现代科层制组织“目标置换”现象的审视
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摘 要:本文从科层制组织的一个负面效应“目标置换”现象出发,深入分析了其产生的条件、原因,探讨其对策及对更好地建立适合中国国情的现代科层制组织进行思考,以期能克服它的缺点,充分发挥其优点,提高其运作效率。
中图分类号:C936文献标识码:A文章编号:1003-949X(2010)-02-0041-03
伴随现代社会大规模正式组织的空前发展,科层制组织已成为现代生活的主流。
韦伯是科层制组织研究的奠基人,韦伯的科层制是一个理想类型,一个精心建构的完全理性和充分效率的理想组织模式,他强调了科层制的许多正面功能,但对具体社会条件下的科层制组织缺乏经验研究,对科层制的负面功能、影响因素未进行深入探讨。另一些学者,如彼得・布劳(Peter M・Blau),马歇尔・梅耶(Marshall W・Meyer)对现代社会的科层制进行了较系统的研究,分析了科层制的历史发展、运作机制、权威、组织结构及环境中的组织、科层制的反功能等。但对于科层制的负面效应及其调适方法,没有做系统、深入研究。
由于意识形态、阶级因素的影响,中国70年代末以前的政治家、学者对科层制持否定的态度。随着开放程度加深,认识到科层制是一种有效的组织原则。事实证明,科层制在现代工业社会已经获得了广泛的成功。顺应中国社会的发展潮流――组织的正式、复杂程度日益加深,科层制蓬勃发展。国内学者对现代(科层制)组织的研究开始于80年代,处于借鉴西方国家理论的阶段,对具有中国特色的科层制组织的研究较少,对其负面效应及其调适研究力度不够。
本文试从科层制组织的一个负面效应――目标置换现象入手,深入分析其产生的条件、原因、相应的对策及对科层制研究的一些思考,以期克服科层制组织的负面效应,充分发挥其优点,提高其运作效率,因而具有一定的现实意义与启发作用。
一、对现代科层制组织的理解
科层制(Bureaucracy)是建立在马克斯・韦伯的组织社会学的基础上的,它体现了德国式的社会科学与美国式的工业主义的结合。按照通行的解释,科层制指的是一种权力依职能和职位进行分工和分层,以规则为管理主体的组织体系和管理方式,这既是一种组织结构,又是一种管理方式。①
现代科层制具有以下几个主要的特征:
第一,现代科层制表现为一整套持续一致的程序化的命令――服从关系。各级官员由于受到非政治化的管理(对他们最主要的肯定评价是技术性要求),下级必须依靠其上级的首创精神和解决问题的能力。科层体制是法律化的等级制度,任何官员的行动方向是由处在更高一级的官员决定的。
第二,上述从属关系一般是由严格的职务或任务等级序列先在地安排的,在这里,权力矩阵并不反映在权力的个性特点方面,而是基于职务本身的组织构造。在科层体制内部,每一个个体单元被分割成各自独立的部分,并且要求完全排除个人的情感纠葛。对权力义务体系的规定细致而明晰,使得每个个人都能够照章办事而不致越出权力义务体系范围。个人在科层体制中已经被物化与原子化了,官僚制度就象一部运转良好的行政机器,它要求其成员只是做好自己份内的事,即使在一些情况下过分的程序化可能导致效率的低下也在所不惜。
第三,现代科层的非人格倾向。科层制权力来源不是出自血统的或世袭的因素,而是源于建立在实践理性基础上的形式法学理论和形式法律规定的制度,科层运作的主要指标是可操作性与效率,实证主义有时甚至是功利主义占了上风。个人的性格和意志淡化,人身依附关系因为科层内部流动的物化标准与程序化而弱化乃至消失了,现代科层制不易遭受来自内部和外部的冲击,官员的体制内流动,取决于制度所规定的行动的程序化、客观化,个人的年资、工作经验、责任心和敬业精神等可以在形式上加以量化。用纯粹理性主义的观点看,个人的服从对象不再是拥有特定职务的个人,而是个人拥有的特定职务,换句话说,他为客观的非个人的组织和组织目标服务。
第四,现代科层的技术化倾向。它拥有极为完美的技术化程序和手段。在技术化取向的支配下,现代科层不仅愈益倚重各类专家,而且在管理的方法和途径上也越科学化、合理化。组织行为的科学化业已成为各类科层的共识,现在受到专家指导的科层的行动方式更加一丝不苟,科层的日常工作大部分与信息,各种知识,对信息的收集整理归纳、多个可行的决策方案的提出以及对这些方案的进一步的彻底的论证等等相关。不仅组织行为技术化了,而且组织目标及这些目标的确立过程也技术化、合理化了。②
总结科层制组织的基本特征是专门化、等级制、规则化、非人格化和技术化。由此,我们可将现代科层制组织定义为:是人们为了达到组织的共同目标,将成员的职位按等级制原则依次排列,并明文规定每个人的岗位权限与职责,将权力依职能和职位进行分工和分等;运用技术知识、以法令、条例、民主参与等规则为管理主体的组织体系。基于现代科层制的特点,从纯技术的观点来看,它能为组织带来高效率,从这一意义上可以说实行强制性科层制是最合理的已知手段,它在严密性、合理性、组织行为稳定性和适用性等方面都优于其他任何形式,科层制在实现各种各样的社会目标,维护平等与理性,在复杂的当代社会中,实现许多民主的目标作出了不可或缺的贡献。
尽管科层制已被证明是与现代工业社会相适应的一种组织形式,但在科层制的运作过程中也产生了许多逆向机能。罗伯特・K・默顿(Merton, R・K)指出,科层制的意图在于增强组织的可靠性和可预测性,它在强调通过规定和权力进行控制时也可能会鼓励行为僵化,不愿意做出“有风险的决策”,从而使整个组织中个人和各级群体普遍存在防御性态度。菲利普.塞尔兹尼克则论证说,官僚制实行控制所需要的授权可使组织中的下属单位产生狭隘的自我服务的观点,造成了对整个组织绩效不利的后果。另外科层制组织可能产生结构上的臃滞和僵化,专业上的无能和徒有其表的权威,造成仪式主义和组织目标的扭曲,带来人性的丧失和异化,压制不同意见并使人们机械地执行指令。
其中,现代科层制组织的一个最常见的负面效应是“目标置换”现象,引起了当前许多学者的极大关注。
二、现代科层制组织“目标置换”现象分析
“目标置换”现象是指组织员工更加关注组织本身的存续和他们在组织中的位置,而不去关心是否与组织的实际目标相符合。即在达成目标的过程中,“对于如何完成目标的关切,致使渐渐地让方法、技巧、程序、信息、遵从等问题占据了一个人的心思,反而忘了整个目标的追求。”③据美国管理学家约翰・卡那做过的一项调查显示,在所有影响组织目标达成的因素中,“目标置换”因素占了67%以上。(关制钧 谈“目标置换”)科层制组织出现目标置换的情况主要有以下几种:
第一,当组织成员的地位、组织规章制度本身成为目的时。即组织中等级结构森严,等级报酬相差悬殊、地位分化现象严重、规章制度涉及面过宽、过细、过严。组织有极严格的惩罚制度,过于苛刻。在这种情况下,组织成员更愿意保全自己的利益、遵守规范而不是组织的需要,因为违反组织的规章制度将受到严厉的惩罚。这种组织主要依赖于实际的或潜在的物质性力量来确保组织控制之下的成员的服从。特别是当组织成员是非自愿性吸纳时,如监狱、工读学校。
第二,雇员之间非正式结构的发展,即当非正式关系网络较强大时和人们私下进行的活动频繁时,对组织的整体目标,实际目标有一种抵制作用。表现为组织中的小集团现象严重。如“限制产出”是许多组织中的普遍现象,有学者对美国西部电器公司进行了调查,发现大多数工人认为正式的产出标准比他们实际的产出能力低10%,但又强烈地反对有人超过或大大低于他们自己的非正式产出标准,即生产的效率是由工人们默契地达成一致的标准,这样对组织的目标实现起一种抵制作用。
第三,从“目标”本身的角度分析大致有两类情况。一类是客观上的、具体表现为:一是目标过于抽象、笼统、宽泛、目标不明确、缺乏实际操作性,对目标的完成在数量、质量、时限、标准等方面规定得比较笼统,使目标缺乏方向感;二是目标过高,超出了组织的实际实力或过低激不起人们的兴趣,难以起到真正的激励作用;三是目标的制定比较僵化、目标实现周期长,随着时间的推移和环境的改变,达成目标的现实条件逐渐丧失;四是出现了不可预料的事件,分散了目标实施者的精力和注意力。
另一类是主观因素,具体表现:目标实施者对目标的理解出现偏差,无意中使自己的行为偏离了既定目标;组织成员因循守旧、思维僵化,不敢变通和创新,生怕“越雷池一步”;缺乏团队精神,难以得到上级或同事的有力配合与支持,或实际操作能力低,缺乏达成目标的相关方法与手段;或是缺乏信息意识,不能积极了解目标的实施进展情况并通过负反馈来及时调整和纠偏。
“目标置换”是科层制组织中较易出现的一种现象,是与现实矛盾突出的一个问题,它是实施目标过程中一种“偏差”行为和“错位”现象,若不及时发现和矫正,必然阻碍组织整体目标,实际目标的实现,降低科层制组织的运作效率,使组织凝聚力降低,处于一种涣散的状态,形成保守的组织氛围,对革新有巨大的抵制倾向,当组织成员更关注自身在组织中的地位时,客观上强化了社会阶级差别,适应变化的环境能力差,而不是根据具体条件、环境的变化、实现组织的实际目标,当手段变成目的时,科层制组织必然面临窘迫局面。
三、“目标置换”现象的应对策略
第一,高度重视非正式组织的作用,特别是志愿者协会或兴趣小组、弹性组织。这些组织的特点是成员参加组织是自愿的,将组织目标当成了个人自己的目标、组织可以获得成员的最大支持、组织资源可以得到高效利用。如志愿者协会⑤(个体自由地寻求共同利益,如家长教师协会、教堂、妇女选民联盟、书法爱好者协会、工人俱乐部),这类组织有利于员工充分发挥自己的特长、才能,培养富有创造力的思想等,它为组织成员提供了某种追求社会目标的机制,在大规模的科层组织和个人之间构建桥梁。另外,应重视弹性组织的作用:该类组织提倡新的产品设计和系列产品之间的差异而不是由科层组织所提供的标准化产品,重视组织成员的创新思维,因而该组织适应变化的环境能力很强,主要包括弹性时间(组织员工根据自身需要可自由选择工作时间)和工作分享(组织员工可选择多个工种、工作类型、避免工作单调、乏味)。
第二,合理发挥组织中的非理性因素作用:组织内部产生的信条、信念,即美化的神话或美化的意识形态,在大多数大型组织中扮演着重要角色。创造群体的共同目标来加强成员的责任感和忠诚度,建构一种在团体成员中以非正式的途径传播的使命感,通过赋予某些活动以很高的威望,美化组织传统的共享信条,有助于创造一种“神话”即精心创造的社会性整合的神话(信条、意识形态),这些“神话”用道德净化和理想主义的语言来告诉人们,这个企业独特的目标和工作方法是什么,成功的组织通常可以宣传说:“我们在本地区引以为自豪的是…。”总之,要创造一个组织环境去支持这些神话,团体哲学――使组织成员相信本组织优于其他组织,强调本组织的重要性。它可用于指导成员为组织的目标而努力,某些神话,特别是那些赞美为了自己而努力工作的神话,对组织的成功和效率极有贡献,意识形态大大地强化了对组织的责任感并以这种和那种方式加强组织的活动和效率为组织行为、组织的理性提供一种情感支持,传统渊源。
第三,运用提高组织凝聚力的方法,避免目标置换。加强与组织特定目标有关的团队活动,合理运用激励等许多方法,例如:利用员工的优势需要(组织成员当前最想满足的需要)对员工进行激励,这种效果大于激励员工已满足的需要;善于运用物质的、精神的激励加强组织的凝聚力,提高组织员工的积极性、增强组织的活力,为实现组织的共同目标而奋斗。
第四,合理选择、创建现代形式的组织结构。根据组织的具体情况、组织的规模、性质、组织的特定目标、组织发展的不同阶段(初级、中期、成熟阶段)选择更有利于组织目标实现的不同组织结构,从集权到分权,从以直线领导为主到能纵横协调的多维多层的系统结构。综合考虑、合理选择组织的现代形式结构,如分部结构(按业务分类,设立若干事业部门)、矩阵结构、网络结构、平行结构、任务小组、委员会形式、而不只是形式僵化的科层制结构。
第五,从目标建设方面来看,一要建立动态的目标体系:主要分为短期、中期、长期目标,在目标的设立、分解、定责等过程中要使诸目标间形成一个相互支持、关联、照应的有机整体,总目标要成为分目标的“标杆”;另外,要使一些目标具有相应的弹性,以便在出现新情况和新问题时能根据具体情况进行调整与完善。二要实施全方位的目标管理:目标应建立在上下达成共识的基础之上,目标要适度,目标间要建立其支持关系,以便于目标承担者之间的积极互动,赋予目标实施者充足的权力,并使目标与权力、责任和利益挂钩、实现“目标激励”。三要解决“信息不对称”问题:管理者要为目标责任人提供必要的信息支持,并与其经常进行信息交流与沟通,同时对目标责任者所采取的一些行之有效的新方法和新进展,新成果要及时给予肯定和鼓励。另外,要定期对目标的进展情况进行检查和考评,并及时将检查和考评的结果反馈给实施者。
四、构建和完善和谐高效的中国科层制组织
构建和完善具有中国特色、科学、高效、和谐的现代科层制组织,可以借鉴以下的发展思路。从宏观和微观上来看:
第一,构建健康和谐的科层制组织运行的社会大环境。当前,我国正处于社会转型期,实施科层制组织的环境并不好,特别是有些体制性环境。政府应加大“自上而下”的改革力度,特别是人事制度方面的改革,建立“人尽其材,各尽其能,各得其所”的社会公平机制,促成正常,合理,有序的社会流动格局,增加人们向上流动(从低的阶层向高的阶层晋升),平行流动的机会,打破身份制的约束(如户籍制,人事档案制等 )。同时,政府应建立,完善“自下而上”的监督制度,构建高效,多渠道的民意表达机制。
第二,现代科层制必须健全法规,实现由人治到法治。由于种种原因,中国社会发展状况一直呈现高度不平衡,与此相应的组织管理方式是家长制与官僚制奇特混合。这与中国的工业社会发展不相适应,家长制的泛滥是一种社会的例退。总的来看,中国目前正处于社会转型期,科层制的存在还是有相当合理性的。真正意义上的科层制在中国不是太多,而是太少,若能实现科层制的法治,可大大加速现代化进程。
第三,重视对(科层制)组织的研究。随着现代社会飞速发展,应加强对现代组织经验性的(个案)研究,典型案例的深入剖析,重视对科层制反面功能的研究,借鉴西方发达国家对组织的研究成果,在具体的社会条件中加强对组织的研究力度,综合运用多种方法。如社会实验法,典型/个案调查法,参与观察法,追踪研究法、文献研究法等,使理论与经验性研究完美结合。
第四,现代科层制必须实施科学管理,实现民主集中制和“领导例外”原则,形成一个既能克服,又能提高管理效率的完整的闭环控制系统。灵活运用目标管理方法,有时,只要员工完成既定的目标,就不必过于拘泥于形式,制度,给员工较大的自由空间。
要克服,最主要的是建立完善的管理制度,实行民主而科学的现代科层制度。比如将民主参与与激励措施有机地结合,定期召开班组讨论、交流会,提高组织成员的主人翁意识、民主参与意识。所谓例外原理,其实质是:高级管理者不要将所有的权限都抓在一个人手中,而是尽可能的分权给下级管理者。高级管理人员,只需要对例外事项具有决定权和控制权,集中精力抓宏观决策、集成管理、目标检查、内外协调,并提高自己的选择决策时机的能力,确保领导大权独揽的弊端。
第五,现代科层制通过运用技术知识的优势,形成尊重知识,尊重人才的科技社会化的新时尚。比如,对人员的录用和培养,就必须保证素质,技术、知识和能力较为精良的人能被优先考虑。同样,招聘的各级领导,在道德品质、实践经验、胆识、才能方面都应优于一般人。另外,现代科层制组织还可以采用内部晋升、公开招聘、竞争上岗和交互式轮换使用的方式,既促进员工忠于职守、勇于承担风险,又预防权力垄断的寻租行为滋长。
第六,在组织内部实行科层化管理与人性化管理相结合。现代管理的核心理念是坚持以人为本,满足人的需求。如果管理制度过于苛刻,照章办事,不能满足员工情感(精神)方面的需求,必然造成员工士气低落,效率低下。因此,在管理中应渗透情感,人文关怀,制度应具有一定的张力(伸缩性),在组织内部营造一种团结,关爱的氛围,让员工有一种强烈的归属感,是大家庭中的一员,主动为组织的发展提供建设性意见,而不是被动的接受管理。
参考文献:
[1]朱国云:《组织理论:历史与流派》,南京:南京大学出版社,第52-59页
[2]焦文峰:“马克斯・韦伯专题:韦伯科层制理论分析”www.省略.com
[3]关制钧:“谈目标置换”,www.省略.com
[4][美]彼得・布劳、马歇尔・梅耶著:《现代社会中的科层制》,南京:学林出版社,第53-58页
[5][美]戴维・波谱诺著:《社会学》第8版,北京:中国人民大学出版社,第106-110页
[6]杨国枢:“家庭化历程、泛家族主义及组织管理”,《海峡两岸组织文化暨人力资源管理研讨会宣读论文》,1995年