对新时期医院档案发展的几点建议
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作者单位：466000 河南省周口市疾病预防控制中心
通讯作者：康昆展
医院质量管理是医院管理的核心，医院档案管理在质量管理中起着十分重要的作用，在所有医院档案综合管理中，包括病历档案、人事文秘档案、财务档案和医院发展档案四部分，其质量的好坏是保证医疗质量的关键，直接关系到医院各项事业的发展［1］。笔者从事档案管理工作多年，发现医院档案管理工作存在着诸多弊端，管理人员数量不足、职业道德素质较低、专业人才队伍匮乏、专业知识面狭窄、软硬件建设投入不够等问题，已严重制约档案事业的顺利发展，已成为当前亟待解决的问题。为此提出几点建议，与读者同勉和探讨，为加强医院档案综合管理事业贡献力量，现分析报告如下。
1 主要问题与不足
1.1 管理人员数量不足，职业道德素质低下 由于人员的缺乏，管理人员工作量较大，管理人员学历普遍较低，档案管理知识储备不足，计算机知识相对缺乏。档案人员职业道德素质相对较差，无法适应条件差、待遇低、职称低的环境中，个人更不愿投入过多的精力顾及病案信息的开发利用和自身素质的提高，不利于档案管理工作的开展。
1.2 病案管理专业技术人员匮乏 医院管理人员构成复杂，多数是医生、护士、技师改行而来，很少有管理的专业人才，其中医院档案管理中病案管理人才更少，在美国，2亿人口的国家就有病案管理专业学校150余所，其中大部分是培养大学本科生的高级病案管理人才。而我国目前还没有一所培养病案管理高级人才的大专院校。为了适应医疗事业的迅速发展需要，我国于1985年在北京市崇文区卫生学校开办了全国第一个病案管理中专班。中等卫生学校虽然开办了中等层次的病案管理专业教育，培养了一批批病案管理人员，但毕竟满足不了全国各级医院对病案管理人才的大量需要［2］。目前医院从事病案管理的专业人才，原身是一些档案管理专业技术人员，病案管理业务技术水平较低，只能从事简单的收集、整理、录入、归档等工作，这就不同程度影响着管理工作的质量与发展。
1.3 档案管理人员知识面狭窄 在信息知识爆炸的现代社会，档案管理人员不仅要掌握档案管理，人事文秘、病案管理、财务管理，医院管理学等方面的知识，还更应该学习外语、计算机、多媒体、网络等高新技术知识，然后对档案记录的资料内容深层加工、分析统计，提炼有价值的信息，才能为领导决策提供重要依据［3］。
1.4 硬件设施建设不足 《医院管理学.病案管理分册》中提供的标准认为病案室需要设立独立的办公室，每名从业人员的工作空间至少达到6 m2；病案与库房的比例为10000份：10～12 m2；100～500床位规模大小的医院，其病案仓库面积不得少于150～300 m2，应满足未来2年承载量要求［4］。但医院常以医疗用房紧张为由，档案库房不符合档案保管条件，达不到档案管理办公、阅览、库房三分开要求。致使档案用房狭小，多数医院的档案库房是用普通房屋改建后作为档案库房的，不符合档案保管的标准，达不到档案管理九防要求。部分单位不重视档案硬件建设，防磁、防虫、防高温、防潮、防霉变的设备不完善，档案管理设备陈旧，严重制约了档案事业的发展。
1.5 医院档案管理体系和制度不完善 医院档案管理一般都由设在行政办公室的档案室来负责，主要都是管理一般的文书档案和部分实物档案、音像档案而已，而那些医学专业方面的档案如医疗文书、X线片、病理切片、微生物检验报告单等档案，则分散在各业务部门直接管理，这样就会形成多部门重复管理档案的格局。在进行档案整理和综合管理之后，虽然建立起档案管理网络，并达到一定的规范和水平，但是运行效果还不够理想，很多工作人员对档案信息的认识程度还不够，在收集材料过程中敷衍了事，为方便起见将很多档案材料留在自己部门保管，缺少一整科学的档案管理制度和标准。从而使日常很多重要的档案材料流失。
2 建设建议
2.1 加强职业道德建设，增强爱岗敬业意识 要对档案人员进行职业道德教育，增强爱岗敬业的意识，提高思想水平，增强历史使命感和工作责任感。培养档案人员热爱档案管理工作、甘愿献身档案事业的决心，只有热爱这项工作，才能兢兢业业地做好档案工作；只有热爱档案工作，才会甘当人梯，为临床、科研、教学利用提供优质服务；只有热爱档案工作，才能在工作条件差、待遇低、职称低的环境中，做到守清贫而乐道，淡名利而自强，受困苦而不移志，安心本职，恪尽职守，为档案事业贡献力量。
2.2 长远发展规划，配备专业技术人才 主管部门应从医院管理长远发展出发，配备足够的档案管理专业人手。更要配备精通病案管理的专业人员，因为，在医院档案管理中病案产生数量占医院档案数量的2/3以上甚至还要多，病案管理专业又是一门新兴的交叉性、多学性的边缘学科，涉及面较广，而且它本身也在不断地发展之中，病案管理、质量控制、医学及医学术语、疾病分类、组织与管理、交流技巧、基础统计、计算机基础及数据处理等已成为现代病案管理人员的必修课。病案管理人员不仅具有一定工作能力、一定医疗知识、管理科学知识，还应掌握全面的医学科学知识、电子计算机知识等。以利于负责病案质量检查、手术操作分类、指导国际疾病以及病案加工汇编等工作。其次，适当增加病案管理人员的编制，加快病案现代化管理，运用先进技术减少病案贮存空间。再者，提高病案管理人员的整体素质是一项任重道远的艰巨工作，可以通过一些内部激励措施的实施，以及组织人员进行定期进修学校等。
2.3 加强软硬配件建设，提高科技信息服务技术发展 对医院档案仓储普遍存在面积不足、档案保存不好等问题，应及时提出有效的解决方案。医院领导层应从医院管理的整体格局和综合效益出发，拿出足够的资金解决用房与设备的建设与添置。随着网络技术的普及与管理软件产业的发展，档案电子化是档案管理学的努力方向。当前一些先进的档案管理技术，如缩微技术、光盘存储技术，可大大减少档案的存储面积；“电子病历系统”可规范病案制作、增加形象和生动性，提高档案管理工作水平。
2.4 健全档案工作标准体系，规范档案管理 医院要针对以往档案散布于各职能部门的现状，加快档案标准化管理，使庞杂的原始资料成为主题明确、纲目清晰、层次与序列分明的档案，确保档案应建尽建、安全保管，不断提高建档、归档的规范程度。因此建立科学的档案管理体系，建立健全档案管理规章制度，医院领导带头亲自抓，制定制度必须落实到位。按照“统一领导、分级管理”的原则，实行各门类档案集中统一管理，建立综合档案室或信息科，建成综合性档案资源信息库，充分提高档案信息的综合管理和开发利用能力
2.5 树立终身学习的理念，加强档案人员再教育 首先在档案人员进行职业道德教育，增强爱岗敬业意识的同时，医院也应该依据档案管理人员继续教育的长远目标，制定医院档案管理继续教育的长期、中期、短期培训计划。通过加强对医院档案管理人员的继续教育，找出存在问题的原因进行分析。鼓励档案管理人员参加国家权威机构开办的档案管理专业、医学信息管理专业、计算机专业、临床专业的函授、夜大与自修方式的大专和本科段的学习，以提高档案管理人员的专业知识水准与工作效率，以适应新形势下的档案事业发展的需要，加强医院档案管理工作，促进医院全面发展。这些对提高医院的医疗技术和科学管理水平都具有十分重要的意义。
参 考 文 献
［1］ 晋爱莲，丁孟霞，崔晓燕.浅论医院病案管理.中国中医药咨讯，2010，2（18）：67.
［2］ 张喜波.浅谈病案管理人员的培养教育.闽西职业技术学院学报，2001，2:111-112.
［3］ 张俊花.浅谈医院病案管理的重要性.临床医药实践，2010，19（12）：964-965.
［4］ 吴一峰，戚威.当前病案管理工作存在的问题及对策.中国当代医药，2010，17（29）：138-139.
（收稿日期：2011-03-31）