“云存储”在人事档案管理中的运用
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【摘要】“云存储”和传统人事档案存储相比，具有架构优势与应用优势、海量存储和资源共享性及同步更新性等优点，“云存储”存在的加密存储和安全性问题、同步更新和数据备份问题以及技术问题和使用问题。针对“云存储”在人事档案管理中存在的这些问题，笔者提出从建立健全人事档案“云存储”的管理体系、建立统一的“云存储”平台、加大投入研究“云存储”应用技术及提高人事档案管理工作人员综合素质四个方面建设“云档案”的人事档案管理新模式。
【关键词】“云存储”，“云档案”，人事档案，运用
迅速发展的“云计算”时代给传统的档案存储带来了新的挑战。“云计算”是当今计算机网络技术发展之必然趋势，“云存储”在人事档案管理中具有广阔的应用前景。《云存储市场分析报告》中指出中国“云存储”的市场规模（用户数）到2012年达到1.85亿，2013年到达2.23亿，到2014年将达8.76亿。全球用户总量2012约为3.75亿，到2013年将增加到6.25亿，2013年我国的“云存储”用户占据全球用户的三分之一。“云存储”的未来发展方向将从便携性、安全性及数据访问友好性等方面进行突破。近年来，随着不断深入的人事制度改革，人力资源部门的工作任务越来越繁重，特别是人事档案存储工作，由于其数据的集中性，突出地面临着档案信息量不断更新、内容不断增大、档案调用频繁等复杂情况，传统档案存储的弊端也就进一步凸显。所谓“云存储”是从“云计算”中延展而来的新概念，指的是通过集群应用、分布式文件系统或者网络技术等功能，通过应用软件把网络中大量不同类型的存储设备集合起来协同工作，共同对外提供业务访问功能和数据存储的一个系统。“云存储”的基本原理就是利用“云计算”技术，在网络的大规模服务器集群中，用户并不需要在用户的电脑、手机等终端设备上运行所需的应用程序，而是在网络大规模服务集群上运行。用户不在本地存储所处理的数据，而是在互联网的数据中心里面保存。
一、“云存储”与传统的人事档案存储系统的比较
传统的人事档案存储方法比较落后，工作比较繁琐，以纸质版的文件归类整理的操作方式，存储在档案室里。随着档案数字化的发展，电子人事档案的存储逐渐完善，具体的方法有五种：纸质档案的扫描；数码相机的拍摄（包括非纸质档案）；缩微拷贝片的扫描、微机、缩微照相；音频、视频档案的数字化采集；激光三维立体扫描，而“云存储”作为最新的存储服务，与传统的人事档案存储方式相比，具有以下无可替代优势：
1、云存储的架构优势与应用优势
云存储的架构主要分四层：访问层、应用接口层、基础管理层和存储层。如图1所示：
（1）云存储服务的应用降低了纸质档案的维护费用。传统的存储模式已经不再适应当代数据暴增的现实问题，云存储服务可以快捷便利地在原来的基础上扩展存储服务空间，满足现有的存储需求，持海量数据管理，就不须要考虑增加存储服务器来满足存储需求。
（2）云存储服务的应用提高了计算机服务器的可靠性。云存储服务的应用能降低计算机的出错概率，保证人事档案信息正常运行和利用。即使计算机出现故障，无法正常工作，存储在服务器的大部分数据信息也不会造成非常严重的损失，因为人事档案数据早已存储在云端，可以完整快速地恢复在新的服务器上，从而不会影响人事档案信息的使用。
（3）云存储服务提高了档案存储的工作效率。传统的存储系统不能满足高性能计算、也不能满足多种类型的档案存储，只能进行简单的事务处理的应用，而云存储服务面向高性能计算、可以面向多种类型的人事档案存储，包括电子文件、文字、视频录像、录音、图片等类型档案；还可以提供互联网在线存储服务，云存储就是提供资源共享和服务的，能够把“死的档案”变成“活的档案”，使得人事档案灵活的运转、开发、利用，做到真正的“档随人走”，以提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。
（4）云存储服务具有量身定制的特殊性。针对于人事档案的特殊性，云存储服务提供者可以专门为人事档案管理组织提供一个量身定制的“云存储”服务方案，或者可以是人事档案管理组织部门自己的IT 机构来设置部署一套私有云服务档案存储架构，私有云不仅仅能为人事档案提供最优质的存储服务，还能在一定程度上降低安全风险，提高人事档案管理工作的效益和质量，变被动为主动，为本单位以及社会提供优质高效的人才档案信息服务。
2、云存储的海量存储性和资源共享性
云计算具有由千千万万台甚至更多的计算机组成的庞大的云端后台，拥有超大容量的存储空间和高速的计算能力的云存储服务，通过压缩各类型数据、删除冗余数据、备份、分类归档和优化存储数据等手段，允许异地备份或归档数据，减少了实地存储的压力，节约档案的存储空间，同时又避免重复工作，满足人事档案信息海量存储的需要，有利于人事档案存储管理工作水平的提高。与云计算相比较，云存储优势体现在结构模型上，云存储相比云计算多一个存储层，配置超大容量存储空间的云计算系统，且不被地理位置所限制，具有无限的扩展性和海量存储幼师。
云存储的资源共享优势是指，通过云存储可以消除“信息孤岛”现象，为人力资源管理者提供无缝连接的“一站式”跨库利用和检索，实现人才信息的智能共享。在人事档案建设中，利用云计算的共享性，将分布在不同区域、不同类型的分管不同部的人才档案信息资源汇集起来，实现人事档案信息资源的共享，提供统一的访问接口，满足请求人事档案查询、检索与利用的请求。
二、 云存储在人事档案管理应用中的现存问题及原因剖析
（一）云存储的加密存储和安全性问题。人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载人事经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。和其他类型的档案一样，人事档案之中也存在一些机密的敏感档案，需要加密存储，这就涉及到档案数据安全保密问题。还有在人事档案利用和开发过程中，怎样才能执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保干部档案的完整与安全是应用云存储服务必须考虑的问题。
1.云存储在人事档案存储管理应用中的安全保管。人事档案的特殊性决定云存储所要提供的安全性水平要比传统的人事档案存储方式还要高的多。云存储在人事档案存储管理应用过程中必须解决档案信息出现一些如被利用者误删或篡改原始内容、被木马病毒攻击导致档案数据毁坏、被黑客入侵致使数据泄露等问题。云存储如何改进提高技术服务，更好的满足人事档案管理的高要求高标准，来处理好这些威胁档案信息的真实准确性的现象。
2.云存储在人事档案存储管理应用中的访问限制。随着人们对人事档案的重视，人事档案的不断开发和利用的增加，无可避免的事实是会有越来越多的个人档案信息或许会被泄露出去，公之于众，侵犯一些人的隐私或者权益。云存储服务一方面带来了可以促进档案资源共享的便利，另一方面也带来信息安全问题。共享资源就要考虑档案信息的安全问题，限制访问、加密访问真的能彻底解决人事档案不泄密，保证人事档案的真实准确的问题吗？限制访问的技术是否有效控制访问者查看档案，降低安全风险？对人事档案进行严格的限制访问，是否会影响人事档案的开发利用？因此，在解决安档案信息存储的安全保管、档案信息的访问的限制等问题上，需要努力的不断探索，使得云存储服务来应对人事档案管理更大的技术挑战。
（二）云存储的同步更新和数据备份问题。基于网络的人事档案信息同步更新面临着各种实际挑战，人事档案信息同步更新系统中的因为网络宽带受限制的问题而不能连续可靠正常地运行，同步更新的服务效率受影响，连带也会阻碍一些敏感人事档案信息保密、完整。还有因为人事档案的同步更新涉及到多个机构和部门，所以，仅仅通过单一手段保障人事档案正常同步更新，云存储在人事档案管理应用中需要从档案信息共享系统体系结构的方向加以研究。
云存储对人事档案的灾难备份技术还存在欠缺，主要原因归结为三个方面：由于物力、财力资源供应以及技术水平的限制，云存储对于人事档案的灾难备份应用还是处于初级阶段，大量的基础性应用技术还有待研究发展；人事档案的数据备份、集中存储需要更强的计算能力和更加无限大的存储空间，现阶段的云存储还不能解决人事档案海量备份档案的处理和分析问题；缺乏宏观系统的云存储对于人事档案灾难备份的标准和规范，来保证档案备份的实时监测和管理。
（三）云存储的技术问题和使用问题。云存储在人事档案管理应用中还存在着其他技术上和使用上的问题。如检索问题。如何建立安全索引，加密搜索来提高人事档案的数据安全，同时又提高档案的检索性能。技术上还缺乏云存储的人事档案管理应用的一些相应的技术标准和规范问题，没有统一的体系。使用上的问题有如近几年来，随着人事制度改革的不断深入，人事变动和更新频繁，人事档案管理工作也面临着档案内容更新变快、信息量不断增大、档案调用更加频繁等新问题，云存储的应用现状跟不上发展的快节奏。
三、“云档案”—人事档案管理“云存储”的新模式构想
针对云存储在人事档案管理应用中存在的诸多问题，笔者尝试着提出关于人事档案管理的存储构想——“云档案”。“云档案”的构想就是以档案学的文件生命周期理论为指导，构建一个统一的系统性的云存储服务平台，利用拥有超强计算能力和数据处理分析能力的云计算后台，高效高质地对人事档案进行收集、鉴定、分类、编目、保存和利用，把所有人事档案存储在云端的档案管理新模式。
（一）建立健全人事档案“云存储”的管理体系。建立以组织部门为主导，人事部门为主体，档案部门为业务指导的领导体制。对于大型、重要的人事档案管理部门，可以建立自己的“云档案”管理体系。小型的人事档案管理部门可以依靠大型的人事档案管理部门，由大型机构指导和帮助小型机构建立“云档案”体系，共享彼此资源，在“云存储”服务平台上降低成本。“云档案”是通过云存储服务，将一个个孤立的人事档案管理单位联系起来，连成共享的状态，把所有的人事档案资源变成“云档案”，对敏感机密的人事档案加密，加大人事资源的交流和共享，简化数据获取途径，使之管理科学化、存储海量化、共享同步化、利用智能化。
（二）建立统一的“云存储”平台。建立统一的云存储平台，可以依托全国人事档案管理内网、外网和互联网，国家或各省市人事档案部门整合人事档案存储系统现有的设施设备，利用云计算技术、采用“云存储”理念来协同构建全国性、区域性“云存储”平台、还有各部门单位和地市以下人事档案管理部门，依靠上级“云存储”服务平台，建立从部分到完整的远程存储服务系统。将分布在不同区域、不同类型的分管不同部的人才档案信息资源汇集起来，实现人事档案信息资源的共享，提供统一的访问接口，满足请求人事档案查询、检索与利用的请求。
（三）加大投入研究“云存储”应用技术。加大投入研究“云存储”在人事档案存储管理的技术，加强其理论研究，根据人事档案存储管理的特殊性，区别于其他档案为人事档案的“云存储”量身定制适合的技术和“云存储”服务方案。建立完善“云存储”的加密技术和完整规范的管理体系，进一步深入研究，有效防止非法访问、越权访问，智能记录用户的检索活动，以更好的实现人事档案的存储管理。加大投入探索让新兴的“云存储”服务在人事档案存储管理应用中发挥它的能力，来解决安全数据存储的安全保管、档案数据的访问的限制等问题。“云存储”的未来发展方向，重点还是要从便携性、安全性及数据访问等方面进行发展和改进。
（四）提高人事档案管理工作人员综合素质。“云存储”服务在人事档案管理的应用是一种技术实践，更是一种全新的管理理念。故而需要人事档案管理人员掌握云存储的相关知识和技能，需要转变观念，树立“云存储管理”的服务意识。目前人事档案存储系统的建立存在信息化人才短缺、人员素质不高、没有专业技术技能的问题。虽然“云存储”在“云端”有专业的的管理人员维护云存储服务的系统软硬件，“云存储”对用户端的设备要求并不需要很高，对人事档案管理人员的计算机水平也要求不是很高，但是这些工作人员也得要掌握云存储的相关知识和技术，更新档案存储的现代化新观念。可以通过开展各种“云存储”业务技能培训班、积极应用“云存储”技术，树立服务意识，来改善提高人事档案存储管理工作人员的综合素质。
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