浅析如何实现档案管理的现代化

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摘要：本文对档案管理的现代化进行了简要分析，并探讨了实现档案管理现代化的各种有效措施。

关键词：档案管理；现代化

档案管理的目的就是对档案资源进行存储和合理开发，使之更好地服务于社会。随着当今社会的现代化程度的普及与提高，档案管理的现代化工作已经迫在眉睫，如何加快实现档案管理的现代化，已经成为档案管理部门研究的主要课题。

1 档案管理现代化简述

1.1档案管理现代化的特点

档案管理现代化的特点是数字化和网络化。数字化就是在档案管理过程中，利用各种现代技术，对档案资源的存储、加工、分析、整理等进行数字化的管理，如对档案资源进行数字化的整理、建立数字化的档案资源信息库等；网络化就是通过现代计算机技术和互连网技术，在档案管理单位内部实现网络化管理、档案管理单位之间实现档案资源的共享，以及用户对档案资源的检索等[1]。

1.2档案管理现代化的内容

首先，现代化的管理思想。现代化的管理思想就是在档案管理中要做到与时俱进，及时更新档案管理的现代化管理理念，用现代化的管理思想和方法来武装自已，加强对现代化档案管理的认识。

其次，现代化的管理人才。现代化的管理人才就是能够熟练掌握和使用各种现代化的科学技术和管理技能的专业人员，是档案管理实现代化的重要保证。当今社会是一个科技高度发展的社会，现代化的档案管理人员如果只是掌握本专业的知识，已经远远无法满足档案管理的的需要，因此，档案管理人员必须要努力学习和掌握各相关学科的知识，而档案管理单位也要加强对现代化新型管理人才的引进和培养。

再次，现代化的管理方法。现代化的管理方法主要就是通过建立健全各种规章制度，对档案管理实行现代化的管理，这是档案管理现代化的重要部分和集中体现。

最后，现代化的管理手段。这是档案管理实现现代化管理的主要标志，主要就是在档案管理工作中，通过加大对现代化管理设备和管理软件的使用，提升档案管理的现代化水平。

1.3实现档案管理现代化的重要性

首先，实现档案管理的现代化是档案行业强化自身发展、实现自我突破的需要。当今社会对对档案管理的需求越来越大，要求也越来越高，传统的档案管理已经适应不了它的发展，因此，档案管理单位只有用现代化的管理知识、方法和手段来武装自己，并逐步进行完善和创新，实现自我突破，不断提高现代化管理的水平，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

其次，实现档案管理的现代化也是时展的需要。在各行各业都实行高度现代化的今天，档案管理如果还固步自封，停留在原地不思进取，必须会跟时代脱节，最终被时代所淘汰。

2 实现档案管理现代化的有效措施

2.1加快对档案管理观念的更新，增强档案管理的现代化意识

观念的现代化是现代化档案管理的灵魂。管理思想的现代化是实现档案管理现代化的重要内容，没有现代化的管理意识，就不能从根本上突破传统档案管理观念的限制，会对档案管理的现代化进程造成不良影响。因此，在档案管理现代化的建设过程中，管理人员要努力解放思想，大胆地转变观念，不断加强自身的现代化意识，在档案工作在不断探索与创新。

2.2建立健全集中统一的档案管理机制

集中统一管理机制是实现现代化管理的的重要标志，档案管理只有朝着这个方向努力，才能真正实现现代化的管理。我国目前的档案管理机制普遍处于比较分散的状态，使用起来很不方便，也不便于统一管理，要从根本上解决这一难题，就必须建立健全一个集中统一的管理机制，制定出科学、合理、高效的管理制度，以制度化的管理来保证档案管理技术的规范化与标准化，以及档案管理各种软件、硬件的选择与使用，把原来分散、无序的档案管理集中起来，统一纳入到现代化的档案管理系统中，使档案资源能够得到集中利用和共享。

2.3加强数据库的建设，推动档案管理现代化的步伐

数据库的建设是档案管理现代化的基础工作，也是实现档案管理现代化的根本。由于档案资源的数量不仅多而且复杂，要把档案资源进行归类、整理并输入到数据库系统中，没有一套科学、合理的方法，是非常耗时耗力的，会严重影响到档案管理的现代化进程。因此，必须要在原档案管理的基础上，进行分门别类的分级著录：对于内容单一、使用价值比较低的卷宗实行案卷著录；对于涉及内容相同的则实行组合级著录；对于涉及到重要或庞大、复杂内容的卷宗，则实行文件级著录。这样一来，就可以减少一些不必要的著录环节，提高了数据库建设的速度，节省了大量的财力、人力、物力[2]。

2.4加大现代化人才的培养和引进，提高管理人员的现代化素质。

⑴建立完善的人才引进机制

在现代化的档案管理工作中，人是最主要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平，通过建立完善的人才机制，加强对现代化管理人才的引进，使管理人员的素质不断提高，把各种现代化的科学知识与技术充分运用到档案管理工作中。

⑵加强对现有管理人员的培训，努力提高其综合素质

要通过各种培训方法，使档案人员能够不断吸收、消化各种有用的知识，掌握到更多有用的现代化管理知识和技能，努力培养出具有现代化管理水平的综合型、高层次的档案管理人才。

⑶档案管理人员要提高对自身的要求，以适应现代化的档案管理工作的需要

首先，档案管理人员要不断增强现代化管理意识。在档案管理现代化的建设与发展过程中，档案管理人员要树立正确的档案管理思想和观念，以适用现代化档案管理的需要，依靠科学的管理理念，在实际工作中善于总结、勇于探索、不断创新，努力提高自身的现代化管理水平。

其次，档案管理人员要掌握各种有用技能，以调整和优化自身的知识结构。现代化的档案管理工作，需要以多元化的知识结构为基础，因此，档案管理人员必须对知识结构进行优化与调整，不但要掌握系统的档案专业知识，还要还要掌握其他相关的现代化科学技术和管理知识，使自己成为具有多元化知识结构的复合型人才[3]。

2.5建立科学的决策机制，提高决策水平

实现档案管理的现代化，是一项综合性的系统工程，我国目前的档案管理工作正处于改革、发展的重要阶段，任务比较繁重，只有根据自身的实际情况，结合全局性战略发展的需要，从档案管理的需求、管理技术的运用和人力、财力、物力的综合调配等方面，集思广益，并进行综合的分析，避免出现决策的失误，以此来提高档案管理决策工作的科学性。同时，要根据档案管理现代化建设的需要，制度远期的发展目标和方针政策，对档案管理的现代化进行科学的规划、合理的统筹，并对各种规范、标准等进行严格的审核和实施，从制方面推动决策水平的不断提高。

2.6强化档案管理的服务职能，不断拓宽服务范围

传统的档案管理模式一般只注重档案资源的收集与管理，而忽略了对档案资源使用对象的服务职能，要实现档案管理的现代化，就必须改变这种被动、不思进取的落后模式，把档案管理的重点放到为个人、企业单位、事业单位提供服务方面来，使档案管理工作更好地为社会经济的发展服务。

3 结论

总而言之，实现档案管理的现代化，已经成为我国现代化建设中不可或缺的重要部分，也是社会主义现代化发展的必经之路，在档案工作中实行科学的现代化管理，不但有利于提高档案管理的工作效率和经济效益，还能在社会主义现代化建设中发挥出更大的作用。

参考文献：

[1] 崔爱荣.档案管理现代化浅析[J].职业时空，2013（1）.

[2] 吴后琼.实现档案管理现代化的对策探讨[J].学理论，2011（4）.

[3] 闰丽.谈实现档案管理工作现代化[J].中小企业管理与科技，2009（4）.