加强广电档案信息化管理若干思考

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随着地方广播电视台不断发展，广播电视台的档案种类和

数量也日益增多。充分运用信息化技术推行档案信息化管理，是提高广播电视台档案规范化、科学化和现代化管理可持续发展的重要手段。

优势及作用

广播电视台档案信息化管理是以信息技术为手段，以广播电视台档案资源为对象，开展档案收集、整理、保管、查询、借用等现代信息化管理过程，其优势及作用：

提高工作效率。广播电视台每天产生的影像、文字、图片、文书等信息资料，需要保存归档工作量大。以上海宝山电视台为例，收集、整编、管理资料档案，主要由档案管理员手工操作，效率低，费时费力。实施档案信息化管理后，管理员可轻点鼠标在信息化管理平台上操作，从繁杂的档案整理工作中解脱出来，提高档案管理工作效率。

提高存储完整性。广播电视台是丰富的信息资源库，其产生的档案涉及各部门，档案资料收集、保存环节多。例如，新闻部、专题部拍摄的影像资料移交总编室，由于部分采编人员档案意识不强，往往不按时移交或资料备注残缺，影响档案归档的完整性。实行档案信息化管理，只需将各类资料复制、复印，数据一次录入计算机储存、备份，可方便以后利用查找。

提高查借便捷性。传统的档案查阅、借阅很不便捷。比如调用广播电视档案时，档案管理员先要从一本一本的目录中找出所需的档案编号，再到档案资料库房内去查找。档案管理实现信息化后，查阅档案只要检索出所需要的信息资料，可以方便地获取；还可根据设置用户开放权限，在档案信息管理平台上让用户看阅，十分简便。

提高档案的再利用价值。档案重要功能在于查阅利用。广播电视台的新闻宣传档案，可利用价值较高。由于新闻影像、设备档案等需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给档案资料的保管与利用带来管理上的困扰。档案管理实现信息化后，将原文件复制转为电子文档，存入信息资料库，就可不必担忧，反复利用。

由此可见，广播电视台加强档案信息化建设与应用，是完善广播电视台档案存储、降低档案人员管理成本、提高查阅利用档案效能的必由之路。

需要突破的难题

信息化技术在各行业、各领域正在广泛应用，不少地方广播电视台也在积极努力推广应用档案信息化，但在推进应用过程中还存在着一些难题。

投入较少。地方广播电视台是传媒单位，大部分地方台对于广播电视的宣传设备、传播技术的应用较为重视，投入较多。但是，部分地方对于档案信息化建设投入相对较少，影像、文书等档案信息化管理的软硬件设施落后，数字化、网络化程度较低，防病毒、防攻击、防篡改等安全防范设备不齐全，这些都直接影响了地方广播电视台档案信息化建设与管理。

应用率不高。一些地方广播电视台虽然建设了办公业务网、新闻采编网络业务系统、档案管理平台，但是存在着“重建设轻应用”现象，对应用信息化管理档案意识淡薄，网上档案管理平台较多用于登记、编撰档案文件目录等事务，网上查询、借阅等功能应用率不高，削弱了档案信息化建设与管理的效能。

多头管理。广播电视台的档案种类很多，有新闻、专题片影像档案、文书档案、财会档案、人事档案、设备档案等，但各类档案分属各个业务部门管理。 由于没有建立起一个完整的统筹管理档案的体制，无法实现全台信息数据共享，台内形成诸多部门分头管理档案的格局,不利于档案管理标准化、规范化、自动化和信息化。

人员素质弱。由于部分编辑、记者对日益发展的信息化技术熟悉度不够，操作应用技能偏弱，在一定程度上影响了广播电视档案信息化管理。例如，在数据导入等应用过程中，部分编辑缺乏档案信息处理技能，对新闻影像资料有时忘记输入关键词，给信息资料的查询、检索、借阅、利用等带来困难。

思考与建议

加强广播电视台档案信息化建设与管理，是广播电视信息化建设一项综合工程，如何实现广播电视档案管理信息化？笔者认为，应着力在以下五方面下功夫：

增强责任意识。广播电视台拍摄的新闻、专题片，对于地区的经济、社会和文明建设具有较高的参考价值。广播电视台领导要树立“档案是信息资源”的理念，增强档案信息化管理责任意识，克服“口头上重视、实际上忽视，使用时重要、不用时次要”的观念，将广播电视档案保管保存转为主动开放服务，采取有力措施，加大对档案信息化建设的投入，加强软硬件建设，配齐配全档案信息化管理所需的各类设备，为档案信息化建设与管理提供资金和物质的保障。

总体规划系统。地方广播电视台档案信息化建设是项系统工程，不能盲目无序投资建设，应重视总体规划。在规划中一定要遵循“先进性、实用性、可行性、兼容性、共享性、可扩性”等原则，将新闻片、专题片档案、文书档案、图片档案、设备档案等，整合于全台统一的综合档案信息管理平台，新闻采编业务系统应与本台办公业务网、地方档案局信息管理平台等互通互联，有利于档案管理员从中采集、移交、存储、查阅档案信息，档案信息管理平台建设应达到“好用、实用、易用”的要求，实现档案信息收集、传递、存储和提供利用的一体化。

加强基础设施建设。广播电视台要实现档案信息化管理，关键在于抓好信息化的基础设施建设。一要建设档案信息化管理系统。广播电视台的档案门类多，涉及多个部门，为保证档案保管齐全完整、统一规范管理、查阅利用便捷，应建设覆盖全台各部门的信息化共享管理平台，实现全台档案数字化、资源共享化。二要建设档案信息资源库。如今信息时代，档案管理不能满足于收集、保管、保存，更重要的是用好已产生的信息资源。档案信息资源数据库是档案信息化管理的重要基础，应当重视做好档案信息化管理系统中形成的电子文件的收集、归档，档案目录数据整理、录入，使信息化建设与信息资源协调同步，可持续发展。

创建管理运维机制。加强管理体系和运行维护工作机制是推进广播电视台档案信息化管理的重要保障。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案一个部门的工作，也不是单靠几个档案、计算机技术人员就能实现的，它需要广播电视台各部门共同协作，因此必须创建档案信息化管理工作运维机制和制度，做到有章可循。制定档案信息化各项管理制度，其中应包括建立和完善档案收集整理制度，立卷归档制度，档案鉴定销毁制度，档案保管、统计制度，档案保密、利用制度，通过档案工作制度化管理，推进信息化管理应用，确保档案信息化管理的有序顺畅。

提高业务素质。地方广播电视台实行档案信息化管理，提升编辑、记者和档案人员的档案信息化管理业务素质是关键。档案信息化管理与应用，不仅要求管理人员要有敬业精神、高度的工作责任感和求真务实的工作态度，又要有档案信息化管理和计算机应用操作技能。地方广播电视台要实现传统档案管理向信息化管理模式转变，应有计划地对有关编辑、记者和档案人员进行档案、计算机、信息管理等多方面的业务培训，加强档案信息化管理工作总结交流、业务能力考核，提升地方广播电视台档案信息化管理水平。

（作者单位:上海市宝山区广播电视台）