教学档案后保管时代的探析
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【摘 要】本文通过对“以知识管理和知识服务为战略目标的教学档案管理模式”的分析和思考，从档案资源建设、信息安全、知识产权保护、服务理念、团队建设五个方面入手，就教学档案管理如何适应需求变化，提供优质高效的知识服务提出了看法和设想。
随着知识经济的提出和社会信息化进程的推进，传统的教学档案管理及服务模式，正面临着巨大的变革和挑战，以新来源观、宏观鉴定论和知识服务为基本内容的档案后保管时代来临，如何提升教学档案服务工作，拓展和强化教学档案管理部门服务功能，为用户提供开放性、多样化、整体化、现代化的档案信息服务，满足用户不断变化的信息需求，成为新时期高校教学档案管理部门的重要使命。
1 客观理解新来源观、宏观鉴定论和知识服务
1.1 新来源观
电子时代档案中大量的电子文件产生，它们之间的相互关联虽然可以通过计算机程序的逻辑链接显示于电脑屏幕，但这种联系概念上的，虚拟的，按照文件形成机关（即来源）来整理档案的来源原则很难保证电子文件的真实性，档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义，来源不能仅指文件的形成机关，应该还包括其形成的目的，形成活动，过程，处理程序和职能范围等。
1.2 宏观鉴定论
宏观鉴定论认为档案鉴定要体现社会价值。鉴定方式和方法要从具体变为宏观、由复杂变为简洁。鉴定的执行时间从文件形成之后转向形成之时甚至形成之前，使鉴定方式和方法从滞后变为超前、由固定变为灵活机动。使鉴定不再依赖文件的实体，不再局限于内容标准，并且实现鉴定时间的前移，从而有利于满足信息流动、易变的电子文件的鉴定需要。
1.3 知识服务
知识服务是一种认识，是组织服务的观念。知识服务以用户目标为驱动，重视用户需求分析，通过信息的析取和重组来形成符合需要的知识产品，并能够对知识产品的质量进行评价，致力于帮助档案利用者找到或形成解决方案固有过程或固有内容的动态地和连续地组织服务。知识服务同时又是一种增值服务的服务，通过知识和专业能力为用户创造价值，通过显著提高用户知识应用和知识创新效率来实现价值。
2 主动出击，挖掘教学档案信息资源
2.1 信息征集的关注点
以往被动、固定的教学档案住处收集模式，已经不能满足多元化、多层次、多变量的需求，教学档案征集工作不能坐等移交，要主动融入、深入服务学校教学中心工作，关注形成文件的职能活动，在提高接收范围和征集门类的同时，注重信息与信息之间各种链接和组合。根据文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性，采用现场跟踪收集、介入式服务、培养兼职档案员、制度强制措施等不同手段充分挖掘有价值的档案，丰富教学档案内容。通过上下协调，保证收集渠道的畅通，要在建档初期有目的、有准备、规范性的利用现代化的手段全面、及时、准确地采集档案信息，着眼于教学档案的形成者及档案社会价值，紧紧围绕教学档案利用这个目的，抓好源头控制、顶端设计。
2.2 信息征集的风向标
教学档案知识服务的提升，取决于如何同步适应教学改革发展对档案信息资源的取向要求，国家对高等院校的评估指标体系体现国家对高等院校人才培养的具体要求和职能范围，教学档案资源建设要以各种教学评估的指标体系体、专项检查等作为教学档案建设的风向标，在组织和参与学院的各项教学评估和教学专项检查材料收集、整理和汇总工作的同时，对教学档案收集的内容做出相应的调整和充实，优化教学档案结构。除了接收高校现行行政机关、科研机构、教学管理等各职能部门需要保存的档案以外，重点扩大教学改革、学科建设、科学研究档案及其过程材料、效果分析材料及评价材料的收集。注重形成文件的职能活动，注意收集反映学校教学面貌重大变迁的多种载体档案，把有具有典型意义的事件、人物的档案作为收集对象。
3 全程管理，保障教学档案信息安全可靠
3.1 从管理层面考虑
教学档案信息在形成、处理、传输、存储、维护和利用等各个阶段都有可能受到安全威胁，而档案作为记录历史的凭证，保证其安全性和真实性是对档案管理最基本的要求。鉴于电子文件的易变性，电子文件管理要实行前端控制和全程管理，通过对每一项具体管理活动的实施过程进行监控，把有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都统一地、全过程地记录下来，保证文件的内容、结构和背景信息三个要素的齐全、可靠、完整。全程管理和前端控制要充分依靠电脑技术和网络技术同时，利用元数据对自然状态分散复杂的内容、结构和背景信息进行全程集成管理和前端控制。
3.2 从技术层面考虑
在教学档案管理系统的运行环境中需要从技术方面建立完善的防病毒体系。用防火墙、入侵检测技术和虚拟专用网络来保障基础设施和网络设备等硬件的无故障运行，及用户身份的合法性和操作的合理性；用身份认证技术、访问控制、数字水印技术等保障操作系统、应用软件和数据库系统的安全；对于保密的数据应采用物理隔离，不提供网上操作；建立灾难备份系统，利用异地备份避免地震、火灾等自然灾害对档案信息的破坏；对于网络环境中的档案信息采用数据加密、硬盘加密、文件加密等措施，包括建立网络化的病毒防范体系，及时更新升级病毒库，在工作站采用无盘工作站、防毒卡或防病毒软件，在服务器和工作站实行查毒扫描、检测、隔离、报警等。
4 改变理念，提供知识服务
4.1 显性知识和隐性知识的结合
我们不能简单地认为知识就是经过整理的信息，知识是一种有效的行动能力，是一种能增强组织应变和创新的能力，它的价值在于能引导正确的决策行动，这是人类特有的领域，是唯一属于人类的属性。教学档案知识管理、知识服务是档案后保管范式的核心和目的，教学档案要以为教学中心工作提知识服务为直接目标，通过对用户知识需求和问题所处环境的分析，向利用者提供经过智能化处理的符合用户需求的知识，是一种以利用者满意为目标的主动服务。教学档案管理者应将显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合，实现显性知识和隐性知识之问的循环转化，满足用户个性化的需求，为其解决问题提供有效的服务。
4.2 提供全方位的知识服务
教学档案管理要建立起积极的多层次的服务理念，面向教学、科研，面向教师、学生，面向社会。深层次上开发教学档案信息资源，将档案所载的零散的、不成系统的档案信息进行筛选、加工和提炼，生产出二次、三次文献的编研成品，向利用者提供准确、系统、密集、优质的档案信息，以节省利用者查找材料的时间和精力，使他们有更多的精力和时间投入到教学、科研和学习之中。要立起体现学院特色和学科优势的教学档案信息资源库，教学档案信息网上服务要突出功能性类目设置，全面规划教学档案的检索体系。便捷提供多种途径的检索：主题，类别、时间，标号等；提供不同服务层次的要求：专题、倾向、专业等；增设邮件、在线、格式、原件复印等各项服务。
5 提高职业素质，建设知识服务团队
5.1 团队成员素质保证
信息时代，教学档案管理不是被边缘化了，而是赋予了更为重要的历史使命。教学档案管理者作为知识服务的主导与核心，自身的素质直接影响知识服务的质量，档案工作者的服务能力、创新能力，要从他们的知识结构、工作能力、分析能力、思想观念等方面进行培养，教学档案工作者要具备熟练运用知识管理与开发的系统知识与实践技能，真正从档案用户需求出发，对馆藏档案资源进行知识挖掘与整合，探索档案馆知识服务的多种方式，提供智能、便捷的档案知识服务；必须具有先进的信息技术知识与操作技能，以适应信息时代教学档案工作信息化和知识化的需要。
5.2 明确目标及个体特长，发挥团队优势
后保管时代的教学档案管理要以知识服务来赢得关注和尊重，必须加强对人力资源有效开发、合理配置、充分利用和科学管理是提升教学档案知识服务的有效保障。必须加强现有教学档案管理人员的知识培训与开发，制定新的人才需求和引进计划，吸纳优秀的知识型人才，调整人员结构以适应知识服务对档案工作者素质技能的需要。必须改革教学档案管理现有的人事制度，在职位安排中将工作需要和个人意愿有机地结合起来，建立完善的竞争机制和发展机制，留住人才的同时使得优秀的知识型创新人才在教学档案管理工作中得以充分的发展和提高。必须建立起一支具有大局意识、协作精神和服务精神的高素质团队，利用每一个成员的知识和技能协同工作，解决问题，共同完成教学档案知识管理、知识服务的战备目标。
【参考文献】
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