关于如何加强农业院校科研档案管理工作的探讨

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摘要：通过对农业院校科研档案工作的现状研究，针对科研档案管理中存在的问题，提出了实行集中统一管理、增强科研人员的档案意识、提高对科研档案价值的认识、提高档案管理人员素质等一系列解决办法。

关键词：

农业院校　科研档案　管理工作

科研档案是农业院校档案的重要构成部分，是学校科研活动的真实记载，是保护学校知识产权的重要依据，因此，搞好科研档案工作对农业院校来说有着极其重要的意义。

1　农业院校科研档案工作的现状

1.1　立卷单位多而分散

根据档案材料形成单位立卷的原则，一所学校，每年都有上百个课题结题，也就有上百个立卷单位。要对这众多的课题组进行具体的档案业务指导，这对于面向全校、统管门类众多而只有少数人员编制的学校档案部门来说，其有效指导难免会顾此失彼，从而影响课题的及时归档和立卷的质量。

1.2　课题组成员的临时性与档案工作的专业技术性产生矛盾

档案工作是一项专业技术性工作，即使是一个专业档案员，也需要经过专业基础的学习，再加上一定的工作实践经验积累，才能逐步熟练。由于课题组是随科研任务的需要而组合的单元组织，其成员的临时性和流动性使其难以熟练掌握立卷的原则、方法和技能，加上科研人员大多数是双肩挑的，工作繁忙，确实很难有时间按档案工作的要求做专门的资料收集。保管，整理、加工等归档立卷工作，从而影响了课题立卷的质量和落实。

1.3　科研档案形成的渠道多

一项科研任务从选题申报，评议审批、组织实施到验收鉴定，涉及到项目主管部门，学校管理部门以及课题组三个系统，其档案原始材料产生于这三个系统，归档时需要人为地将它们有机组合在一起，否则就有可能造成档案被分离而欠准确、完整和系统。这也增加了科研档案工作操作上的困难，例如从立题到实施过程中，课题组处于被管理的位置，项目和成果报批、评审的材料不可能到达他们的手中，因而课题组就无法按基层单位立卷的要求独立完成科研档案的全部立卷任务。

1.4　科研档案材料形成的周期长，集合材料需要跨年度进行

一项科研任务往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范围广、参与的人员多，档案内容复杂，极易产生分割和疏漏现象。由于学校档案管理部门不直接参与科研管理工作，不掌握全校科研活动的状况，因此难以做到及时督促归档或清楚地知道是否该归档的都已全部归档了。由于不了解科研的全过程，对各个案卷的内在有机联系也就不大了解，不易发现遗漏、分割或重复的现象。如课题的研究材料和成果材料，可能会因时间的差别而被分割为两个档案。

1.5　科研档案材料的定级具有滞后性

就单项研究课题而言，其预研期和立项后的前期、后期各阶段重要程度可能发生变化，也就是在不同阶段，其级别可能发生变化。例如，某个课题在启动时可能是校级自选，随着进展，可能升级为省部级项目以至国家级项目，其形成的档案材料的重要程度和级别也随着发生了变化。但从档案材料的系统性，完整性来说，这个课题各阶段的档案材料是不可分割的，这就为确定进馆档案的级别内容和数量造成困难。特别是不掌握科研的动态变化过程，就难以做好立卷工作。

1.6　科研档案归档工作尚未建立统一的约束机制

虽然《高等学校档案工作规范》中规定凡申报成果奖必须要有档案部门出具的归档证明方可受理。但由于目前档案工作的领导体制上还存在缺陷，我国有些科研主管部门还未统一制定这一规定，致使有些项目可以不经过归档审查便被授予奖励。此外，申报奖励的毕竟只是少数，许多已结题而不报奖或暂缓报奖的项目更没有归档的约束，从而有可能造成大量档案材料长期游离在外，甚至流失。

2　加强学校科研档案管理的办法

为解决科研档案管理中存在的问题，笔者认为应从以下方面进行思考

2.1　坚持依法治档，强化规范管理，实行集中统一管理

《高等学校档案工作规范》明确规定：“科研档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。”学校要根据有关法律法规及结合本校的实际，制定相应管理制度和措施，规范科研档案归档的质量、数量，时间要求等细则，明确相应的奖惩措施，做到有法可依、有章可循，确保科研项目档案的完整性和科技含量。具体措施有在科研项目课题立项之初，项目课题组应指定专人全程负责科研材料和管理，档案部门应对科研材料的收集，积累。整理进行专业指导：科研项目完成后，由项目负责人将平时积累的科研文件材料整理归档，在上报成果、申报奖励时，由学校档案部门加盖档案验收专用章，同时审查归档材料是否齐全完整，归档材料不完整的不予验收、鉴定、申报奖励；项目获奖后，获奖材料也应归档，学校对达到规定级别的获奖项目进行表彰奖励时。必须由学校档案部门出具归档材料合格证明，否则，学校不予奖励。

在日常管理中，要坚持“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即科研档案工作必须纳入科研管理制度，纳入科研工作计划、纳入科研人员的工作职责范围。同时做到“四同步”，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收，鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。此外，档案部门不能“守株待兔”，消极等待科研档案的自动归档，应主动深入到各科研课题组，协助、指导做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作，使科研文件材料从形成之日起便进入有序的控制状态，并将这种有序控制贯穿于整个科研活动。

2.2　加强宣传力度，增强科研人员的档案意识

采取多渠道与多种形式广泛学习、宣传，贯彻《档案法》和《高等学校科学技术研究类档案工作规范》，进一步提高学校各级领导，科研管理部门，档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，使广大科研人员了解、熟知档案法规，增强科研人员的档案意识，使他们认识到在科研活动中，材料的形成、积累、整理，归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。

有的科研人员认为自己的科研成果、材料应归自己所有，这是错误的。《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，明确科研人员在科研档案方面的法定权利与义务，设法消除他们利用档案不便的后顾之忧，从而调动其积极性，使其从思想上重视科研档案工作，并在日常的管理中自觉积累科研档案资料，推动学校科研档案管理工作的发展。

2.3　加大开发利用力度，提高对科研档案价值的认识

做好科研项目档案工作，不仅是国家“依法治档”的要求，也是学校科研工作发展的内在需要，同时也是科研人员纵深研究的需要。学校科研档案工作的生命力在于为学校教学，科研事业的发展服务。切实做好科研档案的开发利用，创造良好的效益，以此取信于广大师生员工，争取各方面的支持，将科研档案工作化难为易。为此，应做到打破“只藏不用、重藏轻用”的老观念，树立“藏用并举、藏以致用、以用带藏、以用促藏”的新观念，热情为利用者服务，主动提供方便积极开发利用科研档案，充分发挥其为教学、科研服务的功能，在查阅和开发利用过程中，应依法办事，保护集体或个人的知识产权不受侵害；积极开展编研工作，有目的，有计划地提炼加工科研档案信息。及时为利用者提供服务。

2.4　提高档案管理人员素质，促进科研档案管理工作的顺利开展

档案工作是一项专业性强、业务要求比较高的工作，加强队伍建设是搞好建档工作的关键。“科技进步、经济繁荣和社会发展，从根本上说取决于提高劳动者素质培养”，科研档案要有生命力，很大程度上取决于科研档案工作的服务性。而提高服务首先要求科研档案管理人员不断提高自身的业务素质和管理水平，因为科研活动有它本身的工作程序，科研档案工作也有它独立的业务要求。科研人员要了解档案要求，档案人员也应提高科学文化素质以适应科研工作的需要，因此，科研档案人员不仅应具有广博的科学文化知识和对档案学有较深造诣，而且必须有高度的责任感与保密意识，保证档案的安全与完好无损，要有兢兢业业、脚踏实地和热情服务的工作作风。此外，档案管理人员应注重与兄弟院校的学习与交流，有针对性地组织对有关院校的参观学习，取长补短。同时，档案工作者在工作中应注意深入基层。深入实际，掌握各种新的信息资源，从而为科研档案有目的、有针对性地开展工作创造条件。