如何选择展品物流商?
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展览开幕式已经开完，大批参展观众涌进展厅，但是你的展位仍然空荡荡，焦急地催运输或快递公司：为什么还没将展品送到？什么时候能送到？如果您参加展览会次数多，这样的尴尬场景难免有会。
展品运输大多以一次性运输服务为多，因在固定的时间需要展出，对运输的时效性也有高要求。对于一些提前计划参加的展览会，展商一般会提前预计好展品发运的时间，而一些临时的，或突发性的展品，委托专业、运作效率高的物流公司尤其重要。
实施全程的跟踪
优秀的物流服务商，会根据会展主办方的展会日程安排，依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业，活动过程中也会与会展主办方及时沟通。交付展品后，要由参展商进行确认，待展览结束后立即启动下一轮物流或展品回程运输。还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一揽子增值服务。
据了解，在现实会展活动过程的组织中，参展商的展品运输组织模式主要有参展商自行负责展品运输、参展商自选物流服务商进行展品运输、展览主办方指定会展物流服务商、参展商通过邮寄或快递四种。根据展览馆区位、展品价值、展览成本、展品种类与数量等因素，参展商会自行选其中的一、二种运输方式。
展会物流架构
业内人士介绍，大部分参展商应根据货物的内容和数量确定自行运输还是租用运输装卸器械，或者全权委托搬运公司。一般来说，有两种物流选择。一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览会搬运商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节，可以节约一些相应的费用，那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性。 另一种是参展商自行卸货。一般在搭建现场备有10多种固定的器械供租用，其中包括叉式装卸机和手动小起重车。到了高峰期各种机器，甚至一些特殊机械，如10多吨的铲车都纷纷投入使用，有时几十台机械同时不间断地工作。在这种情况下，参展商最好较早地预约运输时间，提前6～8周为宜。展览会服务手册中附有预约表格，上面列有时间、器械和人员需要。
两种方法相比较，各有千秋。雇用搬运商的费用无疑不菲，参展商特别是中小企业理当精打细算。把运输计划一揽子委托给搬运商，这也是种较保险的做法。专业队伍能够面面俱到，例如他们可以按照专业要求，把出于安全原因不能在展览现场存放的运输容器合理地储存，每个有关的展览商得到一个计算机标签，上面注有名称、展厅和展台号码，他们把这些标签贴在空容器上，交给搬运商保管。搬运商还可提供其他服务，例如测量、运输、保管及临时确定撤展日期等。
专业的展会物流需求大
在实际操作中，参展商使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。因为在通常情况下，由会展主办方指定的物流服务商大多是一些有会展物流经验，综合实力较强，知名度较高，能够全权展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业，与这样的物流供应商合作，服务质量、安全性有一定保障，可省去参展商的许多后顾之忧。如果企业自己联系物流服务商，最好找正规企业。否则，将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外状况发生，造成不必要的损失。深圳新合程物流公司展会物流负责人陆先生认为，能具备为大型会展主办方提供专业物流服务实力的物流公司不多，参加国内展会的参展商的物流都是采用分段外包形式，流程繁杂，统筹差，利润低。该公司成立展会物流7年来，一直为国内的参展商提供国际展会物流，包括国际巡展的物流服务，从未涉及国内的展会物流。
事实上，在国内，参展商对专业会展物流服务需求强劲，会展物流利润较高，但有能力承担会展物流服务的企业却寥寥无几。国内大多数的物流企业能为参展商提供的仅是一些最基本的运输、仓储、通关及单证业务。
以全国公路快运业务为主的德邦物流、原天地华宇、佳吉快运等公司在展会物流方面占有一定有市场份额。这些快运公司因运输、配送的时间较准时，能按参展商的要求将展品运输到展馆。另外，还有一些专业从事展览、展示物流的物流公司，除了有足够的、能满足各种展品、展架运输的车辆之外，还有一定的展会物流的仓储能力，为大型机械如汽车、工程机械等公司提品展览展示、巡展等运输、仓储服务。国内还有部分第三方物流公司也有开展展会物流的业务，但以国际展会物流的服务为主，协助国内的企业参加国际展会，服务以进出口单证为主。
展会物流参差不齐
以展会发展较快的上海、广州、深圳等地为例，获得行业内认可的国内物流企业也仅是将会展物流服务业务作为自己服务的内容之一，远远不能满足现代会展业全方位的需求。其中，深圳的展会物流以国际展会物流为主，鑫展运（金龙香港旗下全资子公司）的负责人张先生表示，因比邻国际展业之都之一的香港，接触国际参展商的机会多，做国际展会物流更规范，利润也更有保证。据张先生介绍，目前公司为国际参展商提供香港、深圳、广州、上海、北京展会物流服务，包括：ATA单证册代办申请、保证金的核销、展品进出口通关服务、展品全程运输服务、展品国内外仓储服务、展场布展、撤展、展品及相关设备回运等。
另外，深圳的海程邦达物流集团在展会物流方面做得比较全面，展会物流是该公司重要的业务板块，提供清关、货运、现场操作等一条龙服务。尤其擅长操作大型机械、精密仪器、贵重物品。凭借集团网络及遍布全球的海外合作方，为客户提供“一站式”综合物流服务。海程邦达物流集团还是2008年奥帆赛物流服务商、2010年上海世博会指定物流服务商、中国进出口商品交易会（广交会）指定展品物流服务商、2014青岛世界园艺博览会物流服务独家供应商。
在上海的展会物流业界以国际物流公司提供的服务为主，一方面是国际展览主办方的邀请进驻上海；另一方面部分国际物流总部落户上海，设立展会物流项目为赴上海参加展览的国际合作伙伴服务。德铁信可（DB）公司的会展服务定位于为客户提供快速可靠的进出会场运输服务，包括精确的“门到门”或“门到展览场地”送达服务，展览会进场/撤场现场运输管理服务，装货/卸货的交通管理，遍及国内、国际的会展综合管理服务，租用大量特制的搬迁设备及装置器材，并配备专业技术工人支援，展会结束后，妥善安排货物及设备送返原址或继续送往下一展览地点，全球清关咨询服务等。
该公司还在上海新国际展览中心设立办公室，为国内外参展商提供以上的物流服务。快递巨头TNT则连续十年服务广交会，将客商的采购合同、商品样品、产品目录等发往世界各地。中远物流在大件物流、国际展会物流方面做得较好。曾经操作过俄罗斯中国国家年等大型的展会活动的物流。
会展具有展览时间特定、参展企业众多、展览地点分散、展品量小等特点。特别是在国外举行的展览会议，由于涉及到出口报关、国际运输、国际保险、展品的再处理等环节，需要由会展物流服务商为参展商设计科学合理的实施方案，完成展品的及时调度、运输、仓储、包装、清关、展馆现场操作、布展、运回、保险等各个环节的服务及适时监控等任务，以达到在指定的时间内用最低的成本将展品安全运达展览地的目的。这就要求有实力的专业物流公司不断采用先进技术、管理方法，提高物流服务水平，承担会展物流服务的重任。