谈火力发电厂工程档案管理的途径和方法
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摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。一份真实、完整的工程档案是一个工程全过程的反映,是一项可以利用的宝贵资源。而我所从事的工程档案的工作则是相当基础性的工作,必须扎扎实实地从一点一滴做起,以求真务实的工作作风,与档案管理的其它方面一起同步推进。
中图分类号：G271 文献标识码：A
引言
由于档案建设缺乏规划性，没有对档案的重要性引起足够的重视，大部分的档案流于形式化，火力发电厂档案管理工作存在着很大的问题，所做的档案工作也只是为了应对上面的检查而开展的。在这种意识之下，所做到档案当然是不完善的了，档案甚至是用了很多编造的资料，缺乏起码的真实性。在这种影响之下，档案工作长期受到了很大的制约。所以要建立完善火力发电工程建设中的档案管理，就要针对解决以下问题。
1.工程档案的完整、准确、系统性
1.1文件的形成。
档案管理职责中，做到早期介入，中间检查。制定工程档案现场检查制度和工程档案资料管理办法。本着“谁施工谁负责编制”的原则，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位根据各自承包的工作内容、范围和职责，尽早分别进行归档范围规定的文件材料和图纸的收集、分类、整理组卷。
1.2文件的收集。
一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等许多部门。
建设单位主要负责根据上级文件精神，制定本项目文件材料归档制度；收集、整理在项目管理中设备材料的招、投标文件、订货合同及变更、协调、索赔等文件材料；收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。
项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况；审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
施工单位负责收集、积累、整理各承包工程范围内的档案文件，并在规定的时间内向建设单位移交。
1.3项目文件整理与归档。
根据文件的形成阶段规律和查找规律分别组卷，管理性文件按问题、时间组卷，图纸按单位工程或者专业组卷；综合性文件主要是指在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，立卷应按问题前后时间的顺序进行；施工文件的组卷要符合各自的形成规律，一般来说，原材料、构件的出厂证明是按批量形成，试验报告按结构形成，质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。照片档案的整理中，单张照片说明的填写顺序格式，如题名、文字说明、人物、时间、地点、摄影者等。
1.4竣工文件编制要求。
竣工文件编制。项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况按国家和行业标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。结合建设项目实际情况，对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
竣工图的编制。项目竣工图完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。所有竣工图由编制单位逐张加盖签署竣工图章，竣工图章中的内容填写齐全、清楚。竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时及时修改和补齐。
2.探讨火力发电企业档案管理工作的途径和方法
2.1加快电子档案管理人员培养和人才储备步伐
社会发展和科学技术的不断进步，使档案管理工作的任务、工作环境、服务对象、管理模式都发生了很大的变化。我们可以注意到，档案管理工作由以前的保管、记录活动的证据，演变为目前这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案管理人员也因此由以前的文献记录者、保存者、变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者、整理者、演变为在档案形成过程中，明确历史责任感的积极干预者。这一系列的巨大变化，迫使我们尽快地调整自己的工作思路和方式，来迎接电子时代带来的挑战。如何迎接这一历史性的变革，关键是要提高当前档案管理工作者如何掌握和应用新的科技知识，更好的服务于社会。各级政府、企业领导者以及档案馆的领导也越来越意识到，电子文件档案管理人才在信息化管理工作中的重要性，纷纷投入资金，引进先进的电子文件档案管理程序和人才，同时也清醒地认识到目前的档案人员知识结构方面存在的问题。为此，加强档案馆现有人员的继续培训是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。如何提高现有人员的业务能力，这就要靠我们的管理者，根据人员的知识结构水平，全面制定并明确每个人的培训计划和目标，定期进行全面业务知识的考评。建立和完善馆与馆之间的技术交流平台，从中发现、培养、储备电子文件档案管理的人才。
2.2进一步推进档案标准化、规范化管理
目前，档案信息自动化系统的要求是档案标准化、规范化，滞后的管理理念和应用软件的鱼目混杂，直接影响了电子文档档案管理系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是管理环境没有充分得以提高和发挥。笔者认为，对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次跨越，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化建设，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2.3抓好数据库建设是关键
目前，火力发电厂档案信息自动化工程影响最大的技术是微机、工作站。服务器性能的提高，网络技术的成熟与否，直接影响到数据库技术和应用软件开发工具的发展。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合实际。因此，要避免发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
2.4建立完善发电厂电子文件全过程管理制度
火力发电厂电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施，首先要加强对电子文件制作和管理人员的管理。电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的。要禁止那些工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素，易受外界影响。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况，确保电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。
3.结束语
火力发电厂档案工程建设的重要性是显而易见的，需要相关的企业引起重视，把档案工作当成一项必要的工作来抓。档案的工作者则应该本着负责的态度，扎扎实实做好每一步的工作。以求真务实的工作作风，与档案管理的其它方面一起与时俱进，有效地控制这项工作，从而更好地利用这项资源。
参考文献
［１］丁杰.如何做好档案管理工作.管理纵横，2006，06.
［２］荣永华.火力发电工程建设项目管理信息系统的建立.技术纵横，2008.
［３］武素兰.档案管理与计算机.学理论，2010，（01）.