如何做好中职学校档案管理

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摘要：中职学校档案管理工作是中职学校的一个重要组成部分，是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。但是，目前中职学校档案管理还存在一些问题，本文对中职学校档案管理工作中存在的问题进行了分析，提出了加强中职学校档案管理的对策与建议，对促进当前中职学校档案管理工作具有积极的意义，是为学校教育教学及各项工作服务，是实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化。

关键词：中职学校；档案管理

一、引言

中职学校档案管理旨在学校各类工作中形成并积累起来的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种形态和载体的文件材料；是对学校日常的上级来文、往来文件、本校的政策、法规、以及学生在校期间的学籍管理形成的各种材料进行整理、归档；提供教职员工查阅资料、学生档案的查阅、管理等工作，是学校的宝贵财富。档案管理是整个学校管理工作的组成部分，学校各部门在教学和其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。因此，中职学校要加强科学管理，紧密围绕学校工作大局，不断加强档案的制度化、规范化、信息化建设，努力创新档案管理服务机制，全面推进档案工作发展，把学校档案工作提高到了一个新水平。下面就从三个角度简要分析当前中职学校档案管理。

二、强化档案管理创新意识，建立和完善科学的档案管理机制

档案管理工作首先要统一思想，正确定位。随着职业教育改革的深入发展和学校办学事业的不断壮大，学校领导要深切地认识到，档案工作是学校工作的重要组成部分和学校管理不可缺少的重要环节。学校档案作为非常宝贵的不可再生的办学资源，对记忆学校历史、服务学校各项工作、创造良好的育人环境都有着不可替代的重要作用。学校档案工作的成效已经成为衡量学校办学水平和层次的重要标志。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。领导重视是做好档案工作的前提，制度建设是做好档案工作的关键，队伍建设是做好档案工作的保障。特别是学校领导的重视对于档案工作开拓创新有着至关重要的作用。主要领导应亲自过问档案工作，特别是分管领导要大力宣传档案法规，强调档案工作的重要性，整体部署全校档案工作。解决档案工作中存在的各种实际问题，积极推动档案管理工作达标晋级，研究解决档案工作中遇到的困难和问题，重视开发档案资源的文化育人功能，进一步确立了档案工作在学校工作全局中的地位。促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍等各种门类和载体的档案。

三、提高档案管理人员业务素质，搞好档案设施建设

档案管理人员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用。首先，档案管理人员素质有待提高。人员数量不足，档案专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数比例偏低；管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题；档案管理人员多为兼职，且频繁更换，年龄偏大、学历偏低、来源单一，造成档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐，为规范档案管理工作增添了难度。其次，强化学习培训，使全部档案管理人员都具有合格的档案上岗资格。围绕贯彻学校加强档案工作文件、档案管理系统使用等举办培训会。不仅培训档案管理人员，也培训在校兼职档案员。使每一位档案工作者都能够娴熟地掌握业务技能，做好自己职责范围内的工作。通过学习档案系统的先进模范人物，增强每一位工作人员的责任意识和奉献精神。面对日益增加的档案查询服务需求，使得每年工作都有新亮点，技术进步都有新高度，服务利用都有新拓展。

四、加强档案信息化建设，实现档案管理的规范化、标准化

档案是社会信息化发展不可缺少的组成部分，是档案工作现代化的必由之路，也是中职学校工作中的重中之重。首先观念现代化，即要正确确立中职学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中职学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，建立电子文件归档制度。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。（1）建设档案数字化基础平台、档案信息采集和存贮平台、档案自动化管理平台、档案网络化利用服务平台以及部分数字资源。（2）购置档案专用扫描仪，对近期使用频繁的档案和早期急需保护的档案进行数字化处理。做好学校办公自动化系统与档案管理系统的接口，实现电子文件的自动归档。逐步建立档案数字信息交换平台和相关的子系统。（3）采用自建和外包相结合的方式对所有重要的纸质档案进行数字化处理，使得档案室初具规模，以适应学校发展和社会进步的需要。

五、结束语

中职学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉档案室档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把中职学校档案工作做得更好，使之发挥更大的作用。【参考文献】

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