档案安全管理浅析

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档案是单位在生产、经营、管理、科研等活动中形成的具有保存价值的不同载体的历史记录，是单位资产的重要组成部分，是维护单位经济利益，合法权益和历史面貌的重要凭证，是不可再生资源。因此，档案的安全保管是档案工作最基本的任务。尤其是近些年自然灾害频发，大量档案被掩埋在废墟之中，损毁严重、无法弥补。档案安全管理已经迫在眉睫、刻不容缓，必须引起高度重视。笔者试从档案安全管理入手谈一些粗浅的认识。

一、档案安全管理的内涵

档案安全管理是确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障和制度保障，档案馆建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置、档案信息安全管理和档案合理开放利用控制等档案安全的各个环节。基础设施是硬件，制度规范是软件。档案安全管理包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限，这一层面尤为重要，它不仅涉及到现有档案的安全，也涉及到今后档案征集、保管、利用的各个方面，是一项更具全局意义和历史意义的工作。

二、档案安全保密工作现状

1.思想上的弱视。一些单位的领导和工作人员档案安全保密意识淡薄，认为只要按照国家的相关法律规定管理档案，就能杜绝档案信息泄密，放松了对安全隐患的警惕。

2.基础设施落后。目前，在通信和计算机网络泄密隐患很多：一是信息与网络安全的防护能力较弱；二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造；三是网络管理滞后，保密技术防范设施落后。

3.法律法规滞后。我国关于档案保密方面的法律法规体系还不健全，档案保密工作欠缺法律规定，计算机的管理规定落后于现代计算机和网络的发展。

三、如何做好档案管理工作

1.加强档案管理专业技能培训。对全体档案工作者进行信息安全素质教育。无论是新入的人员或是已经从业多年的老档案管理者都应根据掌握的档案管理知识的不同进行相关培训。档案工作者的工作岗位、职责和承担的任务不相同，进行培训时应当对档案工作者区别对待，从培训的时间、内容、考核等多方面体现出培训差异。档案工作者在掌握了信息安全技术后，应当明确自己承担的社会责任和义务，遵守国家的相关法律法规，自觉抵制违法行为，尊重他人的知识产权和个人隐私，合理地使用信息安全技术，提高信息档案管理质量。

2.建立健全档案利用安全规章制度。各级档案部门要根据形势下档案工作的新特点，对现有规章制度进行认真清理，对档案借阅、保密、查询、登记等制度进行认真梳理、补充和完善；建立健全档案保管、利用、保护、保密等方面的规章制度；严格档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记和及时归卷的程序；建立档案、人员出入库登记制度等；对规章制度执行情况加强督促和检查，并进行定期考核，确保各项规章制度落实到实处。

3.利用现代化技术，做好档案原件的保护工作。档案利用工作应本着科学、规范、高效的原则，充分利用计算机管理和刻录、扫描、复制等现代化技术手段，提高档案的检索速度，减少对档案原件的利用次数，最大限度的延长档案的寿命。因此，实行档案信息数字化是保护好档案原件的有效办法，尽管数字化信息档案和纸质档案载体不同，但他们记录的信息并没有本质的差别，它能代替纸质档案提供利用而避免纸质档案反复利用被损。档案信息数字化即可以大幅度降低档案管理难度，提高档案检索的速度和效率，又有效保护了具有原始性的纸质档案。

4.正确处理好档案利用与保密的关系，众所周知，档案中有部分档案为机密档案，各级档案部门应处理好档案利用与保密的关系，制定相关规章制度，明确规定机密文件的控密时间，降密时间和解密时间，确保档案信息安全，同时，要严格执行国家有关档案开放的法律法规，做好档案鉴定工作，科学、准确的判定档案开放与控制使用范围。凡是有利于党、国家、民族、人民利益的档案，都应该积极、尽早和最大限度的加以开放利用；凡是不利于开放利用的档案，都要毫不犹豫的加以控制，确保档案中的国家秘密不被泄露，国家利益不受损害。

档案是党和国家的宝贵财富。要让每个档案工作者感觉到自己的岗位无尚光荣，让每个档案人员都能为档案事业的全面、协调、持续发展贡献力量，这是以人为本构建和谐的关键和目的所在，是建设档案工作安全管理的重要基础。