对市政工程档案管理方法的探讨

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摘要：随着我国的城市建设事业发展迅速，形成了大量的业内资料即工程档案。如何有序地管理好市政工程档案既是工程本身的需要．也是档案部门的要求。

关键词：市政工程；档案；方法

Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中图分类号： TU99文献标识码： A 文章编号：

市政工程档案的分类

市政工程的档案包括文件和记录，文件分为外来和自制两种，如行业规章、法律法规、图书资料、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等属于外来文件；公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中规定的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书等属于自制文件。同样，用以记录过程或成果的记录(培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单，合同台帐，收发文本、采购计划)也分为外来和自制两类。

二、档案管理的方法

(一)管理体制改革的分析

要定期对相关的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合市政工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。2001年，国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据，我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设工程档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。

(二)重视工程档案管理工作

工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于l工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施_工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间；四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工时间；二是耗费大量人力、物力、财务；三是为项目档案管理带来较大难度；另外，对工程质量检测单位资料审查带来难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。

(三)制定出工程档案管理办法

1．档案管理前的控制

为了让管理工作顺利的开展，须对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，我们拟定了公司的档案管理事前控制办法，即建立完善的文件和记录控制程序。程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。

2．档案管理中的控制

在档案管理的过程中，可采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。所谓实行专门管理和分散管理方式是指对公司各部门工作有综合影响的档案(如行业规章、法律法规、图书资料、公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、合同、基建文件、项目施工与竣工图)采用专门管理，对于部门性或专业性较强的档案(如培训记录、部门工作计划、各种工作底稿、收发传递记录等、监理文件、施工文件、考核记录)实行分散至各部门(单位)进行管理，档案管理部门定期监督、检查与总结。为此，我们在各部门设立了专兼职资料员，以满足分散化管理的要求，并为专门化管理提供基础保证。

(三)加强对市政工程档案工作信息化和网络化建设的研究

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程梢案中运用。现阶段，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。南于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定((CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向。近几年，有些公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

(四)建立档案检索系统

各部门应有效利用部门的微机资源建立本部门的档案检索系统。提高各部门(公司)的档案管理水平提高各部门档案管理工作中的协调工作能力；方便各部门(单位)对档案利用，借以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料；内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。

(五)及时做好传递和变更记录

在档案管理的过程中，如果经常性的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等)，才可能有效的了解档案的来龙去脉肪止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

(六)加强市政工程档案管理人员和有关技术人员的素质

随着时代的变迁和建筑业的不断发展，市政档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。在迅速发展的市场经济中，要想做好市政档案管理工作，必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。首先，要注重人才。社会的发展，科学技术的进步，使市政档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案[：作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动市政档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。

(七)定期对资料进行整理

由于资料整理比较繁杂，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好工作档案管理提供保证。

(八) 严格把关市政档案的验收

严格的把关是保证市政档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的丁程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。

三、结束语

总之，加入W工O后，我国的建筑市场将面临严竣的挑战和激烈的竞争，管理体制将进行改革，市政工程档案管理也会出现新情况同时会有较大的发展机会和空间。我们应以加入W工O为契机和动力，积极学习和借鉴国外建设工程档案管理经验和手段，充分利用我们的本土化优势，重视加强市政工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结完善建设工程档案管理的经验，促进市政工程档案管理再上一个台阶。