如何发挥人事档案在人力资源开发中的作用

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摘要：21世纪是知识经济时代，人事档案作为人力资源管理工作的基础，如何利用现代管理理念，发挥人事档案的作用，探索一条适合于人力资源发展之路，是当前人事档案管理工作重点。本文针对人事档案内容的构成及如何发挥人事档案在人力资源开发中的促进作用进行探讨。以期通过本文的阐述为有效提升人事档案管理质量，促进各企事业单位各项事业的发展提供理论参考。

关键词：人事档案；人力资源；服务；管理

中图分类号：D631.13文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）008(C)-0217-02

一、人事档案内容的构成

人事档案是一种特殊档案，是在人事管理活动中形成的，记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况，它是以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录。人事档案反映个人的成长轨迹，反映其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等诸多方面，其定义阐明了它与人力资源管理工作的密切关系和它的基本内容构成。这些内容包括：（1）个人履历；（2）学历学位、成绩、培训和专业技术职称情况；（3）入党、团及个人政治历史审查材料；（4）奖惩材料；（5）干部任免、工资待遇等方面的材料；（6）其他供组织参考的材料。以上各项基本内容，是由人事部门相关人员经过审核、签字和盖章等手续而处理完毕的，具有使用价值和保存价值的凭证材料，是一个人本来面目的真实反映，可以说“档如其人”。正因如此，人事档案便成为人事部门历史地、全面地考察和正确地使用人才的重要依据，它在现代企事业单位发展中发挥着它所特有的重要作用，占有举足轻重的地位。

二、人事档案管理对人力资源开发的促进作用

人事档案由确凿的原始材料和历史证件构成，真实地记述了人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面。

1、有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力

利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人，避免压制人才、埋没人才；任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是有用人才，只是类型不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效力。

2、促进人力资源的合理配置

利用人事档案能够进一步了解职员的相关信息。从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在单位内进行合理的配置，因事而择人、用人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织的发展迅速地配置人力资源。

3、有利于人力资源需求预刻的科学化与规范化

影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用；脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。

三、采取科学的管理措施，发挥人事档案在人力资源开发中的作用

随着现代人事制度的建立，市场竞争的日益激烈，人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。人事档案管理工作的改革要立足本职、根据现状，以知识经济时代为背景，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求，为社会发展做出新的贡献。

1、增强服务意识，积极主动的提供利用

人事档案管理是人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径，是知识管理的基础。因此要改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为人力资源管理提供信息服务，服务于人力资源开发，促进人力资源管理。

2、增强合作意识，充实人事档案内容

人事档案信息主要来源于人力资源管理活动。人事档案管理作应作到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门，加强与人事部门的沟通、协作。在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

3、增强人事档案的真实性

真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于较为重要的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。

4、树立竞争意识，增强人事档案时效性

知识经济时代，时间是竞争的重要决胜性因素。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，应缩短反馈信息收集、再利用的时间周期。不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性：加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况。

5、拓展人事档案管理方式

随着新形势的出现与发展，人事制度也开拓了新的服务形式，实行“人事派遣(人才租赁)”制度，对于用人单位而言：一是用人单位便捷用人，打破人事关系与劳动关系一体管理的局面，租赁单位用人，专业机构管人。二是通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展，可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人，规避用人风险。四是可突破编制限额，满足用人需求。而对于被派遣人员而言：首先，可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障，完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容，能更好地维护劳动者的合法权益。其次，派遣人员合同到期后，若不再续签，由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算，并可继续为人员代交社会保险费，办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。

6、创新人事档案工作社会化、开放式、科学化、现代化管理模式

传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广。应摆脱旧有模式，改变手工操作对策，大力引入现代科技手段，将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在单位内部局域网上建立平台，形成资源共享，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。加快人事档案管理工作科学化、现代化进程，实现人事档案管理手段与理念的科学化、现代化，要建立一个以职工人事档案信息为基础的、建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案计算机管理的员工信息系统。

7、建立健全科学合理的人事档案管理制度，提高档案人员素质和全员档案意识

及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、法律化。档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案“现在时”内容及时、主动的补充收集。建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容。人事档案内容应注重动静结合、横纵结合、定量与定性相结合。引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质，切实抓好档案管理人员的业务技能培训。同时，现有的档案管理人员也应当努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。

结束语：总之，做好人事档案管理工作，对人事档案进行合理开发和利用，不仅可以为人力资源管理提供原始、准确的信息和数据，同时也可以有效地促进人力资源管理水平的整体提升。

作者单位：河池市中医院

参考文献：

[1]任胜云．从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J]．云南档案，2009(7).

[2]唐晶，符莹莹．论企业人事档案与人力资源管理[J]．兰台世界，2008(12)．

[3] 薄祥字．基于人力资源的人事档案管理[J]．兰台世界，2009(11)．