档案管理理论对档案数据库建设的影响分析

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【摘 要】在电子信息技术广泛应用的当今时代，档案管理工作也在不断引用先进的科技手段来提高档案管理水平，档案数据库的建立大大减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的工作效率，而档案数据库的建设又需要一定的档案管理理论的支持，因此，充分了解现有的档案管理理论，对于档案数据库的建设有着重要的意义。以下本文就分析了档案管理理论对档案数据库建设的影响。

【关键字】档案工作；管理理论；数据库；计算机

信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。

一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性

档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。

二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。

全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

随着社会科技的进步，电子文件逐渐成为当前人们应用最为广泛的档案保存方式。电子文件的信息记录具有更强的多样性和全面性，保持电子文件的真实完整是未来档案数据库工作中的重要内容。而要想使档案数据库在电子文件管理环境中发挥良好的作用，则需要电子文件管理理论提供支持。为确保档案数据库中电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。

六、结语

档案数据库的建设对于实现现代档案管理模式有着重要的意义，在建设档案数据库时，要结合相关的档案管理理论，把握档案数据库建设的方向以及方法，并根据不断采用新科技而形成的档案信息进行全新的数据库建设，以适用时代的需求，使档案管理工作能够更好的为现代社会发展服务。