档案工作信息化建设的思考
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档案是社会实践活动的真实记录和人类文明发展的重要见证，是党和国家的宝贵财富和重要资源。档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，是社会发展不可或缺的基础性工作。作为记录人类一切活动的真实信息来源、综合信息资源的一部分，必须尽快跟上信息化社会的发展要求，加快信息化建设，以适应国民经济和社会发展的迫切需要。
一、传统档案工作信息化建设进程中的挑战
加快档案信息化建设，能够推进档案管理由封闭走向开放，实现档案管理的深刻转型，为经济社会发展提供更加高效的服务。但档案工作推进信息化进程中也面临着前所未有的挑战。
1.信息化的开放创新意识与传统档案工作的落后观念形成强烈的反差。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，对利用信息技术实现档案资源共享的要求越来越强，对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高。而传统档案部门仍然存在者“重藏轻用”的思想，传统的档案管理模式面临着信息化社会的需求的挑战。
2.信息化使档案的保密性和安全性面临严峻考验。随着电子档案等新型载体档案的出现，最大限度地实现档案信息资源共享和网络服务。同时，档案保密和安全等弊端也显现出来，经常会出现信息的损坏、丢失、电脑病毒“瘟疫”横行，黑客的恶意攻击等等。所有这些，使得档案信息的安全和保密受到威胁。
3.信息化建设进程中人才的需求还不能满足。档案信息化建设，要求档案馆(室)必须应用新技术，这就是对人的要求，原有档案工作人员已经不能适应形势的发展和现实的需要，必须大批量引进急需的人才，而这也与现实的人事制度发生了严重的冲突。
二、正确认识档案工作信息化建设机遇
档案工作信息化面临巨大挑战的同时，档案工作也在信息化社会中迎来了战略发展机遇期。
1.档案工作信息化是社会发展的要求。我国加入WTO后，档案工作不仅为各级政府宏观决策和社会公民服务。还进一步为现代企业、引进技术、贸易出口等新兴领域服务。这就要求档案工作必须树立开放的意识，主动为经济服务，同世界接轨，既要继承优良传统，更要吸收先进经验。同时，现代科技的发展与应用使档案管理现代化水平提高，电子文档、数字化档案馆、档案信息共享系统、网上服务等都将应时而生，档案现代化进程也将大大加快。
2.人民档案意识增强要求档案工作实现信息化。随着社会的进步、社会管理的规范，档案与社会每个公民就业、保险、医疗、教育等权力息息相关，从而也使社会公民的档案意识得到明显增强，人民群众认识到档案信息资源的重要价值，给整个档案事业的发展提供良好的群众基础。
3.档案的社会效益和经济效益增大给档案工作注入活力。信息化社会是市场经济的社会，最少投入获得最大的利益是市场的基本法则，这个法则也同样适用于未来的档案工作。档案部门将利用网络普及与利用档案需求增加、档案中介服务、集体和个人档案寄存、档案信息有偿咨询与利用等服务，获得一定的社会效益和经济效益。这种效益，大大增强了档案工作自身的“造血”功能。
三、档案工作信息化建设的几点思考
面对现代信息技术的迅猛发展，面对信息化社会发展的要求，笔者认为应该从以下方面加快档案工作信息化建设。
1.正确认识档案工作信息化建设的重要意义。认识档案工作信息化的重要性，各级领导和档案部门自身认识是关键。首先，要树立全局观念。档案工作是各项事业发展的一个重要基础。而不是独立的工作，要结合中心工作，统筹考虑。其次，档案工作部门要树立社会意识。要改变档案工作长期无声无息的封闭局面，就必须迅速实现档案工作信息化建设，真正实现面向社会，积极参与社会活动；只有实现档案工作信息化，实现档案信息的共享，才能拓宽档案服务领域，加强协调能力，把档案作用发挥出来，从而创造更高的社会效益和经济效益。
2.加快信息化建设进程，实现服务社会这个根本性宗旨。档案工作离开了服务利用这一环节，也就失去了存在的价值。虽然档案工作在新世纪的指导思想有了很大转变，服务领域有了很大拓展，但是与飞速发展的社会经济形势还不适应。为此，转变观念，创新服务仍是当前档案信息化建设的首要任务。一要优化档案形式与结构，夯实档案工作服务的业务基础建设。必须适应信息化社会形势的需要，充分利用自身的优势，扩大接受和征集档案的范围。其次，必须优化档案收藏形式。变纸质档案收藏为纸质档案与电子文档双轨并行，为档案服务社会提供便捷的渠道。必须加强档案行政管理和法制化建设，积极推进档案部门的思维创新、知识创新、技术创新、管理创新。二要强化信息资源开发。务求档案工作服务社会实效。突出档案服务的社会效益，找准档案信息与现实工作的切入点，紧密配合中心工作，积极主动地、创造性地挖掘信息资源，开发信息成果。突出档案服务的经济效益，务实树立主动参与意识，积极扩大服务对象，增强服务方式，更新服务手段，努力做到服务与收益“双赢”的局面。三要拓展档案工作视角，开辟档案工作服务的新领域。要以前瞻的眼光，发展的观点，主动介入竞争，将自己的宏观思维拓宽一点。服务范围做大一些。档案不仅要服务于工作查考、经济建设以及学术研究等方面，还要服务于落实各种政策、指导群众就业等各个方面。使档案利用的覆盖面日益广泛。
3.开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐。档案迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务，为经济和社会发展服务。当前，推进信息化进程中，特别要注意解决三方面的问题：一要统筹推进档案信息化建设。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入整个地区信息化建设的总体框架中，实现档案信息化与社会信息化同步发展。二要协调推进档案信息化的各项工作。要根据经济和社会发展对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的。明确不同阶段档案信息化建设的侧重点。三要建立和完善档案信息安全保障体系。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切不安全隐患；严格档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施。确保档案信息和网络安全。同时，要加大对档案工作的投入与经费支持。实现及时更新软、硬件设施，适时搭建自己的网络体系。以档案网站建设推动档案信息化整体工作。
4.抓好档案人才工程建设是实现档案工作信息化建设的保障。信息化时代，一切竞争，都反映在人才的竞争上，人才工程建设是档案事业信息化建设最重要的基础建设。一要创造条件吸引人才。要认真制定人才工程计划，制定相关的政策，创造良好的人际关系环境、尊重人才的氛围和人才自我价值得以实现的吸引人才机制，不仅要吸引档案工作的行家里手，还要吸引高端计算机人才等等。二要制定政策留住人才。“人才易得留人难”。档案工作是一个单调枯燥而又相对清贫的部门。如何让档案部门“热”起来。除了大量宣传外，还要下大力气做好自身的创新工作，让社会对档案工作的价值得以认可，要尽快建立一套行之有效的激励政策来调动人才的积极性和创造性，创造公正、公平、竞争的用人环境。三要结合实际培育人才。做好人才队伍建设，要克服一个“舍近求远”的误区。对本单位的人才视而不见，不培养，不重视，信奉“外来的和尚会念经”。要根据工作需要，采取定期请专家进行讲座。外出学习等方式，并且多压担子，使干部队伍尽快成长，适应信息时代的要求，努力打造学习型组织。
档案工作信息化建设是一项综合的系统工程，面临诸多新课题、新领域，还有许多问题有待探索。只要我们坚持与时俱进，改革创新，积极进取，档案信息化建设一定能取得较快的发展。