项目进度管理在办会中的应用

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美国项目管理专家JOHN?BEN将项目定义为“在一定时间里，在预算规定范围内需达到预定质量水平的一项一次性任务”。项目管理是把、知识、技术和方法应用于项目中，优化资源配置，以达到项目目标所进行的计划、组织、控制、激励和领导的全过程。通俗来讲，项目管理内容可分为范围管理、 进度管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理等。

项目进度管理指在项目实施过程中，对各阶段的进展程度和项目最终完成的期限所进行的管理。其目的是保证项目能在满足其时间约束条件的前提下实现其总体目标。包括以下内容：

一、项目进度计划的制定

项目进度计划的制定包括以下步骤：

1.收集信息资料。会议背景信息、往年手册信息、参会人员信息等。

以2012年某办公室主任会议为例，制定工作计划前应收集往年会议简报、会议手册、参会人员通讯录等会议信息，以及往年会务组分工信息。

2.项目结构分解。根据需要和可能，将办会分解成一系列可予管理的基本活动，以便通过对各项基本活动进度的控制来达到控制整个项目进度的目的。

工作分解结构(Work Breakdown Structure，简称WBS)如图1，以可交付成果为导向对要素进行分组，它归纳和定义了整个工作范围，每下降一层代表对工作的更详细定义。

基本活动之间的4种关系类型：

以2012年某办公室主任会议为例，如图2，会议前筹备作为一个基本活动，可以分解为第一轮通知、确定酒店和会场、第二轮通知等活动，第一轮通知分解为拟定通知、发出通知、收集回执等任务，第一轮通知和第二轮通知活动间的关系为FS。

3.项目活动时间估算。根据办会过程中每个基本活动的大小，投入资源的多少，及完成该活动的条件限制等因素，估算出完成每个基本活动所需的时间。

以2012年某办公室主任会议为例，图2中第一轮通知收集回执的时间，由发出形式平信决定，预计需要10天。

4.编制项目进度计划。根据基本活动的先后顺序要求和组织方式等条件，通过分析计算，将办会完成的时间、各项活动的先后顺序、期限等要素用图表形式表示出来。通常可绘制简单明了、容易理解的甘特图来表示,对于实际管理办会工作的人来说，甘特图是最好的工具。

以2012年某办公室主任会议为例，图3为会议甘特图，根据会议举办时间可以通过逆推法推导出最晚的开始时间，指导现实中会议举办分工和进度安排。同时，甘特图还可以添加活动的具体分工人员，明晰资源分配，因不为文章主要内容此处省略。

二、项目进度计划的控制

指项目进度计划制定以后，在项目实施过程中，对实施进展情况进行的检查、对比、分析、调整，以确保项目进度计划总目标得以实现的活动。

以2012年某办公室主任会议为例，会务组共召开3次碰头会，除了制定计划外，还进行进度分析，找出存在的进度偏差，找出哪些地方需要纠偏措施，并对项目计划进行更新。

进度管理可以为办会过程中的时间安排提供准则；为办会过程中劳动力和各种资源的配置提供依据；为会务组有关各方在时间上的协调配合提供依据；为在规定期限内保质、高效地完成目标提供保障。

（作者单位：北京大学口腔医学院）