会计电算化内部控制研究
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摘要:随着科学技术的发展,计算机的运用已渗透到各个领域,电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用。会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来,大大提高了会计工作效率和会计工作质量。会计电算化越来越被大家所重视,普及率也越来越高。如何在提高会计处理的及时性、准确性的同时确保会计电算化的安全,已成为各电算化单位需要解决的问题,控制与会计是不可分割的。内部控制是单位为提高会计信息质量,保护资产的安全和完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序,包括内部管理控制和内部会计控制。如果会计电算化管理系统遭到破坏,将会严重影响单位的正常业务活动。因此,对会计电算化的内部控制制度的建设显得十分重要。
关键词:会计电算化;内部控制;重要性
中图分类号:F23
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)15-0202-01
1 会计电算化系统对内部控制的影响
会计电算化使传统的会计系统、组织机构、会计核算及内部控制制度发生了很大的变化,其中对内部控制制度的影响更加明显。
1.1 内部控制的形式发生了变化
在手工操作下,控制的内容主要针对经济事项本身的交易,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章,控制的方式主要是通过人员的职务相分离,职权不相容的内部牵制制度来实现的。而在电算化系统下,业务处理全部以电算化系统为主,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,由此出现了计算机的安全及维护、系统管理及操作员的制度职责、计算机病毒防治等新内容。
1.2 内部稽核机制发生变化
手工会计信息系统中,每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续,严格遵循有关的制约监督机制进行操作,如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的分离等,必须经过严格的审核和复查,因而很自然地形成了严密的内部牵制制度,在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中,包含大量的信息提取、传输和校验等工作。实行电算化后,由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化,各种手续都由计算机自动处理统一执行,会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化,许多业务处理程序被大大简化,会计人员无法直接参与和控制,一些内部牵制措施无法执行,其审查、稽核机制被削弱。
1.3 会计信息存储介质、存储方式发生了改变
在手工会计核算下,会计数据的存储介质是纸介质,单位的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表。会计数据直接记录在纸上,这些纸质原件的数据若被修改,则很容易辨别出来,这种方式有较好的直观性。电算化系统下原来纸质的会计数据以肉眼无法识别的形式被直接存储在
磁盘或光盘上,很容易被删除或篡改并可做到不留痕迹,从而失去了直观性。此外,电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险。因此,在电算化系统下如何使磁性介质上的数据安全可靠,防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。
2 会计电算化内部控制中存在的问题
在目前的许多单位中,虽然会计电算化系统已投入使用,但其相应的内部控制还存在着一些不完善之处,主要表现在:
(1)电算化系统下的会计及电算化岗位的职能权限问题。操作权限控制是一种基本的内控手段,在电算化环境下,会计业务处理大部分由计算机操作,人为控制减少,削弱了会计审核功能。有些单位的各岗位操作权限制度没有真正落实到位,有的操作员可以以不同的身份进入系统操作,使分工控制名存实亡。
(2)会计软件的安全性及保密性问题。现有的软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象,以至软件投入运行后存在着安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开等。电脑的系统数据和会计信息资料有面临被不留痕迹的浏览、修改的风险,而现在许多单位缺乏操作的记录功能,出现问题后不便于追究责任。
(3)会计资料的备份和保管不及时、不规范,导致财务数据丢失。在会计电算化法规中明确规定,单位应坚持每天双重备份,并分人分处保管。但在实际工作中,有的单位并没有真正落实,也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿,致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时,部分会计资料就会丢失,造成无法挽回的后果。
(4)网络的发展及其在财务中的应用带来了许多新问题。网络技术无疑是目前IT发展的方向,电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响,特别是网络在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。目前财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而形成电算化会计信息系统内部控制的新问题。
3 完善会计电算化内部控制的几点建议
3.1 建立全面规范的会计基础管理工作
管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的
基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。
3.2 加强组织和人员职能控制
由于电算化会计功能的相对集中,必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制。所谓组织控制就是将系统中不相容的职责进行分离,通过相互稽核、相互监督和相互制约的机制来减少错误和舞弊的可能,保证会计信息真实、可靠。企业实行电算化后,应对原有的组织机构进行调整,以适应计算机系统要求。
3.3 加强系统程序操作控制和系统文件安全管理控制
为了保证系统会计数据不被随意操作,要加强系统操作和安全管理控制。从内容上来看,一般包括以下几项:设置操作权限、禁止非操作人员操作;制定内部操作规程,严禁违规操作,数据存储和处理相隔离;健全并严格执行防范病毒管理制度等。
3.4 做好电算化会计档案的管理工作
企业应根据电算化会计档案的特点,做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。实现会计电算化后,会计档案包括贮存在硬盘及光盘等介质上的会计数据和书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。妥善保管会计档案及会计档案的安全与完整。
3.5 加强培训工作,不断提高财务人员素质
会计电算化对财务人员的综合素质要求比较高,它涉及到财务会计知识、计算机运用、信息系统开发技术等方面知识。因此,要经常对财务人员开展会计电算化内部控制风险的防范教育和业务知识培训,增强风险防范意识,不断提高财务人员业务素质、思想素质和职业道德素质,更加有效地防范会计电算化内部质量控制风险。
3.6 加强内部审计制度
内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是人机对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整;(2)审查计算机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。同时企业也可以考虑定期聘请中介机构,进行内部会计控制制度的专项审计,借助外部中介机构的力量以更好地查漏补缺。
会计电算化的实践证明,计算机本身处理出错几乎为零,但人为造成的出错和舞弊现象有增无减,而且一旦出现舞弊,损失巨大。因此,制定严格的内控制度非常必要。随着网络技术的进一步发展,电商务的迅速兴起,对会计电算化系统提出了更高的要求,我们应从实际工作出发,建立和完善更为科学的电算化内部控制制度,不断提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。