关于把握好档案鉴定工作的探讨

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摘 要：档案作为城市建设和城市发展的重要资料，不仅是历史面貌的重要见证，更是城市改造和文物保护不可缺少的权威性凭证和基础资料。档案具有不可再生性，一旦销毁，无法挽救，因此，本人结合自身多年的档案工作实践经验，把握好档案归档鉴定和到期鉴定工作关尤为重要，档案人员一定要具备强烈的责任心和严谨的工作态度，熟练掌握档案鉴定标准和专业知识，确保档案资料的准确、完整、系统，充分发挥档案的服务利用价值。

关键词：档案；归档；鉴定

引 言

归档鉴定工作一般由档案部门或业务部门分管领导负责，专（兼）职档案员具体操作，即按照文件价值和归档范围在保证材料齐全的情况下，把文件分为归档和不归档两部分，在此基础上再依据制度的保管期限表划分各门类档案的保管期限，最终进行组卷归档保存。现实工作中，虽然各单位面临着档案日益增多和档案库存容量矛盾不断突出、档案管理困难增多、档案工作效益下降，但与鉴定失误造成“影响”相比，这些问题都不成问题，只有提高档案人员的档案意识，完善归档鉴定流程，做好档案到期鉴定工作，才能确保归档文件材料的真实、准确、完整和系统性。

1.做好档案鉴定工作的目的

一是为确保档案质量。许多档案质量存在的问题是由于归档鉴定时的疏忽而导致的。包括文件归档后因为缺少附件而影响使用，最为典型又时而发生的例子是归纳规章制度、技术标准等规范性文件时，只有主件而无附件，该类文件归档后由于内容不完整实际上已不具备利用价值。还有的文件字迹模糊或大片污损，造成阅读障碍甚至导致误读误解，严重的甚至导致单位一定的经济损失，或者是部门的合法权益受到影响。这些问题若在文件鉴定时没有发现或加以纠正，等到产生重大不良影响或造成严重后果是将是无法挽回的。

二是为精简室藏。有的档案人员责任心不够强，没有按照归档范围鉴定文件，将许多不需要归档的文件混入案卷之中，导致档案室库存激增，加大了档案的检索工作量和管理的难度。为便于合理控制文件归档范围，档案整理人员应明确单位文件的归档重点，杜绝无价值文件混入档案之中。

2.把握归档文件材料的准确性鉴定

档案资料在形式过程中，受到客观条件的限制或主观认识的干扰，有时不能全面反映历史知识，甚至夸大、缩小或歪曲事实，这在不同历史时期和不同工作领域都不同程度地存在。如统计数据的失准、档案图物不符等。这些失准的材料，也真实地反映了工作上的片面认识和失误，但显然与事实不符。档案工作者不可能也不允许改正档案材料的原件内容，但一定要有耐心和端正的态度，有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导各业务部门做好归档整理工作。

这个环节鉴定工作的重点之一是对归档文件材料的各种标识的准确性及其所承载的信息的准确性进行甄别评定，主要是对正文与底稿不相符、正本与副本不相符、基建图物不符、设备图物不符、签名盖章不符等诸多情况的检查。

3. 把握归档文件材料的完整性鉴定

归档文件材料齐全完整性不够，是长期存在的普遍问题。归档文件不完整主要表现在三个方面：一是归档材料门类不全。档案资料涉及的范围较广，文件资料类别比较多，除文书档案外，其他门类的档案尤其业务档案大都没有被完整收集归档。二是归档部门不全。一个单位内各部门的职能不同，产生文件材料的数量不一，不少单位除业务部门对档案资料归档工作不够重视，往往除收集形成的红头文件外，其他材料少或长时间没有归档。三是归档文件材料不完整。如文件缺附件、少底稿等，尤其是基建档案在这方面表现得更为突出，而且缺少的往往是核心内容和重要的部分。这要求档案工作者应对所需归档文件材料进行鉴别评价，并总结出经验教训，以便在业务指导和收集归档工作中采取必要措施，尽量减少此类现象。

文件齐全鉴定主要针对文件的归档范围，注意收集不同渠道产生的各门类应归档文件以及不同版本、不同载体应归档文件。例如合同协议的正本、副本是否齐全，会议发言稿以及会议通过的文件、议题等归档材料。同时，文件编号应当连续，注明空号、重号。文件完整鉴定主要是针对某一份具体的文件，要求每一份归档的发文具备正本与定稿两种文本，正文与附件齐全，文件中间无缺页，办理的收文应同领导批示或部门办理意见的文件处理单一并归档。

4. 把握归档文件材料质量和价值评定

归档文件质量是否良好，有无字迹模糊、自己过于浅淡而不易识别现象，归档文件纸张有无残缺、褶皱，纸张质量是否符合要求，文件有无污渍、霉斑孔洞等。这些都是归档鉴定中的重要工作内容。

目前对档案价值的评定一般用保管期限来表示，而保管期限所体现的价值只是相对价值。就某一份档案材料来讲，在此单位属永久而在彼单位可能是长期或短期。一份具体的档案材料应当有个社会的而不是个别单位的、全面的而不是单项的、历史的而不是阶段性的价值评定。档案保管的目的是维护本单位的历史面貌，满足本单位各项工作的查考需要。

5.规范归档工作程序，完善档案鉴定体系

第一，工作程序要规范化。档案鉴定工作制度化、程序化，建立完善的档案鉴定工作制度，把档案鉴定工作纳入日常工作程序。严把档案工作的每个环节。一是严把档案收集关。在文件材料的收集整理之时，将无保存价值的文件从源头上给予清除，使档案优化问题解决于萌芽之中。二是严把鉴定关。对到期或已过保管期限的档案进行重新鉴定。每年年初，档案负责人要根据室存各种档案的到期情况，确定需要鉴定的范围，逐卷、逐件进行清点，分批、分期进行鉴定。对需要延长保管期的案卷，在有关目录及案卷备考表中予以注明，继续保存；对应对当销毁的档案，编制“销毁清册”一式两份，按程序予以销毁。

第二，组织结构要科学化。档案鉴定工作要根据单位发展和变化，不断进行补充和改进，建立由单位分管领导、档案人员、专业技术人员三结合的鉴定小组，有组织、有计划、有步骤地定期开展档案鉴定工作。领导小组负责本单位档案鉴定及销毁的最终审定，具体工作由档案部门（或专职档案人员）和与档案内容有关的职能部门共同承担。依法成立档案鉴定机构、层层把关，杜绝出现档案鉴定工作由个别档案人员说了算的情况、确保档案鉴定工作的准确、无误、有效避免鉴定工作主观性、随意性过强。

第三，人员素质要专业化。鉴定人员在归档文件的鉴定过程中，要以本机关的职能活动为出发点来考虑问题，以文件是否能满足本机关单位日后查考利用需要为前提，保留反映本机关单位具有参考利用价值的文件，避免因鉴定失误造成一些具有历史价值的文件稀里糊涂地被送进碎纸机，其损失将是无法挽回的。因此档案人员一定要具备强烈的责任心和严谨的工作态度，熟练掌握档案鉴定标准和专业知识，用历史的、发展的、全面的观点来鉴别档案的价值。

6.结 语

做好档案鉴定工作，要过“两关”，完善归档鉴定关和到期鉴定关两个关键流程。档案文件资料在整理归档过程中，责任人要对具体某个事件、某项工程、某个设备、某项任务所产生和使用的文件材料的系统性，每一份文件材料页数、图幅及底稿的准确性进行鉴别确认，以确保归档文件材料的完整性。同时，做好到期档案的鉴定工作，转变思想观点，突出工作重点，集中主要精力保存最有价值的档案，树精品意识，建精品档案，使档案真正传承文明、记录历史、服务社会、造福人类的财富。

参考文献

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[3]. 王 中.浅谈水利科技档案管理[J]. 四川水利，2011（4）。