传媒集团网络传真系统的设计与实施
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传真是一种技术成熟、操作简单、应用广泛的通讯办公方式。传真件可作为法律公认的证据，在各行业各单位都起到非常重要的作用。传真信息流包含了大量的客户资源、业务信息、往来凭据等，是企事业单位、政府机关极为重要的一条信息往来通道。
湖北日报传媒集团所属部门、分支机构众多，每间办公室都有一台甚至多台传真机，对外联系频繁，传真使用频率较高，对传真件的使用和管理非常困难。因此，建设网络传真系统，将传真信息的管理从手工式、分散式、纸张式向自动化、集中化、网络化、信息化方向发展是现实的要求。随着集团网络信息化建设的发展，目前已经建成了较为完善的网络基础平台及各种应用系统。充分利用网络信息技术，不仅是提高办公效率、提升办报水平、加强企业管理的需要，同时也是保护环境、节约资源、建设“两型”（环境友好型、资源节约型）社会的需要。
湖北日报传媒集团网络传真系统，充分利用现有的电话程控交换平台和网络平台，融合网络通讯技术与程控交换技术，并采用基于UNIX内核构架的服务器，对传真文档实行数据库管理（如图）。
该网络传真系统的服务器主要由两部分组成：主控单元和端口设备。主控单元主要负责用户管理、传真信息管理、网络通讯。端口设备主要负责与程控交换机、局域网及联网的实时通讯。该系统共有8个端口，通过集群堆叠具有扩展功能。操作系统是基于BSD版本的、面向网络通讯和通讯安全优化的、定制的UNIX操作系统，采用实时和分布处理来保证每条线路都能同时全速处理任务。
用户的使用基于WEB方式，简单方便；同时支持B/S和C/S模式，集团本部也可以采用局域网方式登录，分社、记者站等分支机构则采用WEB方式。该系统实现了多种传真收发方式互通。发传真：传真机到传真机、传真机到电子信箱、电脑到传真机、电子邮件到传真机；收传真：到电子信箱、到传真服务器、到传真机、到打印机。
该系统的管理由一系列功能模块组成：系统管理模块、用户管理模块、通信录管理模块、传真管理模块。
在系统管理模块中，能进行邮件的设置、拨号规则等的设置。拨号规则设置了国内国际外线、内线、出错重发、传真群发等发送传真的拨号方式及其他设置。
在用户管理模块中，系统可以批量创建用户、删除增加用户、修改用户设置（如给用户分配虚拟的分机号码、系统登录名、登录密码等）、转移用户、赋予不同的用户不同的权限等。
用户的权限管理功能比较全，人员可以在部门间调整，主管级别可以变更，一个主管可以管理多个部门，一个部门也可以有多个主管，一个人也可属于多个部门。这种管理模式应用起来非常方便。主管有权对所在部门的下一级用户进行管理。重要传真的审批权和加盖电子印章的审批权由系统根据实际要求赋予不同的用户。
在用户管理的基础上，我们能够快捷地形成单位、部门、个人的通信录管理。依托这个传真通信录，系统能够方便地实现传真自动群发。在实际应用中，我们经常会遇到一份传真件需要向众多的客户发送的情况。传统的做法只能是安排专人守在传真机面前，不停地拨号，走纸，再拨号，再走纸，不停地重复，而现在可以利用系统的自动群发功能，只需将所要发送的对象在通信录中选定，点击发送就行了，系统会自己根据线路情况逐个发送。这大大地节省了人力和时间，有效地提高了工作效率。
传真管理模块对传真的发送、接收和传真件存贮归档等的管理非常精细。它包括：发传真、收件箱、发件箱、垃圾箱、归档夹、查找传真、查找批件、传真统计、传真审批、印章管理等等。
发送传真时，用户在编好传真电子文档后，无须打印出纸，可通过传真系统直接发送到对方的传真机上。如需审批或加盖印章，则向有审批权的用户请求审批，有审批权的用户同意签发或加盖印章此传真件自动发送到目的地，如果没有通过，反馈给发件人，无需打印出纸。系统还允许用户将已经编好的WORD文档、JPG或TFF图片以附件的方式发送到对方传真机上。这一点借鉴了电子邮箱的功能。所有的传真电子文件通过不同的精度（可由用户根据要求设定），以图片的方式发送到对方传真机上。
用户可以在收件箱查看已收到的传真件，根据需要进行处理。接收到的传真件以电子图片的形式保存在服务器不同用户数据库中，供用户查看。普通传真件看过后可以删除掉，无需出纸，节约了资源；重要传真件一方面留存电子文档，同时也可以打印出纸保存纸质文档。可以进行出错重发、转发新号、盖章后转发、转E-mail、传真分检、编辑摘要、查看信息等。
该系统与传统传真方式相比有很大的优势。该系统不仅节约了纸张资源，也无需再不停地购置传真机，同时，它还大大地提高了工作效率，节省了人力。另外，它的可移动性改变了传统的只能在办公室收发传真的模式，在家或出差在外，只要能够上网，哪怕是手机都能够随时收发传真，并且传真信息有保存，符合新型管理办公模式。
（湖北日报传媒集团）