有关电力档案数字化的探讨

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摘要: 档案数字化是指把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。作者根据在电力档案数字化中的实践与思考,结合自己多年的工作经验，探讨电力档案数字化中存在的问题与传统档案的对比。为现代电力系统档案提供一些思路与借鉴。

关键字:数字化档案; 档案管理;

二、传统档案管理的弊端

档案一般由载体与内容两个部分组成。档案工作本质上是数字化工作。传统的档案工作是连同载体的档案数字化工作, 是局限于以全宗为原则的, 以机构、年代、专题等为单元的狭隘范畴内的档案管理; 其整理编目是通过在全宗范围内, 按分类大纲进行分类组成案卷编制检索目录等过程来实现的; 档案利用服务则是根据“编目”提供卷、件为单位的原件。由此可见, 传统的档案管理工作相当繁琐, 而能提供的档案信息范围却很小(自己的全宗域内), 且借阅利用必须到档案室才能进行, 又只能局限于一个人利用, 还会给原件造成损坏等。显然, 传统的档案管理模式, 使得档案工作低效、繁忙, 且档案原件的安全性得不到可靠的保障。

三、档案数字化的优势

档案数字化与档案管理是两个紧密相连的不同工作阶段。档案管理是档案数字化的工作的基础和前提条件; 档案数字化是档案管理的深入和延伸。档案数字化主要是指脱离载体的档案内容的管理, 它冲破了传统档案管理的全宗、年代、机构等的限制, 是广域的档案数字化; 档案的编目可按需要在各类案卷、文件中, 寻求同类信息的组合, 并打印输出; 文件材料可实行不立卷归档, 使档案人员能从繁重的文件材料的分类、组卷、编目工作中解放出来, 而把大量的精力投入到档案的开发利用中去; 档案的服务利用是通过计算机网络提供电子文件。由此可见, 档案数字化是实现从网上收集并提供利用档案信息的现代化档案管理。这种现代化档案管理为档案信息的利用开辟了最广阔的前景, 是最优的档案管理模式。

四、建章立制明确责任, 确保电子文档的完整归档

首先, 按电力企业工作流程, 明确不同专业电子文件归档责任人,其次,明确网络管理员为电力企业电子文件在线管理负责人; 建立电子文件数据库, 分门别类在线管理归档的电子文件, 并随时提供在线服务; 对归档的电子文件随时予以拷贝脱机保存, 防止因误操作等原因引起电子文件的丢失。第三, 明确电力企业档案室负责人为本单位电子文件监管及脱机保管负责人, 建立文件登记制度。

电力企业电子文件材料归档要求的变化, 要求其档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。

五、档案整理工作

档案整理工作主要包括档案鉴定和档号整理两部分。档案鉴定: 先鉴定再数字化, 这是进行档案数字化工作之前必需做的工作。首先对档案室室藏拟扫描的纸质档案进行检查和统计, 做到心中有数。对一些保管期限划分不合理的, 要进行个别调整。其次, 确定永久、长期保存的档案进行数字化扫描, 短期保存的档案不扫描, 但是近10 年档案室保存的短期档案, 为了利用方便还是有选择地进行扫描。档号编制: 搞好档号编制, 固定档案位置, 为开展档案数字化工作奠定坚实基础。电力企业档号编制是: 一年为一个目录号, 一年内的档案案卷号编制采用大流水号, 不允许重号; 每一卷档案卷内页号也不允许存在重复、漏号现象, 否则, 档号不固定、不标准, 档案数据库就无法建立。

电力系统档案数字化建设的核心是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库, 档案信息组织形式就发生了本质上的变化, 从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为在计算机上的、直接的、网状的方式, 索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构, 依赖先进的智能化数字化技术, 以人工语言或自然语言进行搜索, 为用户提供方便、高效的服务。

建立学习型组织, 培养造就知识型人才。数字档案管理对档案管理工作者提出了新的要求,目前档案馆管理者的素质与档案数字化发展的要求还有较大的差距, 迫切需要培养一批既有档案专业知识, 又有较好计算机信息技术能力的复合型人才。档案管理部门应为档案管理人员制定中长期培养目标和年度学习计划, 围绕现代化档案管理的目标, 通过业务培训、学术交流、组织参观考察等多种形式, 为档案管理者提供多种学习机会。通过经常的、坚持不懈的努力, 提高档案管理工作人员的文化层次和业务水平, 使之成为具有创新能力的知识型人才, 以适应档案管理数字化发展的要求。

六、数据档案的安全管理

电力系统数据档案的安全问题, 是指为了防止数据版本被修改、硬件设备意外损坏、存贮介质老化失效、自然灾害造成的数据丢失、损坏等情况的发生, 通常情况下, 我们可采取下述防范措施, 即物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现内外网的隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济的也是很有效的措施之一。防火墙通过设置安全策略, 控制(允许、拒绝、检测)出入网络的数据包, 本身具有较强的抗攻击能力,可以限制未被授权的用户进入内部网络, 过滤掉不安全的数据包。防止入侵者接近本系统的防御设施, 限定内部网络用户访问特殊站点, 保证整个网络系统的安全运行。

因此, 坚持电力系统档案数字化建设的安全保密原则是一项综合性的系统工程, 对于数字化后

的档案要防止在网上随意传播利用, 必须根据网络环境下开展档案信息服务的特点, 采取切实可行的安全防范措施和手段, 如采用信息加密、防火墙控制、访问控制、数据备份等, 为档案数字化建设提供技术防范依据和管理保障, 构筑起档案数字化的安全防护体系。

七、档案数字化管理建设实施策略

一要确定电力系统的档案数字化管理的目标, 以确立系统的档案数字化建设的导向, 使档案数字化建设顺利开展。

二要制定档案数字化管理的政策与规范。因为档案数字化需要很强的通用性, 所以, 在实施档案数字化过程中, 必须合乎其政策与规范, 使档案管理数字化建设不会陷入站点间不能联网、数据不能共享等困境。

三 要在系统内建成档案工作信息系统需要的通信网络体系。在电力系统内各单位建立站点, 形成系统档案信息系统通讯网络体系, 创造电力系统档案数字化的通讯环境。

四 要实现单点的档案管理数字化, 为全系统实现档案管理数字化奠定基础:

八、结语

电力系统档案数字化工作是一项高科技、高投入的工作, 不仅需要有档案专业知识的人才, 同

时也需要懂管理、有创造力的管理人才, 而且还需要专业技术人才。目前档案管理工作者的知识结构远远达不到这个要求, 这也成为数字化工作中的一个障碍。在进行数字化工作前要加强对档案工作者的培训, 要能够熟练掌握硬件设备的操作以及简单的维护工作,只有这样, 才能顺利完成电力系统档案数字化工作。紧跟数字化档案，不断探索才能不断解决数字化供电系统档案中出现的新问题，最终实现真正意义上的数字化档案。