高校档案管理工作的信息化建设趋势

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2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》中提到,高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。这就要求高校档案管理应是多种形式和载体的,不能只将单一的文字材料进行打印保存。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式,这就决定了档案的存储是趋向多媒体、数字化的。档案在保存和管理的过程中,查询量相当大,经常为了查找一个数据翻阅大量纸质档案信息,所以档案管理的信息化建设也将成为发展方向。

一、高校档案管理信息化建设的必要性

以计算机和网络为核心的现代信息处理技术,正日益深入到社会的方方面面,对高校档案管理工作也带来了巨大的冲击,这一趋势要求档案管理工作必须向数字化方向转变,建立现代化信息化管理系统,实现档案实体的数字化,管理观念的现代化,信息传输的网络化等。

1.高校档案管理信息化建设方便管理者与使用者。随着高等教育的大众化与普及化,高校招生规模不断扩大,高校的主体——学生人数几乎逐年增加,档案的数量和类型也会越来越多,档案门类也不断增多,使档案内容复杂化、多样化。档案的信息化建设不仅使管理者更加方便快捷地管理档案数据,更加全面准确地了解对于学校和学生发展有重大作用的珍贵文献和存档资料,也可以更好地服务使用者,一改以前必须长途跋涉亲临档案管理部门的情况,通过远程查询或者传输就可以实现,不受时间及空间的限制。

2.高校档案管理信息化建设符合资源开发利用的长远趋势。高校的大多数档案都是需要长期保存的,但是很多纸质档案,在整理装订的过程中不仅耗费人力、物力,需要的存储空间也相当大,而且保管困难,比如字迹褪色,反复翻阅、复印造成一定程度的磨损等。而电子档案却恰恰相反,占用空间小,使用寿命长,传递速度快,生命力强,更便于在长远意义上的资源开发与利用。

二、实现高校档案管理信息化建设的有效措施

高校档案保存了高等学校教学、科研和各项管理活动的完整记录。充分开发利用高校档案信息资源,不仅可以为高等学校的教学、科研、管理提供直接的依据、凭证、参考和借鉴,而且还有助于促进经济建设和文化建设的发展,推动整个社会物质文明和精神文明的进步。因此,如何开发利用高校档案信息资源,充分发挥高校档案信息资源的重要价值和作用,更好地为高等教育服务,为社会服务,是高校档案部门所面临的重要课题。

1.提高档案管理人员的业务综合素质。为实现档案管理信息化建设,提高管理人员的业务素质是关键。这要求管理人员不仅需要掌握档案管理的专业知识,还要熟练掌握计算机操作技能,使传统档案工作与现代科技接轨。同时,需要培养档案管理人员的档案意识,了解并重视档案在高校发展过程中发挥的重要作用,在档案管理工作中,发挥创新精神,变被动服务为主动服务,拓宽服务渠道,改善服务功能,努力从传统的档案管理模式向信息化建设过渡。

2.做好档案信息资源的数字化工作。基础的数字化档案信息是实现档案管理信息化建设的重要基础,也是信息化建设的重要保证,这需要大量的人力、物力,将固有的纸质档案的重要信息准确无误的变成数字化信息,还需要整理电子照片、视频等多媒体文件,保存进信息化建设数据资源库,以备统一使用。

3.制定档案管理信息化建设制度。信息化建设在快速便捷的同时,也会出现相应的风险,如电子文件保存不当造成的重要文件丢失,电子档案的保密性和安全性等问题。为了尽量避免出现类似的问题,以及出现问题后如何处理和解决,需要制定电子档案的安全使用制度,网络化管理制度,切实加强高校网络安全防范意识,确保高校电子档案的保密性和安全性,维护电子档案的原始性和真实性。

4.加强档案管理的硬件建设和软件开发。随着高校办学条件的不断改善,档案库的环境也相应地得到提高。目前部分档案管理已经有固定的软件系统支持,但是应用范围不够广泛,而且随着档案数量、类别不断地增加,也要求高校努力做到“与时俱进”。现在高校档案管理工作计算机化已经相当普遍,但是要向网络化数字化趋势发展,同时还要在电脑配置等方面做出投入改进。

参考文献:

[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部、国家档案局2008年第27号令,2008年9月1日起施行

[2]昌韬.高校档案管理的网络化与数字化.桂林师范高等专科学校学报,2002,1

[3]刘雁,张立新.试论高校档案管理的信息化建设.长春师范学院学报(自然科学版),2012,3

[4]刘瑞红.试论高校档案信息化建设.吕梁高等专科学校学报,2006,3

[5]王化,刘新良,吴贺珍.试论网络环境下如何做好高校档案工作.桂林航天工业高等专科学校学报,2005,4