高校科研经费管理问题与对策
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［提要］近年来，随着高等教育事业的快速发展，高校承担的科研项目和筹措的科研经费大幅度增长，然而在科研经费管理过程中仍然存在一些不容忽视的问题。本文分析高校科研经费管理存在的问题，阐述高校科研经费全面审计构建的必要性，并提出加强高校科研经费管理的对策。
关键词：高校；科研经费；管理
中图分类号：F23文献标识码：A
原标题：审计视角下高校科研经费管理存在的问题及对策研究
收录日期：2014年4月17日
当前，高等学校的科研能力已成为评价高校综合实力和师资队伍水平的重要标志之一。为提高竞争力，各高校都增加科研投入，鼓励教师积极申报课题、争取科研经费。伴随着科研活动的活跃，科研经费已成为高校资金的重要组成部分。本文在分析高校科研经费管理存在问题的基础上，阐述高校科研经费全面审计构建的必要性，提出加强高校科研经费管理的措施。
一、高校科研经费管理存在的问题
（一）缺乏科学有效的科研经费管理制度。表现为高校在科研经费管理制度的不统一。由于目前高校科研资金管理制度正处于不断变化的过程当中，同时科研体制也在不断改革，不同渠道来源的科研经费在其管理方法上也存在一定的不同，同时对资金所进行的核算也是不同的。国家对纵向科研经费有明确的管理办法，对资助单位也有明确要求；横向科研是由合作单位资助研究的项目，有些资助单位对经费使用约束不严。目前，我国教育主管部门以及财务主管部门还没有针对科研经费管理和资金核算问题制定出一个统一的、宏观指导性较强的管理制度，因此在实际的高校科研资金管理过程中，都是参照教育事业的财务制度来进行的。由于财务制度和科研经费管理制度上的不统一，这不仅无法起到良好的经费管理效果，同时也会对于财务管理工作造成一定的矛盾。
（二）科研经费实际支出与预算差距较大。由于科研人员在科研项目立项时对经费支出没有进行客观估算和分析，对预算科目内容不清晰，没有进行正确的经费测算。科学的编制预算，因此预算不能全面地反映经费的支出情况。而财务部门没有参与经费预算的讨论，使预算存在较大的片面性。在工作中财务部门只有在经费划拨到单位时才知道经费总额，对科研项目的预算支出内容往往不清楚，不了解项目的进行程度，无法将经费的使用进度与项目的执行进度结合起来进行控制管理，致使科研经费的支出不能按项目申报时的预算进行使用，使科研项目财务支出数与预算支出数存在较大的差异。
（三）科研项目结题不结账。所谓科研项目“结题不结账”是指科研项目完成且已通过项目下达单位的验收评估，但在项目财务支出中不作结账处理，结余资金仍按照在研项目进行管理的现象。结题不结账的问题，在全国高校范围内普遍存在。由于高校对科研项目结题后管理工作不够重视，科研项目完成后，财务账面上一直保留着余额没有结算，这部分结余资金得不到充分利用；同时，经费一直挂在账上，还会造成年终高校未完成科研项目经费的大量沉淀，使会计报表数据不准确，不能如实地反映学校的财务状况。中华人民共和国审计署审计结果公告（2006年第1号）公布的针对18所部属高校进行的财务收支审计发现，在13所高校中将近1.73万个科研课题没有按照规定结账，其资金累积达到3.69亿元，导致了大量的账面资金被闲置，同时在使用上的随意性较大，这都给科研项目管理以及财务核算增加了不小的难度。
（四）财务监督和审计监督不到位。在科研经费日常的核算过程中，一是存在着财务监督不到位的现象。财务部门只能控制每个项目的总经费不超支，无法将每个项目的经费按预算指标进行细化预算控制。在实际核算中只对票据的合法性、合规性进行会计审核，无法对经费使用的正确性、合理性和相关性进行有效的监督，这也造成了科研经费支出结构的不合理。据新华网报道山东省2006年度审计报告公布对10所高校科研经费使用情况的审计发现，直接用于课题研究的费用开支仅占40.5%，其他的都被用作管理费用、人员经费、招待费，甚至本应由科研人员个人承担的家庭电话费、交通费、学费、私家车的汽油费、保险费和维修费也从中列支；二是存在内部审计部门监督不到位的现象。高校的内部审计部门有的没有对科研经费开展审计，有的也只是在科研项目结题书上签字盖章。对科研经费的管理及监督未能做到在事前及事中进行，未能及时发现经费开支的漏洞，更缺少对科研经费的效益分析。
二、高校科研经费全面审计构建的必要性
科研经费从划拨使用到课题结束结余可以划分为科研立项、预算编制、经费使用核算和项目决算评估四个阶段。在科研经费内部审计中，应树立全过程、多内容的审计思想，实行“事前控制”、“事中监督”、“事后评价”，形成对科研经费的全过程审计―科研立项与经费预算的事前审计，经费使用及核算的事中审计，项目决算及评估的事后审计，以确保内部审计充分发挥作用，取得良好效果。
（一）以立项和预算审计加强事前控制。对于以事前内部控制审计为主的科研经费审计，应当从科研项目立项审计和经费预算审计入手，努力创造良好的科研环境，鼓励科技创新，在立项和经费预算上把关，增强学校与科研人员在科研经费使用与管理方面的风险意识。同时，考察相关制度建立健全情况，从科研项目立项、合同管理、经费使用与审批、课题结题等方面规范流程管理，建立健全课题组负责制、科研经费责任追究制度、科研经费沟通与协调机制等等，使日常工作有章可循。最后，考察部门间相互协调情况，有效的内部控制应当使科研主管部门、财务管理部门、资产管理部门等科研经费管理相关部门相互协调，加大监管，从单向管理转为全方位立体管理。
（二）以财务收支审计强调事中监督。科研经费事中审计最主要的是审查经费的合理使用，所以强调财务收支审计是加强事中监督的最有效手段。其主要内容是审查财务收支合法性和经费会计核算情况，主要内容包括审查各项开支是否规范，成本核算是否真实合理、全面完整，是否专款专用，需分摊的经费是否在相关项目中进行合理分摊，以及经费结余情况等。在审计中应充分运用信息化平台与技术，对科研经费的核算管理进行实时监控，督促科研经费的使用与管理严格执行“收支两条线”的规定，使科研经费的财务收支情况合法、合规，保证科研经费落在实处。当然，在事中审计中还要配合相关内控制度的建立及执行情况审计、经费预算执行情况审计、科研经济合同管理情况审计、固定资产与无形资产的管理情况审计等，全面提高审计效果和监督力度。
（三）以经费效益审计做足事后评价。高校科研经费管理中普遍存在“重管理、轻效益”的现象。高校对科研项目普遍实行“课题制”管理，这种管理模式赋予了项目负责人支配课题经费及相关资源的自。而高校作为项目依托单位，则负责项目管理、会计核算以及财务监督等职责。内部审计作为高校的监督部门，在科研项目管理和资金使用的过程中要发挥重要作用，除了监督职能外，内部审计部门还应该通过为课题组提供专业意见和建议，达到促进项目科学高效管理，提高项目资金使用效益内部审计机构应当充分发挥内审管理服务职能，积极探索建立科研项目经济效益的审计评价体系，加强高校科研经费的效益审计。在对效益审计明确、细化基础上，建立一套对科研管理全面评价的标准体系，采取定量分析与定性分析相结合的方式，及时对科研成果的转化及投资回报情况进行实时追踪考核。可采取“项目收益法”和“项目比较法”，对项目的收益进行分析，对产生的效益进行准确的核算；或与同类项目的效益进行对比，分析审计项目存在的问题，并提出审计意见和建议，提高科研项目的经济效益，促进科研成果转化和知识产权管理。同时，建立相应的责任追究制度，对于项目的成果转化率较低、经费使用效率差，造成资源严重浪费，影响了其应有的经济效益和社会效益的项目建立相应的惩罚机制。
三、基于审计视角的科研经费管理对策
在科研经费管理过程中，应当从全局角度出发，构建一套系统的管理模式。具体而言：科研经费审计应当涵盖科研经费自始至终全过程；由国家审计、内部审计和社会机构的委托审计相互支撑；既包含传统意义上的财务收支审计，还包括绩效审计、预决算审计以及责任审计等多项审计内容，建立全过程、全体系、全方位的科研经费管理体制。笔者认为，应当进一步加强高校科研经费管理，明确经济责任，提高项目经费管理水平和资金使用效益，确保科研工作健康持续发展。
（一）科研立项高度透明，科学合理。上至国家，下至高校自研项目，科研项目从立项开始就应该经过可行性论证，力保提出的项目符合实际科技需要又能避免各部门重复建设。必要时可实行公开招标或者举行立项听证，对项目分布和经费分配严格把关，从源头上堵塞漏洞，以事前控制确保项目绩效，同时对选择的项目负责人可以签订“科研合同”，必要时可以将经费使用情况进行公示，接受公众和审计监督，其研究结果可作为考评和下次科研经费申请的信用指数，对下次申请课题研究产生影响。
高校应从思想上切实重视科研经费的管理工作，结合本校科研经费管理的现状，明确科研管理部门、财务部门、科研项目负责人在科研经费使用过程中的职责和权限，建立健全科研经费管理责任制。针对科研经费预算编制、科研经费管理过程控制等问题，明确科研经费开支范围、开支标准和经费审批权限；明确科研项目结题时间和结余经费分配比例和奖励办法。对弄虚作假、挤占、挪用科研经费等违反财经纪律的行为，按照国家有关规定对相关责任人进行处罚。通过建立系统、完善、可操作的高校科研经费管理制度，使科研管理部门、财务部门及科研人员做到有章可循、有法可依。同时，科研和财务部门可通过讲座、网站、答疑等方式，加强对科研经费管理制度、财经法规的宣传，提高科研人员自觉、合法使用科研经费的意识，做到自觉遵守财务制度，以正确的价值理念，合理、合法地使用科研经费。
（二）科研预算管理规范，明晰细化。强化科研经费全面预算管理，对经费预算编制、经费预算执行控制、预算调整、预算监督和预算考评实行全过程管理。应当使科研申请人明晰责任，经费申请获准后，科研项目经费预算纳入合同条款，成为科研经费审计的最终依据，内部审计和财务等部门在预算编制过程中应当参与，在各部门沟通协调基础之上尽量细化费用分配，将人员费用、差旅费用、学术交流费用等细项全部编入科研项目经费预算，在科研项目结题验收时作为衡量依据，不能出现过多的出入。这样，用科研预算管理加强对科研活动及资源分配的计划、组织、调控和分析，使资金、资源按照预定的计划运作，实现科研目标的有效管理。
由于高校科研经费涉及面广，高校科研部门、财务部门等相关部门应及时出台指导性的预算编制范本，使科研预算的编制有合法、合理的依据。在实行课题负责制的管理模式下，科研经费监管的核心是预算及其执行，科学的科研经费预算是规范科研经费合理使用的前提和依据。一方面科研人员应加强预算知识的学习，根据科研项目总体规划，经过充分的论证，提出预算方案；另一方面财务人员应积极介入到科研项目管理的全过程中来，参与预算的编制；财务人员应根据科研经费管理办法，与科研人员进行积极的沟通，对科研经费的预算进行全面的分析、论证，使科研项目的预算编制进一步科学化、合理化。另外，高校还应强化科研预算执行的严肃性，在项目执行过程中应严格按照批准的预算执行。加强预算的监督和控制，财务部门必须按照课题预算和财经法规对科研经费的每一笔支出严格检查，发现问题及时纠正，真正做到抓住预算，就能实现科研经费全过程监管。
（三）财务核算标准统一，体系健全。科研经费管理的重点是财务收支的正确性、合理性、经济性、有效性及其效果，以及财务收支活动的合法性、合规性等。应当依据国家和所在地区的相关规章制度制定并公布出适合的科研经费核算办法及相应细则，使财务人员在进行账务处理时有据可查，也使科研人员有所参考。在进行科研支出时严格遵守规定，将共同支出的费用在各个科研项目之间、科研与教学之间进行合理的成本分摊，严格执行预算，避免盲目采购，项目结题时做好经费结余的收尾工作，不出现违规行为，杜绝科研经费腐败的发生。
财务部门应加强科研经费的核算管理。直接经费主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、专家咨询费和其他支出等；间接费用主要包括承担项目任务的单位为项目研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗，有关管理费用的补助支出以及绩效支出等。在日常核算中以批复的项目预算为依据，分析判断各项支出是否真实、合理，是否与项目研究相关，是否符合相关经费管理办法的要求。尤其应注意以下情况：①“燃料动力费”应将科研项目的开支与非科研项目的开支区分开来，非科研项目开支不得挤占科研项目的经费；②项目组成员参加与项目研究相关的国内学术会议发生的费用，应列入“差旅费”支出，而不应列入“会议费”支出；③项目组成员参加国际学术会议发生的费用应列入“国际合作与交流费”支出，而不应列入差旅费或会议费支出；④“劳务费”是支付给无工资性收入的项目组成员，有工资性收入的课题参加人员不得发放劳务费；劳务费也不得用于项目研究过程中临时聘请的专家咨询费；⑤项目组举办咨询会发生的咨询费应在“专家咨询费”中列支，不应在会议费中重复列支，也不得支付给参与项目研究的相关工作人员；⑥劳务费、专家咨询费和管理费支出不得超出预算。
（四）部门及配套资源健全完备，密切协调。科研部门、财务部门、资产管理部门以及审计部门主动配合，紧密合作，实现对科研项目经费使用的全过程监督。健全配套设施，充分利用网络信息沟通平台，建立一个科研项目多维度管理的信息平台，做到信息无障碍交流，实时监控。在这一信息平台中，不仅可以对经费的收入支出快速查询，还可以对配套网络资源、仪器设备进行预约与管理，合理配置资源，避免设备重复购置，提高现有资源的利用效率及效果。
（五）审计监督机制完善，合法有效。完善科研经费管理的审计监督机制，充分发挥审计机构的监督管控作用，内部审计应贯穿整个科研项目全过程。包括前期项目立项、申报、经费预算、实施方案、合同制订等；中期费用预算执行、内控制度、费用开支范围等经济活动审计；项目完成后经费决算、合同执行情况审计以及科研经费管理效益审计等，全面衡量科研经费管理的真实性、合法性。努力提高内部审计人员业务素质，推行同行评审系统和委托社会中介机构进行审计，吸收外部优势，减少人为因素，在审计结果公开公正基础上，努力推行责任追究和问责制，实行监管制度化、规范化，真正做到全面的监督与服务，提高科研经费投入的管理使用效益和社会经济效益。
高校内部审计部门应积极探索开展对科研项目全过程跟踪审计，将审计关口前移，充分发挥审计事前、事中、监督与服务职能。在项目申报阶段要对经费预算、实施方案及合同等进行审计；在项目实施过程中要对费用预算执行、费用开支范围等经济活动进行审计；在项目完成后要对经费决算、合同执行情况进行审计。审查科研经费财务收支的真实性、合法性和相关性，成本计算是否正确，成本结构是否合理；根据项目计划、决算报表及其他资料分析研究，判断科研经费使用的效益性。在审计中及时纠正检查中发现的问题，加大对违规违纪问题的处罚力度，使科研经费监管制度化、规范化，真正做到全面监督，发挥过程控制、实时控制的优势，从而减少科研人员违规使用科研经费的行为，提高科研经费使用效益。
（六）加强结余经费的管理。结题不结账，是高校科研经费管理中存在的主要问题之一。针对此问题，高校应根据自身的实际情况，结合国家有关财务规章制度和财政部结余资金管理的有关规定，制定出校内科研经费结账管理办法，明确课题结账的时间和结余经费的用途。科研项目结束或通过验收后，学校科研管理部门应及时通知财务部门已结题课题的相关信息。项目负责人应在结题后规定时间内根据学校制定的科研经费结账管理办法办理项目经费的财务决算工作。对无正当理由逾期不办理结账手续的科研项目，学校有权按照校内科研经费管理办法进行处置。总之，科研项目结余经费，不得长期挂账，不得用于发放奖金和福利性支出。
高校科研经费管理是一个复杂的系统工程，新时期下，我们应转变管理观念，开拓管理思路，积极探索新的管理体制和监督手段，实现科研经费管理的科学性、规范性，最大限度地发挥科研经费的使用效益，保证高校科研事业的可持续发展。
主要参考文献：
［1］马志宏.高校科研经费管理的全过程跟踪审计［J］.财会月刊，2012.10.
［2］宋瑛.完善高校科研经费管理的几点思考［J］.财经界，2012.3.
［3］朱秉男.加强高校科研经费管理的思考［J］.人民论坛，2011.3.