馆（室），会主动上门寻求你的帮助；有了丰富的声像档案资源，你可以自如地利用声像档案开展诸多活动，自然而然地会吸引更多人关注档案，关注档案工作，重视和支持档案工作。诚如此，则档案事业就会拥有更加广阔的发展空间。