浅析信息系统项目管理中的沟通管理
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[摘 要]随着我国信息技术不断进步，信息系统项目管理得到了极大程度地发展，并在众多大型项目建设上日益广泛地应用。由于大型项目建设中所涉及人员、技术以及材料设备等众多，因而要想确保其高效率与高质量的建设做好沟通管理就显得至关重要。为此，本文重点围绕于信息系统项目管理中的沟通管理进行探究，以供广大同行参考。
[关键词]信息系统；项目管理；沟通计划；反馈机制
中图分类号：TP311.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）17-0113-01
一、信息系统项目管理的沟通管理含义及其特征
加强项目的沟通管理在信息系统中非常重要，沟通渠道是否顺畅，沟通结果是否有效直接关系到项目的成败。影响项目成功的三个主要因素，即用户参与、高层支持、清晰的需求，都依赖于拥有良好的沟通技能。项目沟通管理主要包括沟通规划、信息、绩效报告、以及干系人管理等过程。通过建立良好的沟通机制能够给项目管理带来的不仅仅是信息的顺畅流动，更能为项目领导层的决策与执行力提供最为基本的保障。
（1）信息系统项目管理的沟通管理含义
一般情况下，信息系统项目的沟通管理主要包括编制沟通计划、分发信息、绩效管理以及干系人管理这几个过程。其中这几个过程是不可分割、相辅相成的。沟通管理目的在于确保相关项目信息能够快速、及时的收集、提取、储存、传播以及最终处置，从而确保信息系统信息的通畅。这里说的信息通常不单单指的是自上而下的通畅，而且还应确保做到自下而上的畅通，确保每次发送信息均有所反馈，对反馈的信息的再反馈等，以构建一个良好、畅通的信息沟通氛围。
（2）信息系统项目沟通管理的特征
结合笔者实践来看，信息系统项目沟通管理主要存在复杂性与系统性两方面特征。其中，复杂性主要是因为大部分公司与人员均与各个大型信息系统项目的建立息息相关，所以这也决定了其有关项目干系人员存在一定的复杂性。此外，系统性主要是因为信息系统项目涉及较多的部门与人员，且情况复杂多变。因此，沟通管理应当着眼于全体利益，并采用系统化的方法与思想，来进行系统、全面的管理。
二、信息系统项目管理中的沟通管理意义
大型项目建设中所涉及人员、技术以及材料设备等众多，因而要想确保信息系统项目管理得以科学合理地组织、指挥以及协调控制，沟通管理应用具有极其重要的意义，这主要体现在三个方面：
第一，对信息系统项目管理来说，沟通管理是其决策与计划制定执行的基础；
第二，沟通管理是大型项目建设中组织与控制管理实施的必要手段；
第三，沟通管理地应用是保障大型项目建设得以高效率、高质量完成的重要依托。
三、信息系统项目管理中的沟通管理
由上文所述我们可以得知，信息系统项目管理中的沟通管理主要有编制沟通计划、分发信息、绩效管理以及干系人管理这四方面，对此笔者将逐一对它们进行论述。
（1）信息系统项目沟通计划编制
结合实践来看，由于项目中涉及到的干系人对项目的期望和项目结果的关注度不同，这就需要我们首先针对项目干系人进行分类，针对不同的分类人员，设置各自的沟通计划。沟通计划编制是信息系统项目沟通管理首要环节，其具有两方面作用：首先，编制沟通计划有助于满足项目干系人沟通需要。其次，通过严格依据信息项目沟通需要所编制而成的沟通计划是保障大型项目建设有效开展的重要支撑。根据笔者研究可知，由于大型项目建设中应用信息系统项目管理所涉及干系人以及信息众多，编制沟通计划的重点在如何准确辨别出重要干系人、信息需求以及采取何种方式将相关信息传达。因而在编制沟通计划中，笔者认为应当从两方面着手：首先，项目经理必须充分利用其诸如项目章程、管理计划以及说明书等文件资料作为编制基础。其次。在结合文件资料基础上利用项目干系人、分析沟通技术以及需求作为工具编制出一份科学合理的沟通管理计划，这其中应包含诸如内外干系人类别、信息需求情况以及传达方式等内容。
（2）信息的分发
信息主要针对项目沟通管理中涉及到的所有干系人，采用不同的方式尽心信息，定期定时进行项目信息分发的过程。要想充分发挥信息的作用就需要确保信息可以准确、及时的分发到需要该类信息的干系人上。除此之外，信息分发的过程还包括了对意外信息的需求的应对策略以及沟通管理计划的实施。在分发信息过程中，项目经理应当结合计划阶段制定好的沟通管理计划以及工作绩效信息来当作实施的参考依据。在此过程中，必须认真分析信息分发的方式与技术。通常情况下，沟通的方法主要包括了口头法与书面法、正式法与非正式法、横向法与纵向法、外部法与内部法等。主要用于系统的检索以及收集信息。此外，信息分发方法主要包括了电子邮件、书面分发、移动互联、项目管理软件以及项目会议等方法。主要用于对组织过程进行更新，并实现在最佳的时间内采用最为适合的方法来把合理的语言、合适信息发送到合适的人。
（3）绩效报告
绩效报告主要指的是将与项目相关的绩效信息收集并分发给项目干系人，主要目的是为了定时进行工作的汇报，与指定的进度、质量、范围等基准进行对比分析，找出项目管理中的实际进度与计划进度之间的偏差。针对项目中不同的干系人，绩效报告的方式也不同。通常需要完成以下两个步骤来利用信息资源来完成项目目标。第一，采用数种方式来将项目组的进度情况进行记录。如，预算与计划的完成、硬件采购的百分比、预订工作完成的百分比、工作完成情况等。第二，对项目实施情况进行合理预测，其通常是和成本计划、进度计划以及范围计划等结合研究。该阶段的输入主要包含了项目管理预测、计划、工作绩效信息、可交付物、已批准的变更请求等。
（4）项目干系人管理
项目干系人管理作为信息系统项目管理最后一个过程，同时也是出了难度最大的一个。结合实践来看，项目干系人员管理难点在于如何有效地估计其预期需求以及将具有相同方向的需求予以拟合发送，从而达到最大程度地满足项目干系人沟通需求。对此，笔者认为在项目干系人管理上应将沟通管理计划与项目管理技术充分运用起来，并在其管理实施过程中使用相关资源将所遇到问题予以解决。需要特别注意的是，为了实现更好的项目干系人管理成效，我们在应用沟通管理时要充分结合项目干系人不同而采取适宜的沟通方法，并利用问题日志将其所反映问题详细记录，随后对问题进行分析制定出针对性的解决措施。
四、结束语
总而言之，项目的圆满成功离不开项目的信息沟通管理，由于信息系统项目沟通管理具有复杂性与系统性的特点，在进行沟通管理时应当进行认真的总结与分析，以便于今后项目沟通管理工作得以有序、高效的进行。比如，加强全员沟通技巧的培训，特别是冲突处理方面的培训；加强和客户方沟通，确保和每个对接人对接获得的情报都一致。在这些方面，我们在今后的项目要中不断努力和改进，为信息化建设尽一份锦帛之力。
参考文献：
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[2] 张有智.信息系统项目管理中沟通管理的有效实施[J]. 信息与电脑：理论版， 2015（14）.