电力企业档案管理标准体系的构建探析

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摘要：文章对电力企业档案管理标准体系的构成要素进行梳理，指出电力企业档案管理标准体系的构建建议。

关键词：电力企业；档案管理；标准体系

中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：

在如何更好的管理电力企业档案这一问题上，笔者认为标准体系的建设是首先要完成的。所谓标准体系，就是一定范围内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体，也可以说标准体系是一种由标准组成的系统。那么电力企业档案管理标准体系，就是电力企业内部档案管理的相关标准，按照内在联系构成的有机整体。建设电力企业档案管理标准体系，不仅可以规范电力企业档案的管理，还可以在电力企业档案这一领域中探索出一种标准化的、可以推广的管理模式，使电力企业在档案管理方面有据可依，更好的发挥档案的作用，为电力企业服务。

1、电力企业档案管理标准体系的构成要素

1.1管理工作标准化

电力企业标准化的管理工作主要包括以下几个方面：

1.1.1明确管理职责

明确电力企业档案工作岗位的职责，严格规定管理工作内容；明确标准和规范，重视档案工作人员的培训。

1.1.2优化人员配置

建立扁平化的电力企业档案人员管理网络，专职的档案管理人员和兼职的档案管理人员相结合，统一领导，分工协作；择优挑选档案管理工作人员，对学历、政治面貌、工作业绩等设置标准化要求。

1.1.3完善管理标准

建立健全借阅、收集、鉴别归档、检查、保管、保密等相关管理活动的标准规范，并在电力企业档案室适当位置悬挂；完善档案管理的具体措施和手段，制定相关的规章制度和实施细则。

1.1.4健全检查考核

定期对本企业及下属单位的档案业务开展检查、督促、交流活动；开展业务培训和工作指导，了解本系统档案工作情况。

1.1.5采用绩效评价

从信息指标、工具指标、服务质量指标三方面对档案管理进行评价，信息指标主要指档案内容的“全”、“准”、“新”，即收集齐全，内容准确，形式创新。“工具指标又可以称为经济指标，主要衡量的是科学技术档案对企业发展的作用，大致包括以下内容：（1）企业文化建设；（2）凭证作用；（3）技术革新贡献度；（4）增加设计收入；（5）节约原材料与能源；（6）提前完工；（7）增加产量；（8）提高质量；（9）扩大销售”。服务质量指标，包括利用率、服务满意程度、利用效果等。

1.2工作流程标准化

标准化的工作流程主要是在电力企业档案材料的整理、借阅、转递、保管这四个环节设置标准化的要求，提高案卷质量。

1.2.1档案整理

明确档案材料的归档范围和收集渠道，严格规范档案的分类标准、整理加工和编目装订的要求，实现档案整理标准的流水化作业。

1.2.2借阅流程

明确各类档案的借阅制度、可查阅的内容范围，档案对各级别人员的开放程度，对档案借阅情况实行严格的登记制度，确保档案的安全。

1.2.3转递手续

明确转递的途径、载体以及必须履行的交接程序，规范相关手续，保证档案的完整性。

1.2.4档案保管

坚持侧记库房的温湿度，定期检查，对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

1.3基础设施标准化

（1）档案室的建立标准符合要求。按照库房、办公、阅览、陈列“四室分开”的要求建立规范的档案室，并且配备日常办公需要的电脑、打印机、复印机、切纸打孔机等。

（2）“六防”要求到位。六防即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。加固档案室门窗，安装防盗门，配备空调、温度计、加湿器、去湿机、灭火器等设备，确保档案的安全。

（3）硬件设施统一。使用标准化的档案柜和定制的档案盒、备用袋，并统一编号，按序排列。

1.4开发利用标准化

（1）规范档案数据信息录入的格式，制定数据格式标准，提高数据质量。根据实际情况的需要，可以制定规范的数据信息录入格式。可以编制数据信息录入规范格式的标准，指导档案信息系统管理员进行信息录入的操作，提高数据质量，方便利用。

（2）扩展档案信息的记录载体形式，提高档案信息安全性。根据日常档案查阅情况的需要，可以适当扩展档案信息的记录载体形式，从原先单一的文字记录模式，逐步向文字材料、电子数据、扫描图片、影像资料等多元化的记录模式发展。进一步提高档案材料的安全性，实现档案材料保存、保管、备份的途径多样化，用科学的方法提高档案的安全程度。

（3）有控制的扩大使用主体，实现资源适度共享。在网络和数据库技术的支持下，将档案的使用主体从单一的文件生成部门员工逐步扩展到全体员工，根据档案信息可公开的程度、可面向的对象、可实现的功能对各类员工分层次、分级别、分功能设置权限，让每一位员工从自身需要、工作需要等不同层面享受到可利用的档案信息资源，进一步实现信息资源共享，提高档案信息利用率。

2、电力企业档案管理标准体系的构建建议

2.1制定总体档案管理规范

要确立档案工作总的方针和原则，全面、系统地论述电力企业档案工作的目标。阐述制定规范的目的和依据、档案的种类及档案管理范围；阐明全宗名称、全宗号的编制方法以及资产与产权变动时全宗的使用原则；从基础工作和专项工作两个方面阐述档案工作的各环节及与之相关的工作；列举需要给予处罚的情况，为档案工作奠定坚实的管理基础。

2.2明确档案工作行为和流程

电力企业在《文件归档标准》中明确档案形成部门的职责，扭转以前档案工作重整理、轻收集的误区，根据各类档案的形成特点对归档时间逐一规定到月份。在《档案开发利用标准》中对利用审批程序进行详细规定,力求通过严谨的利用审批程序杜绝档案失泄密现象的发生,同时注重档案利用效果的跟踪反馈。在《档案接收标准》中详细规定交接项目及领导责任,防止因人员变动影响档案工作。在《档案保管标准》中对档案库房的选址、库房地面的承受力、装具尺寸数据及相关保管要求作出明确规定。《档案鉴定标准》对归档鉴定、到期鉴定、不定期鉴定都予以明确,对鉴定销毁程序,从最初的鉴定申请到实物销毁及事后的台账、目录、计算机数据处理等一一说明。对档案室温湿度监控表、档案利用审批单、档案利用登记表、档案鉴定清册、档案销毁清册、档案交接书、档案备考表等作统一规定。

2.3整合各类型档案整理标准,规范档案整理工作

在文书档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、设计档案、施工档案、照片档案、荣誉档案、印章档案、声像档案等类别，电力企业应对现存各类档案、各个时期的整理标准进行整合、汇集,形成适合本企业的档案整理标准。标准的制定着重在“全”和“细”两方面,对每类档案都从归档范围、保管期限、分类、组卷(件)、编号、编目等几个方面进行详细规定，使档案整理过程中每个环节的操作方法都有据可查,细到档案装具的规格尺寸、盒面项目的填写、目录中各个项目的含义等,都应在标准中体现出来。

2.4档案信息化建设规范

电力企业信息化建设主要内容有:网络建设、网站建设、软件建设(包括操作系统、数据库管理系统、体系结构、开发工具、管理系统、电子公文归档管理系统、ERP电子文件接收管理系统、档案信息管理系统等)、数据库建设(包括目录数据库、全文数据库、照片数据库、多媒体数据库、数据管理等)、安全管理(包括物理安全、数据安全、网络安全、安全保密管理等)、制度建设、人才队伍建设、监理与验收等部分。在信息化建设的过程中，也必须制定相应的标准和规范来约束和管理信息化建设的开展，可以制定《档案分类规则及编号方案》《档案目录数据采集规范》《档案数字化技术规范》《OA电子公文在线归档规范》《电子文件元数据标准》等信息化建设相关标准来规范信息化相关活动。

2.5档案人员工作规范

明确电力企业档案管理各岗位的职责和权限，以及相关岗位的相互关系；档案部门的管理人员在工作标准的职责中还应明确部门组织机构的设置内容；明确岗位人员的基本资格要求，包括文化水平、业务水平、管理知识等；在工作标准中应根据标准规定的工作内容和要求详细规定考核条件及奖惩办法，明确考核的部门、时间等。

3、结束语

总之，电力企业建立自己的档案管理标准体系，不仅符合企业标准体系建设的需要，也能够对国家、行业标准的提升起到重要的参考作用，进一步促进我国的档案管理水平迈向新的台阶。

参考文献

[1]彭桂珍．论规范供电企业档案管理[J]．供电企业管理，2010(3)：38-39．

[2]牛晓燕．加强企业档案规范管理为企业生产经营服务[J]．黑龙江档案，2006(4)：19．