中学档案资源的开发与利用

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一、档案资源的开发要以利用为目的

做好中学档案资源的开发利用，档案部门首先要树立为教育教学和各项管理工作服务的意识，不断更新观念，不断创业，有针对性开发利用档案资源。其次还要不断总结和探索档案利用的规律和频率，不断地进行信息资源的整合。最后要在提高档案资源利用效果上下工夫，把追求档案资源利用的最大效益，最大限度地满足教育教学和各项管理工作的需要，作为档案开发工作的出发点。

北京一五九中学档案部门就是不断探索和总结每学年各部门利用档案门类和使用次数的规律，有针对性地开展了档案编研工作和各项服务工作。例如：每学期期末的总结和开学初9月10日的教师节，学校都要进行表彰先进的活动，以调动全体师生的积极性。档案部门就根据全年归档的各类先进证书、奖状、奖杯、奖品、奖旗等编制单位和个人获奖情况的综合编材料。提前为领导和有关部门做好利用档案的准备。

二、档案资源的开发利用要以服务各项工作为宗旨

1．开发档案资源，整合专项档案，为学校接受各项检查服务

公办普通中学是完全依靠财政拨款的公益性事业单位。学校承担着国民基础教育的重任，履行着教书育人的职能。学校在办学过程中的所有行为随时都受到政府和社会各界的监督，每年例行的各种各样的检查、校务公开和定期的政府督导成为监督学校办学情况的常规工作。学校在教育教学的各项活动中所形成的档案就成为各项检查中不可缺少的重要材料。由于平时的归档工作是按照年度和组织机构的结构进行的，而各项检查工作又有着各自的标准和要求，所以每次的迎检都需要做大量的准备工作，为了能够随时接受上级检查，档案部门主动开发档案资源。按照检查项目的要求整合专项档案。为学校接受各项检查提供高效服务。例如：2006年，一五九中学接受北京西城区政府督导检查时，督导人员要通过5个方面的内容、30条评价要素和85个评价要点，全面细致地考察、评价学校的教育教学和各项管理工作。档案室为迎接督导，以30条评价要素和85个评价要点为目录，开发档案资源，对档案进行重新排列组合。整合出专项督导档案上百卷，专项档案在学校顺利通过督导检查中收到了非常好的利用效果。

学校每年都要接受艺术督导、体育督导、教学督导、税务、执法、卫生、安全、收费等多项检查，每项检查都有专业化的要求。一五九中学的档案部门把坐等被动的检查工作变为主动的服务行为，在原有归档系统的基础上，开发档案资源，整合建立专项档案、专题档案，按照专业化的要求将档案资源进行新的排列组合，先后建立了“健康促进校专项档案”、“体育工作专项档案”、“政府督导专项档案”等。今天的一五九中学获得了诸多的荣誉，得到社会的认可，档案工作的作用不容忽视。

2．开发历史档案资源，用于校园文化建设，传承老校传统

一五九中学是一所有70多年历史的老校，学校自创建到今天，校名、校址几经变更与变迁，但是老校的优良传统没有丢。2000年当得知学校要迁人新址后，校领导就做出了开发历史档案资源用于新校舍校园文化建设的规划。2003年迁入新址后，师生们把老校的优良传统、校园文化带人了新校园，开发历史档案资源，选用老照片、老图片以及真实的文字材料布置校园，生动再现了老校的悠久历史。当社会各界人士，特别是外国友人来到一五九中看到现代化的教学楼蕴涵着近百年的历史时，都投以羡慕的眼光。昔日辉煌历史给今天的学校增添了更多风采。

3．开发档案资源。举办大型校友联谊活动，提升学校知名度

学校的发展离不开社会各界的支持，历届校友是学校亲密的朋友。举办校友联谊活动，宣传在党和政府的关怀下老校发生的深刻变化，扩大宣传，树立学校的社会形象，提升学校的知名度，都离不开档案资源的开发与利用。

2003年，一五九中学举办了建校72周年大型校友联谊活动，学校把长期积累的历史档案进行系统整理、复制，利用大量的历史档案材料编撰了见证老校1931-2003年发展历史的两本纪念册。共计255页。该套纪念册全面地反映了一五九中学这所老校的历史、文化、人物和办学理念。深受历届校友的欢迎。老校的影响力、老校的社会声誉、老校的凝聚力为老校在新时期的发展奠定了良好的基础，档案资源的使用价值在学校发展中的重要性充分发挥出来。

4．开发利用档案资源。为学校各项工作提供有力依据和凭证

(1)开发利用档案资源为学校领导正确决策提供参考。正确的领导决策不是凭空想出来的，学校领导班子要做出某项重大决定，在很多时候是需要查阅历史档案，参考历史记录，档案部门可根据工作需要开展多项编研工作，主动为领导正确决策前的调查研究。提供真实凭证和参考资料。

(2)开发利用档案资源为教师的职评、考核、评先提供参考。学校对教师的考核评价材料是按照学年度进行归档的。为了使每年的评选工作能够历史、全面、综合地开展，办公室配合档案部门汇总统计，编制了《历年教职工考核评优、晋级、评选各种先进的综合材料》，为学校行政会和考核小组利用档案提供了方便。在一定程度上体现了对教师公平、公正的评价。

(3)开发利用档案资源为学校各项申报工作提供可靠资料。如：开发利用档案为学校申办健康促进校、特色传统校、行业文明校等提供文字材料、照片、奖状、奖杯等大量的可靠资料。

(4)开发利用档案资源为德育教育服务。学校开发历史档案、声像档案、数码照片档案资源，开展了丰富多彩的德育教育活动，举办各种展览，有效地提高教育活动的真实性和生动感。

(5)利用档案资源制定科学的教学计划。学校利用档案对学生的测试成绩，做横向与纵向比较。参考往年中、高考成绩进行分析，制定切实可行的教学计划。

三、丰富的室藏、科学的管理是档案资源开发与利用的基础

1．领导挂帅，组织一支优秀的档案工作队伍

一五九中学之所以能够建立起相对齐全的档案全宗，是因为从20世纪70年代起，历任领导就非常重视档案工作。领导亲自挂帅，组织了一支由办公室、档案员、各部门兼职档案员组成的优秀专、兼职档案工作队伍，认真贯彻《档案法》以及上级有关档案工作的各项要求，把档案工作意识提高到不重视档案就是不重视历史，不重视档案就是没有远见卓识的高度来认识，自觉把档案工作纳入学校的工作计划，把档案工作作为全校各项工作中不可缺少的重要组成部分。学校定期召开档案工作会议，领导提要求、办公室主任工具体业务工作指导，专职档案员布置具体工作。定期研究、总结档案工作，不断对档案工作提出新的更高的要求。

2．舍得投入，为档案工作提供充足的物质保证

学校为档案工作提供人、财、物。是做好档案工作的保证。一五九中学为档案室配备了计算机、打印机、空调机、温湿度计、碎纸机、装订机、复印机等设备；先后购置了几十组专用铁皮柜，以满足保管档案的需要；为保管好电子文件、数码照片档案，还添置了刻录设备、开通网络传递通道；在全校办公用房非常紧张的情况下，为档案专用库房增加面积，不断改善档案工作的保管环境和工作环境。

3．丰富室藏，下大力气做好长期的收集积累工作

一五九中学从1976年开始就正式建立了文书档案工作，当时组织人力将多年积累保存的文件材料进行集中整理分类，立卷归档，妥善保管起来；到1984年又按照上级对中小学档案工作提出的规范化要求进行了统一的整理。特别是1997年一五九中学与一三=中学合并，学校进一步加强了档案工作机构。档案室在办公室专业技术人员的具体指导管理下，工作进一步规范，并及时开展了对历史档案抢救性的收集整理，组织人力把留存在个人手中、老校友手中的档案资料收集起来，派人到市、区档案馆查阅历史档案资料，查找老校的痕迹，下大力气组织编辑整理，补充到学校的历史档案中。

学校不断增加档案门类，编制各种检索工具，开展编研工作，积极提供利用。使一五九中学的档案到目前为止已经形成了比较齐全完整的档案全宗。室藏档案有：文书档案、教育教学档案、学籍档案、会计档案、设备档案、声像实物档案、基建档案、教科研档案、电子文件和数码照片档案等。每年都有大批档案源源不断地归入档案室。

4．完善管理，不断创新，实现对档案资源的整体优化

2005年学校下大力气对档案材料进行了系统整理，将各种档案材料分门别类重新整理人柜，设立标牌，建立人柜目录，使各类档案的存放保管更加系统、更加科学，查找更加便利，也为更好地开发利用档案资源创造了条件。学校先后修订了各门类档案的归档范围，修订了学校档案管理制度21项。学校每学年都严格按标准，做好档案的收集、整理、编目、保管、编研和提供利用工作。实现了现代化技术设备与现代化管理手段的结合。

(作者单位：北京市第一五九中学100034)