业务监督指导工作中存在的问题及对策

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随着各项事业的快速发展，档案工作不断面临新的挑战。档案业务监督指导工作是档案事业的重要组成部分，是档案行政管理部门的重要职能之一，面对严峻挑战，必须顺应形势，大胆创新，重新确立新的工作思路和指导方式，正确分析当前档案业务监督指导工作的现状，寻求应对挑战的对策。

现状

多年来，档案业务监督指导工作积累了丰富的经验，确立了一套行之有效的工作模式。但随着改革开放的不断深入和社会各项事业的快速发展。原有的一套工作经验和模式日渐暴露出其僵化与不足之处：

1　重微观业务，轻宏观管理，业务指导的路子越走越窄

长期以来，档案业务监督指导工作多把机关、企事业单位、社会团体档案室的具体业务作为工作重点，把主要精力放在对档案材料的收集、整理、分类、组卷、编目、鉴定、保管等诸多环节的微观指导上，对制定实施本辖区内档案事业长远发展规划和近期工作目标，统一档案工作规章制度，试点推广档案工作的科学管理模式，完善建立档案业务监督指导网络，尝试档案工作新的领域和现代信息技术，研究档案工作新的内涵，调查档案工作新的发展趋势等宏观管理工作重视不够，做法不力。一方面，社区档案、企业信用档案、非公有制经济档案、重点工程项目档案、农村经济档案、工业园区和开发区档案、家庭档案、电子文件档案等档案工作新领域和新事物层出不穷，而另一方面，却面临着档案机构人员精简，业务监督指导人员知识老化、观念陈旧等尴尬局面，宏观管理与微观指导严重脱节，业务指导的路子越走越窄，在一定程度上影响了档案事业的平衡协调与和谐发展。

2　重指导检查，轻调查研究，业务指导陷入老框框旧模式

多年来，档案业务监督指导工作基本上是“两手抓”，一手抓指导，一手抓检查。通过指导，规范基层档案室的业务操作技巧与程序，提高业务水平，通过检查，肯定工作成绩，发现存在问题，提出整改意见，为更好地指导工作提供反馈意见。以检查促指导，以指导迎检查，相辅相成，相得益彰，这已成为相当一段时期档案监督指导工作普遍惯用的工作模式。但在实际工作中，这套模式却存在着弱点，因为指导也好，检查也罢，往往只是按照上级文件要求开展，按照档案业务指导人员的经验开展工作，缺少事先的调查研究，有时情况不明，问题不清，只是一味地生搬硬套，带有一定的盲目性和片面性，尤其是在社会发展日新月异的今天，档案工作的新领域不断拓展，档案的所有制性质也在发生变化，新型档案载体不断涌现，如果档案业务监督指导工作仍凭借以往的经验办事，按一般的文件要求检查，显然已经无法适应新形势新任务对档案工作提出的新要求。所以必须大兴调查研究之风，摸清情况，找准问题，对号入座，开创性地开展工作。

3　重指导帮助，轻执法检查，档案工作缺乏监督约束机制

尽管《档案法》颁布实施已经20年了，但对档案业务监督指导工作，人们，包括我们档案部门自身，也总认为仅仅是帮助机关、企事业单位、社会团体加强文件材料的归档工作，指导基层档案室搞好档案业务规范化建设。档案业务监督指导人员不能自觉地拿起法律的武器依法行政，对违反档案法规的行为和现象不能积极查处，档案执法查处工作似乎“可有可无”、“若有若无”。因而，档案监督指导工作也产生了这样的怪现象：对档案工作开展得有声有色的单位，我们档案业务监督指导部门可以经常地“评头论足”，提出建议和意见；而对档案工作开展不够的单位，我们档案业务监督指导部门却只能“哑口无言”，束手无策。这种重指导帮助，轻执法检查的传统做法，削弱了档案业务监督指导工作的职能，一些违反档案法规的行为和现象不能得到有效的查处和及时制止，档案工作的一些“死角”不能得到彻底清除，档案工作势必出现“剪刀差”，不仅影响档案事业的整体发展水平，也给国家档案事业带来不可弥补的损失。

4　重基础业务，轻开发利用，档案事业不能持续发展

目前，档案业务监督指导工作中尚存在着重视基础业务建设，轻视信息开发利用的普遍现象。在业务指导人员看来，一个单位的档案业务基础夯实了，综合档案室建立起来了，上了等级了，那么对这个单位的业务指导任务也就完成了。在实际操作中，我们则把建好几个综合档案室，指导几家单位档案达标升级作为考核自身工作的主要依据和指标。当然，在机关、企事业单位档案目标管理和达标定级标准中有开发利用的要求，但比重不大，要求不高，效果不好，信息资源的开发深度远远不能满足单位实际工作的需要，往往是为定级而“临时抱佛脚”，自然是“越抱越蹩脚”。对档案开发利用的指导不力与引导不够直接或间接地影响了有关人员的档案意识与档案事业的可持续发展。

对　策

1　思想观念必须转变

新形势下，档案业务监督指导人员在思想观念上要实现5个转变。一是转变业务监督指导工作为具体业务工作的旧思想，树立行政管理的意识；二是转变指导帮助的旧思想，树立执法监督的新观念；三是转变面面俱到的旧做法，强化宏观管理的现代管理意识；四是转变“眉毛胡子一把抓”的混乱工作局面，增强开创性开展工作的创新意识；五是重塑监督指导人员的知识框架结构，培养自觉学习新知识争做复合型人才的意识。

2　工作职能必须转变

档案业务监督指导工作在职能方面的变革，重点应放在强化宏观管理职能上。要改变过去那种埋头于一家一户的微观建档业务的状况，腾出更多的时间和精力，思考并抓好本辖区内档案事业的宏观管理。一要加强档案法制建设，建立档案执法监督查处机构与机制；二要加强对档案工作的调查研究，建立档案工作发展趋势分析预测机制；三要制定本地区档案事业长远发展规划与近期工作目标，建立档案工作规划机制；四要加强档案工作组织网络建设，建立档案工作运行机制；五要加强与各专业部门的密切配合，充分发挥他们熟悉本行业业务，指挥得力等优势，形成纵横结合的监督指导格局，建立协调高效的管理机制；六要统一和实施档案法规、制度和标准，建立档案工作约束机制；七要搞好教育培训工作，推进档案管理现代化，建立档案工作进步机制，八要加强档案宣传工作，建立档案意识培育机制。

3　工作方式必须转变

目前，不少地方尤其是县(市)级的档案业务监督指导部门在工作中尚存在着“越俎代庖”现象，到一个立档单位，名为指导工作，实为“打工”，从材料收集归档整理到装订、编目、鉴定、统计，甚至订制度、搞编研，一口气全部包揽下来。这种大包揽的工作方式弊端不少，一是增长了基层档案人员的依赖心理，不利于基层档案人员的成长；二是这种方式工作效率低，指导面窄；三是业务监督指导人员疲于奔命，无暇为自己充电，无暇思考整体工作，影响档案事业的有序发展。应重点从以下几个方面提出对策：建立与司法部门的联系制度，依法查处违反现象与行为，警钟长鸣；进行年检普查、重点抽查或专项检查，纳入当地政府或行业综合考核指标；组织档案业务交流，推广先进经验和具体做法；开展创优评先活动，树立典型，宣传典型，以点带面，开展上岗培训、日常业务培训、专题培训，举办档案法规知识、技能操作竞赛活动；开展调查研究，征求意见，基层档案人员献计献策等活动，全员行动起来，档案业务监督指导部门在其中扮演策划与导演的角色。

4　工作重点必须转变

当前档案业务监督指导工作幅度越来越宽，难度越来越大，社会对档案业务监督指导的要求越来越高，但我们尚未明确监督指导的重点、难点与亮点。要改变这种现状，必须实现包括工作对象与工作内容两方面的战略重点转移。在工作对象方面，要把重点放在新领域，更多地面向社会政治经济生活的主战场，帮他们理顺档案工作机制；重点抓好工程项目档案建设，主动介入，强化监督；重点抓好社区档案、信用档案、非公有制企业档案，无偿服务，不添麻烦；重点抓好电子文档管理工作，跟上电子政务建设步伐，顺应信息时代潮流；重点抓好农业、农村档案工作，积极为社会主义新农村建设服务。在工作内容方面，要把重点放在档案信息资源的开发利用上，引导和指导基层单位档案室在档案提供利用、编研等方面大做文章，向档案要效益，向档案要财富。

5　人员素质必须转变

新形势下，档案业务监督指导人员必须具备一定的政治素质，要及时掌握当地党委和政府一个时期内的中心工作，学会捕捉当地社会经济发展动态，做到“经济社会发展到哪里，档案工作的触角就延伸到哪里”。当然还要具备扎实的档案理论专业知识、相应的法律知识，企业管理知识、现代信息管理技术、外语知识、各行业专业知识等，更需具备很强的协调能力、口头表达能力、运用专业知识解决实际业务问题的能力，同时必须具备很强的创新意识。只有这样才能真正担当起档案业务监督指导的重任。