事业单位人事档案管理工作的改革及实践

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中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1003-2738（2011）12-0209-01

摘要：人事档案是人们在工作中记录个人工作经历、政治思想、行为品德、业务能力、工作业绩、工资待遇等信息的文件材料。人事档案的有效管理对事业单位人力资源的管理具有重要作用，笔者将讨论事业单位人事档案管理工作的改革措施和具体实践情况。

关键词：人事档案；改革；实践

人事档案是人们在工作中记录个人工作经历、政治思想、行为品德、业务能力、工作业绩、工资待遇等信息的文件材料。它反映了个人的成长，是在人力资源的开发和管理中的重要依据， 并且作为一种依据和凭证在人事部门统一管理。人事档案不仅对个人有重要的作用，对学校、医院等各个事业单位，乃至国家都有不可替代的作用。学校的人事档案是以学校教职工的从事各项教学活动的历史记录，医院的人事档案是以医院医务工作者从事的医疗服务各项活动的历史记录。它在事业单位中发挥着不可替代的作用和功能，对人事档案的管理具有重要地位，笔者将讨论事业单位人事档案管理工作的改革和实践。

目前事业单位人事档案管理中出现了一系列的问题：管理意识不强，对信息开发和利用的重视性不足，大多数单位仅仅是停留在对档案的保存上来应付检查；管理方式落后。随着网络的普及人事档案的信息化数据库并没有全面形成，有些单位没有建立进行人事档案的录入、检索的数据库；人事档案管理方式落后，由于大部分的单位是手工整理，工程量大，任务繁重，速度缓慢，阻碍了人才信息的沟通。

一、人事档案管理改革和设想

当前我国人事档案管理改革应该运用现代管理理念和管理制度进行调整，更新观念、创新管理方法，利用新思想、新思路解决我国人事档案管理中的问题，顺应时代的变化，满足我国发展人力资源强国的需要。

首先，要学习先进管理理念，创新管理思想。目前我国人事档案管理中管理理念陈旧，因此改革工作的第一点就是要创新思维方式。管理理念如果科学、先进，就能够有效地促进我国人事档案管理工作健康有序进行。要实现人事档案管理的科学化、现代化、信息化、网络化，突破原有的模式，更好的服务人力资源开发的需要。在现代管理理念和细想的指导下，必须扩展管理视野，从人事管理服务的思想，扩展为大众化的综合管理服务；必须运用现代科技，提高管理的网络化和信息化，利用多媒体技术整合信息，达到个人档案管理的全面和有效，不仅包含和人的成长信息，还将历史经历和现实能力拓展结合起来的信息，满足当前对人力资源的需要；必须实现人事管理和档案管理的有序内在衔接，把严格的约束管理变为服务大众的整合管理，管理更加宽松。这种管理方式管理对象从本单位、本部门内的人员管理扩展到在未来的发展中朝向社会化的全方位管理。宽松的管理方式可以实现部门、行业间人事管理的标准化，也能使人力资源得到综合利用。

其次，要建设健全的人事档案管理制度。人事档案管理制度顾名思义就是对人事档案管理的规范性操作和管理的规定，如果出现违规现象会受到批评或者惩罚的程度。传统档案管理方式面临着诸多质疑。目前人才流动性较强，需要进行科学疏导。因此，我国要尽可能吸收现代管理制度，健全管理制度。第一，现代管理制度的主要特征是实行领导负责制、分工协作、权责明晰、共同监督，每个管理或者其他人员在自己的权限范围内取得利管理权限和利用档案的权限。第二，处理好现代管理制度中公开化和保密性的关系。需要公开的信息要面向社会实行社会化和公开化，改变传统认识档案管理中以保密为重点的旧思想。同时，人事档案的利用大多是对本人或者是被授权人来说的，它涉及到个人信息和个人隐私，因此要注意在提取档案时依法进行。在此基础上形成管理制度的合理开发和综合利用。第三，建立人事管理分段、分层、分级管理的新模式。传统的人事档案管理老化，内容陈旧，利用起来费时费力，采用分层、分段的人事档案管理就可以充分结合现代科技和网络技术，形成人事档案管理的统一的信息化管理系统。将过于死板的档案整理的井井有条，实现载体管理和信息管理的有机结合。第四，要提高效率，建立高素质的管理人才队伍。

二、人事档案管理的实践

要实现人事档案管理的高效率，不仅在观念上重视，在制度上规范，在模式上创新，还要在实践上下功夫。积极的促进事业单位人事档案管理的实践，在实践的基础上找出问题，不断推进改革的进程。下面以学校的人事档案管理为例进行具体探讨：

要做到对学校的人事管理和学校的发展建设同步进行，建立人才信息库。怎样建立人才信息库呢？这需要充分运用计算机信息系统，利用C++数据语言，建立最基本的数据表。在数据表中包含教师总名册，按照学科和专业的不同进行区域划分。信息内容包含教师的姓名、年龄、职称、学历、职务、业绩考核成绩等。并且在基本信息的后面添加动态功能，一旦有需要可以及时的添加重要的选项。其次，要加强档案管理部门和学校之间的合作。档案管理部门及时的进行沟通，在自己的权限范围内履行职责。对档案的记载情况做好详细的说明，减少档案的传递，保证档案的安全。档案管理部门和学校之间加强沟通和配合。一旦出现人事档案的遗失情况不能推卸责任，要进行协商处理。比如对毕业生的档案派送，由院校直接进行邮递，防止损坏或者丢失。

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作者简介：俞锦福（女）出生年月: 1961年10月7日，吉林省和龙市人，单位:延边州足球俱乐部。