会计信息化下的企业内部控制问题探讨
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摘要:近年来,会计信息化在我国企业不断普及应用,已成为现代企业会计发展的必然趋势。信息化会计在极大提高了会计的信息处理速度的同时也给企业的内部控制带来了新的变化,出现了一系列新的问题,如何建立一个适应会计信息化发展的内部控制体系成为我国企业内部控制工作面临的一个新课题。
关键词:企业 会计信息化 内部控制
一、会计信息化对企业内部控制的影响
(一)会计信息化改变了内部控制的形式
会计信息化改变了企业会计核算的形式,对传统的会计核算方式进行了变革,原先的一些内部控制方式在会计信息化下不再使用,一部分是由于这些措施没有必要再实施,例如编制科目汇总表、凭证汇总表等,还有一部分内部控制的措施由信息化系统来完成,例如借贷平衡的建议、总账明细账的核对等,这部分由信息化系统来执行的内部控制具有不易被发现、难以纠正的特点。
(二)会计信息化转移了企业内部控制的重点
由于实行会计信息化之后,企业的会计核算工作由会计信息系统根据既定的程序来自动完成,财务人员从日常的繁琐的数据计算、登记各类账簿中解放出来,将工作的重点放在原始会计数据的收集、整理、审核、录入上,企业内部控制的重点由查漏纠错变为会计数据的分析。
(三)会计信息化扩大了内部控制的范围
会计信息化通过建立起一个包含企业整个运行体系的会计核算系统,对企业的采购、生产、销售、回款等环节进行及时的核算,在建立网络化的信息系统后企业的会计系统能够对企业资源的运行状况进行实时的动态反映,从而将内部控制的范围扩大到整个企业,实现了企业内部控制的全程性。
(四)会计信息化下的授权审批程序发生了变化
授权审批制度是企业内部控制的重要措施,在会计信息化下,这一措施仍然发挥着重要作用,但是授权审批的程序却发生了改变,许多原来的业务审批、人员签章环节在信息系统自动完成的情况下变得不再适用,授权与审批一是体现在在原始单据的整理阶段,二是体现在对会计信息系统的人员职权设置方面。
二、企业在推行会计信息化后企业内部控制存在的主要问题
(一)会计信息的操作不够规范
会计信息化对企业的操作规范性提出了更高的要求,一旦在数据的录入阶段发生错误会引起下面多有环节的错误,在发现输出结果异常的情况下要反过头来查找错误的根源需要大量的工作,而且在存在多个错误的情况下,要发现错误所在就更加困难,这种情况在批量处理业务时更为突出。为了避免数据被任意修改,很多财务软件都设定在数据入账后不能再对原始数据、原始单据进行修改、删减的操作,一方面要查出这些错误的难度很大,而且在找出原因之后需要通过增加新的单据来修正。目前我国企业会计人员在对会计信息系统的应用方面还不熟练,对会计信息数据的整理和处理过程不规范,影响了会计信息的准确性、完整性。
(二)企业对会计信息化下的系统风险缺乏控制
一是信息化软件系统的风险。当前我国企业所采用的信息化软件多由专门的软件公司为其开发,财务软件系统内部衔接性比较差,数据的兼容性、安全保密性不强,企业对信息化系统本身缺乏进行开发和技术维护的能力,一旦数据被窃取、修改或者系统程序发生损坏就会导致整个会计信息系统的瘫痪,给企业造成的损失将不可估量。
二是由于企业在采用会计信息化系统之后,没有重新进行岗位职能设置,在减少会计人员的同时一些实质上不相容的职能出现了一人担任的情况,导致组织机构、岗位之间相互制约、相互监督的控制机制失效,加上存储于计算机上的数据在安全保密性不好的情况下很容易被认为修改,而且这种修改没有明显的痕迹,如果未经授权的人员获知密码就可以对重要的数据进行复制、伪造、删减等操作,加大了信息化会计系统的内部控制的难度,使一些财务舞弊行为更隐蔽。
三、完善信息化环境下企业内部控制的对策
(一)强化会计信息系统开发与使用的控制
会计信息系统的开发包括会计信息系统的可行性研究、资本预算与评估、系统分析、系统设计、系统实施、系统更新于改进等工作,这一系列的工作都是与系统本身有着密切联系的,涉及到的内部控制问题主要有以下几个方面:
1.保证会计信息系统的可应用性
会计信息系统的开发对于一般企业而言不具备自行开发研制的能力,更多的是由软件企业来为企业设计,或者由企业购买已有的系统软件,因此,企业首先要做好前期的分析评估工作,已为会计信息系统的设计提供详细的资料,保证开发出来的系统具有很好的可操作性。
2.培养称职的操作人员
虽然每一套会计信息系统软件具有类似的功能,但在一些细节方面还是有很多差异的,这些细小的环节对企业会计核算而言是非常关键的,企业要强化会计信息系统的内部控制,必须要配备合适的操作人员,了解整个会计信息系统的运行特点,做好整个系统和关键环节的控制。为此,企业必须不断加强财务人员的在职培训,提高企业会计人员的会计专业知识和计算机网络应用能力,以适应会计信息系统实施人际交互控制的客观要求。
会计信息系统操作人员的培训在整个系统开发阶段就应当开始,提高操作人员对系统的认识和了解,明白整个系统运行的原理和过程。在系统开发完成后,要对有关人员进行系统的操作培训,了解系统内部控制方面的程序,掌握基本的系统维护和升级的方法,保证系统运行的安全性。
3.做好系统的修改控制
会计信息系统在投入使用之后,由于企业经营环境以及经营状况的变化,客观上要求企业要根据需要对系统进行必要的修改,此外,信息系统在运行一段时间后也会出现一些需要的地方,如何对会计信息系统进行修改和维护是一个非常重要的内容。会计信息系统的修改必须经过管理部门的批准,要由专门人员进行技术指导,会计信息系统的操作人员不能参与相关的修改,而是由专门负责软件修改事项的人员来进行,要做好有关的记录,详细报告进行系统修改的原因和过程。
(二)加强会计信息化下的组织和人员控制
1.会计信息化下的组织机构设置
会计信息化下更应该加强组织控制,通过岗位设置与权责的划分保证不相容职责的分离,建立起一套相互牵制、相互监督的机制,保障会计信息的真实、可靠,避免会计串通舞弊行为发生的可能性。企业在实施会计信息化之后要对原有的组织结构进行调整,按照会计业务的流程设置数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等工作组;同时按照职责设置计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位,保证组织结构设置的精简、合理。
2.合理设置各个岗位的权限与职责
在合理设置企业会计信息系统的组织结构之后,要对各个岗位的业务活动范围、性质进行分析,确定各个岗位的权限与责任,保证各个岗位的权限与责任向适应,同时避免岗位权限设置不合理,出现某个岗位或部门完全控制某项业务的情况。在进行会计信息系统权限设置时要保证将系统的开发与维护与系统操作、数据维护与审核、数据录入与记账等职务的分离,构建一个新的内部控制权责体系。
3.加强会计信息化下的档案管理
会计信息化下的会计档案与传统的纸质档案有很多差异,企业应指定档案管理负责人,建立完善的档案管理制度,完善档案资料的审阅、借用工作,加强档案的管理。做好所有档案的备份,保证出现意外情况导致电子档案丢失后能及时采取应急措施恢复相关数据。
(三)会计信息系统的操作控制
企业应设置会计信息系统的专用服务器,其他会计人员通过电脑终端可以进行相关的操作。在设置各个岗位人员的操作权限后,每一名工作人员都只能做权限范围内的操作事项。会计人员在进行相关的操作时应严格按照会计处理流程进行,并建立操作日志制度,记录操作时间、操作人员和内容的记录,这些内容可以通过与系统内的操作日记进行核对来考察日常手工操作日志是否真实。按照企业会计信息系统操作的内容可以将这一阶段的内部控制分为以下几个方面:
1.业务发生控制
业务发生之后,要通过会计信息系统软件的有关控制程序对业务活动的合理性、合法性进行检查和控制,检查业务活动的原始凭证是否完整和正确、有关字符代码的使用是否规范、操作口令是否正确、业务活动的涉及的价格和数量是否准确等。
2.数据的录入控制
企业应建立录入数据控制程序,所有的录入数据必须经过审核,录入人员必须有有关部门的的授权,在数据录入后要对数据进行校验。
3.数据处理和输出控制
输出数据控制一是要保证输出操作的授权,要有经过授权的人员进行数据的输出。二是要对输出结果进行分析,及时发现可能存在的错误,检查的内容包括数字,字段、记录的长度,代码和数值有效范围,记录总数等。在核实无误后,通过标准化的报告将数据结果传送到使用部门。
参考文献:
[1]陈俊,王曙光.企业内部控制体系的构建――基于对COSO和COCO内部控制体系的整合性探析[J].审计与经济研究,2008,(03):P14-17
[2]艾文国,王亚鸣.企业会计信息化内部控制问题研究[J].中国管理信息化,2008,(15):P15-17.
(作者单位:葛洲坝集团第六工程有限公司财务部)