开放大学学籍档案管理工作改进研究

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中图分类号：D920.0 文献标识码：A 文章编号：1672-8882（2014）08-0-02

开放大学是在中央广播电视大学和地方广播电视大学的基础上组建，以现代信息技术为支撑，办学网络立体覆盖全国城乡，学历与非学历教育并重，面向全体社会成员，实施远程开放教育的新型高等学校，是没有围墙的新型大学。

开放教育是高层次的教育，开放大学在对学生的培养、教育过程中形成的学籍档案的管理水平直接反映出开放大学的培养教育水平。在校生学籍档案是指开放大学在招生、培养以及学位授予过程中直接形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图表、声像等原始记录，是学籍管理、开题报告、论文送审、答辩、毕业论文、学位授予等的原证。学校相关部门（教务处）专门负责招生、培养、学位授予等相关工作。教务处设有的专（兼）职档案员负责学籍档案的收集、归档、移交等工作，并对学籍档案进行编目、排架、保管利用。

学生学籍档案是教学全部过程的原始记录，一旦遭受损失，就很难完全恢复它的历史原貌，从而失去它的利用和参考价值。因此，最大限度地保存和延长档案寿命是学校档案工作者不可推卸的责任，也是每个导师、学生和从事学生教育工作人员的义务。

一、开放大学学籍档案管理的重要性

随着社会的不断发展，人们对档案管理的重要性认识逐步有了很大的提高，其中，学籍档案管理在开放大学的日常管理工作中也发挥着越来越大的作用。

高校学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记录和反映。随着这些年高校扩大招生、多种形式办学、出国留学人数增加、就业渠道多样化形势的发展，利用学籍档案了解毕业生情况的利用者越来越多，这给学籍档案管理提出了新的要求和挑战。特别是近年来，随着我国开放教育的大力发展，开放大学担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍档案管理工作，因为学生学籍管理工作在深化教学改革、稳定教学秩序、提高教育质量和管理水平及教学效果、优化育人环境、开拓人才信息资源，增进办学效益保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。

二、我国部分开放大学学籍档案管理的现状

学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少开放大学的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：

（一）学籍原始档案不完整，整理不规范

学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，有的没有按规定粘贴照片，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有目录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。

（二）检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确

有的成人高校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录。因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找得到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。

（三）档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异

这方面最集中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

（四）档案使用效率低，毕业转递较为混乱

虽然绝大部分成人高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前开放大学毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。

三、学籍档案工作中档案管理存在的问题分析

目前部分开放大学在学籍档案管理方面普遍存在的上述问题，分析起来不外乎以下原因：一是各成人高校的基层学籍档案管理者素质普遍较低，对档案管理工作的重要性认识不足，难免产生懈怠情绪；二是学校领导不够重视，管理不完善，致使有些学籍档案的原始依据丢失、损坏等；三是学籍档案没有一套完整的、相对稳定的规章制度；四是由于基层档案管理者各方面待遇较低，加之工作量较大，工作任务繁重，使人员流动性较大，没有相对固定、素质较高的专业队伍。这些问题的存在不仅影响了教育质量的提高，也影响到人才的考察使用和选拔，同时也严重损害了成人高校的声誉。因此，正确认识目前开放大学学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理模式进行工作改进，就显得尤为重要。

四、现阶段开放大学学籍档案管理应采取的对策及改进措施

针对目前部分开放大学学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须要有清醒的认识。不仅要认识到它的复杂性，这里面有些是早已存在的，更多的是随着社会的进步和工作方式的转变而衍生出来的，我们要直面解决。而且还要认识到它的迫切性，学籍档案不允许我们出现些许的混乱，才能让档案真正地发挥其应有的作用。因此，对目前学籍档案工作的改进，应有针对性强的策略和方法。

为加强和完善开放大学学籍档案管理，高校教务处等有关职能部门可着重采取以下切实有效的改进措施：

（一）树立法律意识，提高重视程度，健全规章制度

开放大学的学生构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分多，时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此学校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物的配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作；改善办公、管理环境，加强关于学籍档案工作的宣传，为开放大学学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《开放教育学籍管理暂行规定》以及遵循开放大学学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定“新生注册”、“学籍异动”、“毕业审核”、“学位审核”等实施细则，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。

（二）按照工作规范，做好学籍档案的收集与整理工作

学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，二级学院、系教学管理人员是关键。为此，要做好以下几点：一是要经常向他们宣传档案和档案工作的重要性，增强其责任感，使二级学院、系上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。如对学生考试成绩的登记、补考门类的统计、受处分决定的原件等都要做到专人填写，专人保管，有据可查。二是要加强管理，从严要求。对系、所教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。

（三）加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。开放大学必须采取切实措施，重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。

（四）搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。开放大学学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。开放大学可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

此外，为保证档案质量，职能部门要组织定期的监督检查，加大审查力度，及时纠正实施标准过程中出现的问题，特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核工作，确保档案材料真实完整、齐全规范。

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