试析档案馆现行文件的利用服务问题
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摘要：众所周知，档案工作的有两个关键的环节组成，一是档案的实体管理，二是档案信息资源的开发利用工作。其中开发用用档案信息资源是档案工作的目的和动力，而现在我们的档案馆室在档案资源的实体管理方面卓有成效，在利用服务工作上做的不尽如人意。本文就档案馆现行文件的利用服务问题展开论述，试想从档案馆现行文件的利用服务问题探讨、档案信息资源不能有效地被利用服务的原因、利用服务工作的具体建议及利用工作和服务工作的关系进行探讨，当然很多学者专家已经在这个问题上达成一定共识，笔者略陈管见，参与讨论，希望批评指正。
关键词：现行文件;服务;利用
一、档案界目前关于现行文件的利用服务问题探讨：
档案馆现行文件的利用服务问题，是档案界一直以来不断争论的问题之一，是贯穿整个档案工作的“流程”的重要环节。在长期对档案馆开展现行文件服务的争议中, 档案界主要有两种不同的观点:其中的一种观点认为,开放现行文件首先尊重了公民的知情权，代表了最广大人民的根本利益，同时也是国家政务公开落实到实处的必要措施,档案馆开展现行文件的利用服务工作将政府的工作与广大人民群众的现实需求联系起来,不仅使政府各职能部门透明度增加，而且能够最大限度地满足了人民对信息日益增长的需求,更是我国社会主义民主政治建设的要求。而另一种观点则认为:档案馆开放现行文件没有必要，也没有责任义务开展这项费力耗神的工作。其理由如下：首先，档案馆开展现行文件，值得我们商榷的是“现行文件”，不是我们通常见到的馆藏资料，换句话而言就是，档案馆能够丰富提供的是在文件基础上形成的至少有十年以上保存期的档案, 所以档案馆开展现行文件的利用服务工作,既属于自己的职责范畴,又不绝对拥有从事这项工作的必要条件。所以档案馆开展这项工作是不合适的，或者说是不切合实际的。上述两种观点虽然结论不同，但是出发点相同，都是基于档案馆开展现行文件利用服务的现实，结合各自的观点和基本事实，比较客观的分析了档案馆现行文件利用服务的现实问题和发展过程，但是其实他们的观点不约而同的忽略了我们变化发展的事实。现如今如何在新的形势下开展档案馆现行文件的利用服务问题成为众多人士关注的焦点。
二、从档案信息资源不能有效地被利用服务的原因看待现行文件的利用服务：
档案信息资源不能被有效利用服务的原因，首先在于档案馆自身建设方面。由于种种原因，我国档案事业起步晚，而且在一段时期走过不少弯路，我国在档案事业的建树方面较之欧美等发达资本主义国家有一定差距。现在我国档案馆的数量丰富，但是馆藏的单一型严重制约着档案事业的进一步开展。加之一些档案工作人员的业务水平不够扎实，服务态度不够友好，在一些地方甚至形成对档案利用者“扫地出门”的习惯。我国教育体制还不完善，人们对档案馆、档案事业、档案工作的了解不够多，档案馆的知名度自然就不够高，档案馆馆藏文件的利用率不高，因此档案馆资源不能够有效合理广泛的被利用者利用成为天方夜谭、痴人说梦。既然档案馆资源不能够有效合理广泛的被利用，现在我们不妨来看一下现行文件的利用服务问题。在谈这个问题之前，让我们明确几个概念性的问题。首当其冲的是我们的利用服务对象“现行文件”，现行文件是指国家、省、市各级机关部门制发的正在执行的政策性、 法规性、服务性、公益性的非文件。从它的定义来看，我们可以得出以下结论，一是现行文件的形成者是国家、省、市各级机关部门，而不是档案馆。二是现行文件的利用者是广泛的，其中包括政府部门、企业、个人等涉及到社会各个阶层，但是最主要的是政府部门。接下来是现行文件自身的特点，现行文件是正在执行的，所以现行文件具有很强的时效性，当然利用起来务必要要求时效，如果过期就没有太大的利用价值。最后是档案馆的收集和保管工作，档案馆收集现行文件必须从自身角度出发，去千方百计的自己收集或者依靠其他单位移交，这样才能形成馆藏。试想如果连这些“现行文件”都难以收集或者收集不齐全不完整，如何开展这项利用服务工作，如何接待来者？当然我们也要清楚认识到现在档案馆的难处，作为现行文件利用服务工作的践行者，档案馆缺乏的是一种具有权威、强制性的监督惩戒权利，这也是现在档案馆的难言之隐。综上所述我们不难看出，现行文件的形成者、使用者和收集者分离，对档案馆开展利用服务工作提出了挑战，如何妥善的解决这些问题是档案馆开展现行文件利用服务工作的关键所在。
三、利用服务工作的具体建议
鉴于档案馆开展现行文件利用服务工作的必然性和挑战性，我试着从思考的角度提一点具体建议：
首先，内因是事物变化发展的本质，档案馆要做好其本职工作的前提是加强自身机制和组织队伍的建设，具体来说可以从以下几个方面入手：
1、努力建设以现行文件利用服务为中心的现行文件体系，确保现行文件利用服务机构能够及时完整的收集政府各级机关现行文件的任务。简而言之就是要增加可提供给利用者的内容，相应的为了这个目标进行各种服务工作。各相关单位报送文件不齐全, 已成为现行文件利用服务工作发展的突出的难题。现行文件利用服务中心所提供利用服务的现行文件的形成者,如果不按规定要求及时完整全面提供现行文件, 现行文件利用服务中心就成了“无本之商、无源之水”。解决这一难题的关键在于现行文件的形成者。当然, 档案馆作为开展现行文件利用服务工作的的主要践行者,有责任和义务做好各项具体工作。所以现行文件的形成者、利用者和档案馆之间要密切合作分工，明确责任 , 合理分工, 形成机制协调完善，争取将现行文件利用服务工作的第一步做好。
2、加强档案队伍的建设，人们常说“国家的振兴要靠教育，教育的振兴要看教师”，的确，我们不妨引用这句话到我们的档案工作中来，档案事业的好坏档案工作的成效最终还是要靠档案工作者来决定，不管你有多么好的管理方法、管理理论、管理模式，但是废弃之而不用，于无有何异？档案管理者的水平，就成为我们要解决得切实问题，在我们现如今的档案馆中，其实不敢恭维，都以为是“清水衙门”，其实确切的来说，是鄙薄之见不可须臾，档案馆的工作一个人一辈子也做不完、做不善、做不全，兢兢业业的档案工作者大有人在，但是清闲养身的也不胜枚举，业务水平强者值得钦佩，但是庸庸碌碌的人呢？档案与档案管理将永远于人类共存，但是档案工作者呢？我们不仅要质疑，如此崇高伟大的事业的我们需要的什么样的人才？所以说，档案队伍的建设势在必行。