基于成本效益原则的中小企业内部控制研究
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摘要:内部控制是企业做大做强的基本保障,通过对中小企业内控意识淡薄、基本的内控建设薄弱等原因分析,权衡因内部控制产生的成本与效益的关系,研究基于成本效益原则下中小企业内部控制的建设,以合理保证中小企业稳定、可持续发展。
关键词:成本效益原则;内部控制;内部审计
中图分类号:F27文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)27-0037-02
中小企业对中国经济快速增长、构建和谐社会发挥了重要作用,然而中小企业在内部管理上也存在着许多问题,表现突出的诸如内部控制意识淡薄、基本的内控建设薄弱、控制职能的相关部门设置较少甚至不设等问题,这些问题的存在,不仅制约中小企业的发展,而且对中小企业的生存构成严重威胁。建立和实施内部控制,意味着许多企业正在或即将支出一定的成本,尤其是资金缺乏的中小企业,如何合理权衡成本与效益的关系,争取以合理的成本实现更为有效的控制,是中小企业面临的挑战。
一、中小企业内控现状及原因分析
1.中小企业内控现状。中小企业一般有较少的业务范围,并且每一项业务内只有较少的产品;其销售渠道、拓宽的地域和市场销售量相对集中;管理层集权管理色彩比较浓厚,在重大项目的决策方面占据主导地位甚至存在长官意志办事;管理的层级、控制的环节相对较少;有相对简单的交易处理系统和规程;因经营规模小,人员配置上有时往往一人身兼数职,造成岗位设置缺乏牵制性;现有的人员素质、职业道德水平参差不齐,且很少或没有员工正式培训;具有控制职能的相关部门设置较少。
2.中小企业内控弱化原因分析。中小企业内控薄弱有诸多原因,其中成本是其中重要原因之一。内控是一种有成本的制度设计,而且从某种程度上说,中小企业内控的设计,将花费不小的成本,中小企业的管理层自然会充分考虑内控的设计与实施产生的连环反映,尤其是那些将控制看做是增加企业管理负担的管理者会核算成本带来的效益和效率问题。往往管理者只看到内部控制成本的付出,而因内部控制的实施带来的诸如避免或减少风险及损失等带来的效益却报以怀疑的态度,因为这些损失或效益毕竟在很大程度上其发生与否具有相当大的不确定性,因而在考虑建立和实施内部控制时,期盼在不设置相应控制措施或尽可能少的内控成本下获得预期的收益。
二、成本和收益的权衡
内控是要付出成本的,而且可能是成本不菲的制度设计,中小企业的管理层和其他利益相关者,会对遵从内部控制条款产生的成本倍加关注,毕竟对遵从成本带来的收益难以估计。从眼前看,只有当内控带来的收益大于它所发生的成本时,内控才似乎具有存在价值。但从长远看,加强内部控制不仅能够敦促企业经营管理合法、合规,也能保护企业财产物资安全、完整;不仅能够提高企业经营效率和效果,提高企业交易机制的速度和可靠性,也能使提供的财务报告及相关信息真实、完整,使管理者利用可靠且及时的信息作出明智的决策;不仅能使企业立于不败之地且能持续发展,也能合理保障中小企业做大做强。
三、基于成本效益原则的内部控制的建立
内部控制的建立与实施需要成本付出,但是中小企业基本的内控措施和运行相应也会减少企业错误和损失的发生,而这些减少或避免的错误和损失也就意味着给企业带来了收益。因此中小企业可根据自身的情况,在成本效益原则下,主要从以下几方面着手内部控制制度的建设。
1.内部控制环境的营造。企业整体上的价值观、职业操守、内控意识是控制环境的必要因素,道德规范和行为规则有时会影响内控意识,内控意识也会影响员工的价值观。在许多情况下,员工可能不知道自身行为错误或错误地认为其行为符合企业利益,而有时是出于某种动机或诱惑并有机会而做出不恰当的行为,这些行为必然造成企业的损失甚至损失是巨大的,因此提高全员内控意识自然是一个低成本高效益的手段。
内部控制由人来设计并由人来执行、操控、考核和评价,是针对在该企业环境下的所有人,没有人能脱离该系统而自由运作。内部控制是否有效,在一定程度上与企业管理层是否重视密切相关,提高企业管理层内控意识,使他们不仅认识到建立内部控制制度的重要性和必要性,还要树立任何人不得凌驾于内部控制制度之上的思想。由于中小企业组织结构层级较少,各级沟通影响比较直接,因此管理当局的行为潜移默化地影响每一个员工,如果管理层能够以身作则、遵守法律、法规、规则以及公司政策并形成榜样,中小企业内部控制自然会顺利地得以正常发挥。离开企业管理层的高度重视,再好的控制体系也会显得软弱无力而流于形式。企业中的每一个员工也要有内部控制制度的概念和意识,毕竟内部控制制度的牵制和约束关乎企业中的每一个人。
2.建立完善的用人制度。企业用工需要支付成本,因为企业也要为其支付工资、奖金等,但是每一位员工也为企业创造利润,提升企业价值,如何在人工成本及其带来的效益间合理安排人员数量及结构,需要建立完善的用人制度。企业应对用什么样的人、其做什么事、事情怎样做、做得如何等问题有正确的判断和考核,企业应在建立与实施人力资源政策内部控制中,根据岗位职责和任职要求,科学拟定人力资源需求计划,人员聘用和使用过程中引入竞争机制,筛选和留住适用的人才,通过培训,提高员工道德素养和专业胜任能力。
3.内部控制活动的设计。控制活动因与企业治理结构、经营规模、业务特点和管理水平及人员素质等相关而具有复杂性,企业的控制活动根据需要可采取人工控制,也可采取自动控制。复杂的活动只有在严密的控制中方能减少错误和损失,也能提高企业的经营效率和效果。
对人工控制来说,以下控制措施必不可少:(1)财产保护控制。财产保护控制要做到日常管理、定期清查,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施。(2)分工的控制。分工的控制重点关注不相容职务分离控制,建立各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。(3)授权审批控制。授权审批控制应区分常规授权、特别授权,对重大的业务和事项,应当实行集体决策审批或者联签制度。(4)绩效指标控制。绩效指标的控制切记不要靠人去控制人,而是要靠制度去控制人,在这个制度里面依靠指标,把定性的问题定量化,把定量的问题考核化,考核结果跟部门利益和个人挂钩。
对于自动控制,企业应当建立计算机信息系统岗位责任制,系统分析、编程、测试、程序管理、数据库管理、数据控制、终端操作等岗位职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范,机构设置和人员配备应当科学合理。
不管人工控制还是自动控制,均需满足各自运行的需要,并将人工控制和自动控制有效结合,最终提升内部控制设计与运行的有效性,降低企业的损失和浪费,提高企业的经济效益。
4.内部控制关键点的控制。中小企业应加强对关键点的控制,在实施企业内部控制时,通过关键点的控制使内部控制制度渗透到企业各个业务领域和各个操作环节,捋顺中小企业整体管理工作,使各部门之间得到有效的沟通、协调和牵制。只有抓住关键控制点,可以避免较大的错误和损失的发生。
中小企业可以重点关注以下几个关键点:(1)资金控制。中小企业应当建立资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,建立资金授权制度和审核批准制度。(2)采购循环的控制。企业应在采购、验收、付款、审批与执行等重大采购业务方面确保不相容岗位相互分离、相互制约和监督,存货的保管、发出及处置的申请、审批与权限应予以明确。(3)销售循环的控制。建立客户信用管理制度、制定企业信用政策,加强销售合同协议的审批、签订与办理发货的不相容环节的控制,关注销售货款的确认、回收,建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。(4)投资的控制。中小企业规模较小,极易受市场变化的影响,且船小好掉头,为追求较高的利润,有可能改变投资方向或投放新的投资项目,但一旦投资失误,会对中小企业产生致命影响甚至是毁灭性打击以至破产,所以企业对重大投资应建立集体决策制度。(5)企业信誉控制。为保证融资渠道通畅,企业应当建立筹资业务决策环节的控制制度,根据企业筹资预算要求,明确筹资规模、筹资用途、筹资结构、筹资方式和筹资对象,向银行提供真实、透明的财务信息,赢得银行信任,并对筹资时机选择、预计筹资成本、潜在筹资风险和具体应对措施以及偿债计划等作出安排。
5.内部控制监督职能的设置。内部审计是企业内部的一种独立客观的监督、评价和咨询活动,通过对经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性进行审查、评价和提出建议,促进改善企业运行的效率效果、实现企业发展目标。企业应将内部审计作为企业内部控制制度的一个重要组成部分,然而有部分中小企业为了节约开支没有设置内部审计机构,即使有的企业设置了内审部门,但其职能的发挥很大程度上取决于企业最高层的主观意愿,使内审流于形式。内部审计机构应直接对企业最高领导层负责,也应保持相对独立性。内部审计人员应当建立、健全有效的质量控制制度,并积极了解、参与企业的内部控制建设,熟悉企业的经营活动和内部控制,内部控制中可能存在偏离特定目标的差异或缺陷,这种差异或缺陷在特定环境下可能会影响管理层的判断或决策以及企业目标的实现,内审人员需定期或不定期向管理层汇报重大控制缺陷等问题,对偏差和缺陷及时纠正可以挽回企业的损失。
总之,内部控制是因企业的基本业务需求才存在,应与企业的经营活动交织在一起,将内部控制纳入企业的基本建设之内,成为企业机体的一部分,虽然建立和完善内部控制需要成本的代价,但是当处理好成本与效益的关系,内控带来的收益会远远超过其所付出的成本。
参考文献:
[1]《企业内部控制基本规范讲解》编写组.企业内部控制基本规范讲解[M].北京:中国市场出版社,2008.
[2]中国内部审计协会.内部控制理论与实务[M].北京:中国时代经济出版社,2008.[责任编辑 刘娇娇]