浅议医院药品应付账款管理
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摘要：由于现在许多医院都充分利用买方市场的优势，规定在供货公司的药品、化学试剂送到医院药库4个月后才付款，此举大大缓减医院的资金周转的困难，但是这种方法增加了医院的流动负债，增加了应付账款核算的工作量。本文针对医院药剂科在药品和化学试剂的采购过程中形成的应付账款的核算和监督方面存在的一些问题，提出了一些措施建议。
关键词：医院；药品；应付账款；核算；监督
医院应付账款是医院购买药品、化学试剂等材料暂未付款而欠供应商的账项，即供应商允许医院在购货后一定时期内支付货款的一种形式。供应商利用这种方式促销，而对医院来说延期付款则等于向供应商借用资金购进商品，可以满足短期的资金需要。随着医院应付账款金额的不断增加，怎样在保证医院正常周转的情况下，进行合理的负债，加强应付账款的核算与监督，成为财务人员面临的新的挑战。
一、医院药品应付账款管理中存在的主要问题
由于医院规定药品供应商和化学试剂供应商将药品、化学试剂送到药剂科库房，4个月后，在货物用完的情况下才能支付货款，从而形成了大量的应付账款。由于应付账款的大量存在，使得医院对应付账款的管理一旦放松，便产生这样那样的问题。具体表现在：
1.货已到药库，没有开具正式发票，不入库直接发放出库
药品已经送到药库，由于多种原因，对方供应商没有及时开具正规发票。但是，临床又急需使用该药品，于是药库收到药品、化学试剂后不入库，不计入应付账款，直接就先将药品发放到药房，供临床使用，从而出现了药品库存为负数，这种不正常的现象。
2.药库人员不拒绝供应商不按照药剂科计划数多送的药品
医院药剂科一般付款给供应商都是整月货款支付，此方法有利有弊，利是账目清楚，弊是供应商知道这一特征后，在一个月结账的前几天，供应商会提前送货，不按计划数供货，想提前一个月回款。这样，付款时资金流出量就会大大增加，不利于医院财务资金的周转，降低了医院资金的周转率。
3.采购人员和药库工作人员应付账款管理意识不强
结算日前，药剂科药库的药剂人员由于没有应付账款管理的意识。仍然大量生成采购计划，以便减少多次的重复劳动，从而产生了高库存、低周转的现象，或者，为了帮助药品推销商完成其工作量的需要，积压库存，制造大采购计划数，从而使应付账款数额大幅增加。
4.应付账款支付时未经药剂科的财务人员审核
在给供应商付款时，在单据不全时，也能提前支付，但不冲减应付账款账面数，形成实际应付账款数与实际欠款金额不符，不利于领导统筹安排资金。
5.供应商信息维护不及时
由于供应商非常多，经常挂账与冲账，将A供应商的应付账款挂到B供应商的账户下，使账目核对产生了很大的困难。
二、医院药品应付账款管理的改进方法
1.认真执行“货到票到”制度
采购人员与供应商签订购货合同时，规定货到发票到，减少人为的货到发票不及时到的现象。例如，规定货到但是发票未到，视同药品、化学试剂未到。如是临床急需药品，由药库人员根据实际药品入库情况，填写“临时入库单”，注明药品名称、规格、单位、数量、生产批号、有效期、供货单位，由采购人员按照上次采购单价，进行临时入库处理，等到正式发票来时，再冲回，并且规定不得超过一个星期。
2.严格控制药品计划采购并入库，会计审核确认应付账款
药品由供应商送到医院药剂科后，由药库人员履行验货手续并签字，然后将发票交给采购人员，录入HIS系统，最后，再由财务人员审核发票，加强复核，监督其入库的供货单位、数量、金额是否正确，防止错误录入或重复入账，确认正确后，才能正式记入应付账款。对于供应商未按采购计划数私自提前送货的，不予录入医院HIS系统，一律不增加其公司的药品应付账款数，从而杜绝供应商的不正当行为。
3.加强药库人员和采购人员的素质和应付账款管理观念
由药库人员按照HIS系统设定的药品上下限，自动生成一个星期内需要的数量的计划单，在保证临床供应的前提下，尽量减少采购数量，达到“合理库存、高供应率、高速周转”的目的，制定库存周转率的控制指标，杜绝月末结账前的异常大数量的采购计划和人情计划的产生，引导药品采购人员以临床需求为导向进行采购。形成药库人员生成计划，采购人员调整计划数，财务人员审核，药剂科科长批准执行的一套互相监督的流程，更好地控制库存，以便减少应付账款的不必要增加。
4.加强财务人员对应付账款的管理和监督
（1）加强应付账款信息管理
药剂科对供应商提供的“三证一照”，即“药品经营许可证、药品生产企业许可证、GMP证书和营业执照”进行严格审核后，建立详细的供货单位信息表。供应商如果单位名称、开户银行、银行账号、供应商地址、联系人等内容发生变动时，必须要求供应商提供新的三证一照，药剂科及时更改以上信息，以防止财务人员记录应付账款时记串账户，增加核对应付账款和调整账户的工作量。
（2）加强付款结算流程的管理
规定每月固定日期为付款结算日，药剂科每次支付药品、化学试剂款项时，必须经药库药剂人员核对发票与送货单、入库单是否一致，并签字后转给药库财务人员审核，对应月份的应付账款金额无误后，送给院领导审批后才能付款。款项必须通过网上银行支付或转账支票支付，不得开具现金支票给个人，确保款项付至供货单位预留的账户与开户银行。如果供货单位要求委托付款，一定要有书面委托函，并由法人代表签字盖章及供货单位盖章确认。对于开具的应付票据，及时通知供货单位，并要求供货单位业务员在票据存根联亲自签字后取走，以确保资金安全。利用EXCEL表建立应付账款工作簿，每月结账后更新一次。付款结算时在应付账款工作簿上进行记录，实时反映每次付款金额和未付款余额，这样既可防止多付和串记也可清晰反映每月进货的结算进度，使应付账款的结算与勾销同步进行。
（3）加强与供货单位的应付账款的对账工作
为了减轻与各供货单位核对账务的工作量，平时工作就要做细致，付款时，对每月付款明细账标注上付款日期，给需要付款明细账的收款单位提供明细对账单，明细对账单上有入库日期、发票日期、付款日期、发票号码、药品名称、规格、单位、生产厂商、数量、进价单价、金额、生产批号等内容。对于业务量大的供货公司要求每个季度进行账务核对，业务量较小的供货单位要求半年进行一次应付账款的账务核对，以便及时发现差错，进行调整，确保应付账款的准确性。
三、结语
应付账款是医院的一项短期负债，因为金额大、风险小、无利息的优点，利用应付账款形成的资金可以解决医院的短期资金需要，但是，也应该考虑到医院的信用，不能盲目增加应付账款数额。加强对医院应付账款的管理，可以准确地为领导提供各种财务分析结果，便于合理调配医院资金，加速医院资金的周转。
参考文献：
[1]中国注册会计师协会.财务成本管理 [M].北京：中国财政经济出版社，2011：403.
[2]谭海菁：医院应付账款的全方位管理 [J].现代医院，2011，（11）：137-138.