档案计算机管理工作存在的问题及改进措施
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［摘要］ 计算机作为一种强大的数据处理机器，有很强的准确性和科学性，而实现档案的计算机管理模式首先是要做好输入档案信息与数据的一系列基础性工作，充分满足计算机技术要求。档案计算机管理工作是指在档案现代化的管理模式下，引进到档案管理日常工作之中。档案计算机管理工作作为一种对档案工作进行的新的、科学的管理模式，如何实现现在的管理与之前陈旧的管理相衔接，如何解决档案计算机管理过程中出现的问题，从而顺利有效地发挥计算机管理的优势。
［关键词］ 档案； 计算机管理工作； 问题； 措施
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 057
［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）14- 0096- 02
１ 档案计算机管理的内涵
１．１ 档案计算机管理的定义
档案计算机管理指的是档案管理人员以计算机硬盘、软盘、磁盘和光盘等为载体进行文字材料的存储。那么档案计算机的管理形式主要有以下的4种：电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，当然还有其他的一些形式。
１．２ 档案计算机管理的特点
档案计算机管理的特点主要是相较于传统的纸质文件而言的，档案计算机管理的主要特点是：① 档案计算机管理不再是传统的纸质文件，所以也不是直观就能翻阅得到的，这就需要我们借助计算机进行阅读；② 档案计算机管理的档案信息借助计算机直接进行快速、简单的处理和传递工作，比之前的纸质摘录等速度快捷； ③ 档案计算机管理还能实现档案的资源共享，这样也就意味着档案的传输等不再受地域距离和时间的影响了，更加方便； ④ 由于我们现在采用了档案计算机对档案进行管理，那么，如今的档案存储环境和保存条件也就随之发生变化，它不再要求纸质、书写等条件，而且对档案的保存场地的面积也不再有相当高的要求。总之，我们说，随着科技的进步和社会的发展，档案计算机管理的优势将会日趋突出和明显。
２ 档案计算机管理工作中存在的问题
２．１ 档案计算机管理对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。而这种档案原始记录性主要是表现在档案的内容上和档案的形式上两个方面。我们都知道，一些档案在存档之前是需要当事人的亲笔签名或者是当事人的亲笔手稿的，这都是档案原始记录的体现，有一定的真实性，进一步说，只有有这些亲笔签名等原始记录的档案才能有法律效应，成为法律的凭证。但是，在档案计算机管理工作中，电子文件从起稿开始到文件修改、印发都是在计算机上进行操作的，这种模式虽然便于修改和复制、打印等，有一定的方便性，但是这却使档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。所以，这也就引发了电子文件的原始记录和凭证作用如何确定的争论问题：究竟电子文件能否作为存档之用，电子文件是否具有一定的法律效应等等，这些都是档案计算机管理工作中遇到的问题，也是我们急需解决的新课题。
２．２ 档案计算机管理对档案来源原则的影响
档案信息的来源原则主要包括两个方面：从外部环境来看，我们是遵循尊重全宗的原则；从内部环境来看，我们是遵循尊重原始顺序的原则。
但是自从档案进行计算机管理层面开始，随着电子文件进入档案管理领域开始，以原始顺序为原则的档案信息来源开始不断地备受关注。在之前的纸质档案管理过程中我们形成了这样的原则，只有根据其来源才能形成一定的法律效应和相应的法律责任，而在现在的电子文件档案过程中就打破了文件本来的顺序。所以，在充分利用计算机进行档案管理工作时就需要我们不断地根据客观实际情况和变化，进一步完善档案信息的来源原则，并对其进行丰富和发展。
２．３ 档案计算机管理对档案学理论研究的影响
就目前来看，我们的档案管理理论的成熟和研究基本都是围绕纸质档案为主要研究对象的，而对档案计算机管理的研究还是处于萌芽阶段的，所以，随着档案工作对象的变化，那么档案工作原理、理论等方面的研究也就随着需要进行进一步的更新。
３．１ 建设并实施电子文件档案管理工程
档案切实实施计算机管理体系之后，需要我们做好对档案的归档工作，做好电子文件的技术处理工作，建设并实施电子文件档案管理工程。
建设并实施电子文件档案管理工程，这就要求我们的档案管理人员深入到现行的电子档案文件管理、工作领域，切实去了解电子文件信息的重新排列和组合的来龙去脉。这也就是说，我们在进行档案计算机管理工作时，需要档案工作人员学会将已经归档的电子文件更改为“只读性”的文件模式，即是只能读不能写的不能更改的文件模式，这种模式对识别和保护电子文件的原始结构有很好的作用，保证了档案的本质属性——原始记录性。
３．２ 档案计算机管理一定要解决好电子文件档案的保存工作
鉴于我们对档案计算机管理的理论研究还处于一定的初级阶段，又加之以化学磁性材料为载体的电子文件档案形成时间短、缺乏实际的贮存经验，所以电子文件原始信息的长期保存问题很值得商榷和作进一步的研究，尽管在理论上电子文件是可以长期保存的。
３．３ 档案计算机管理工作需要提高档案管理人员的整体素质
优秀的人员素质对一个工作的发展起着至关重要的作用。档案计算机管理工作的实现是需要我们的档案管理工作人员提升自身档案工作的质量，为此，我们的档案工作人员要适应计算机技术的不断更新和档案事业的发展，必须积极搞好知识的学习、补充、消化等工作，促进档案工作人员队伍素质的强化。
３．４ 加强档案管理基础工作的标准化和规范化
在进行档案计算机管理工作过程中，我们需要严格执行《档案著录规则》的档案数据库结构、数据格式等方面的标准和规范，规范档案著录工作，保证档案基础信息和数据的通用性，为实现档案信息资源的社会共享创造条件。
４ 总 结
档案计算机管理工作的实现可以加快档案管理工作的效率，提高档案管理工作的效能，从而减轻档案管理工作原有繁重的工作。加强和国际的档案管理进行有效的接轨以及联系，做好相关工作，使得计算机管理工作有效、顺利进行，更好地服务社会主义现代化建设，促进社会经济的发展和繁荣。
主要参考文献
［１］ 何玉琼，周钦． 用系统工程观点构建档案计算机管理系统——论档案计算机管理系统的优化［Ｊ］． 云南档案，２００９（８）．
［２］ 张洁． 档案计算机管理若干问题研究［Ｊ］． 档案学研究，２００２（ｚ１）．