公积金贷款档案规范化管理摭谈

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摘要： 公积金贷款档案作为一种从无到有再到不断壮大的专门档案，在公积金贷款风险管理中起着举足轻重的作用，本文通过分析公积金贷款档案规范化管理的必要性及其在管理中存在的问题，提出了公积金贷款档案规范化管理的途径。

Abstract： Provident Fund loan file as a special file from scratch to growing， plays a decisive role in the risk management of the provident fund loans. Through the analysis of the provident fund loans archives normalized of management and the problems in the management， the paper puts forward the way of management of provident fund loans file specification.

关键词： 公积金；贷款档案；规范化

Key words： provident fund；loans archives；standardization

中图分类号：F830.58 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）13-0274-02

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作者简介：张海妍（1984-），女，黑龙江黑河人，助理馆员。

0 引言

随着我国住房公积金制度的不断完善，个人住房贷款力度的不断加大，公积金贷款档案实现了从无到有到不断增长的壮大过程，成为专门档案的一种。公积金制度的建立，离不开公积金贷款档案的支撑，公积金贷款档案是国家档案系统的重要构成部分。有效的监控着个人住房贷款业务的活动情况，客观的向市民展现了当今国民、社会、企业、时政、市场的发展状况和趋势。建设一个具有公平公正原则，能够客观系统的处理的公积金制度。而第一要解决的问题是如何有效的强化公积金贷款档案的系统性和科学性。因为公积金贷款档案主要包含的是住房公积金管理中心给个人住房抵押贷款的详细记录，直接影响办理和管制贷款事务的查询、证明和相关数据参考。

由于公积金制度本身比较复杂，涉及面太广，收入支出资金的庞大性以及相关政策的约束就决定了公积金必须建立一个规范、科学的管理系统。而贷款档案的管理是这个管理系统中的基础构成部分。只有先建立和完善贷款档案管理系统才有可能达到科学、规范管理公积金的目的。

1 公积金贷款档案规范化管理的必要性

1.1 贷款档案规范化管理是加强公积金贷款管理规范化的需要 公积金制度是一项政策性强、涉及面广、项目纷繁、收支庞大的复杂工程。

在这个庞大的工程中，必须需要一个正确、科学的管理方法，贷款档案管理不仅是公积金贷款工作的重要组成部分，而且还是住房公积金各项工作的基础，因此，要实现这项事业的科学化管理，就需要一个前提性的条件——健全的制度和规范化的档案管理。

1.2 只有科学、正规的贷款档案管理才能有效展现公积金制度的优越性和公积金的保障性，保障基金运行的安全性 将公积金事业软成果整合形成一个科学规范的贷款档案，可以有效的体现出公积金的保障性，同时也更科学的起到了档案系统本身所固有凭证作用以及参考查询作用，使得贷款档案管理系统的权威性得到更好的体现，更好的保障了基金的安全运行。

贷款档案是具有法律性及数据真实性的，是住房公积金管理系统在贷款业务的运行中最基本的有效证明资料。应当在信息收集、支取、计息、贷款等事务的运营过程中都有一个规范科学的管理。

2 公积金贷款档案管理现状

2.1 档案管理制度不统一 近期产生了一种专门针对住房公积金的档案管理。其原因是以前没有这种档案的存在。但是目前的管理制度还存在着很大的不足。没有一个普遍性的规范。有一些地方根据自己当地的情况建立了针对这种档案管理的制度和办法。但是地方性的制度有很大的局限性。它是不全面的、缺乏一个整体性、没有一个衡量的标准。所以对住房公积金的档案管理有其明显缺陷存在。

2.2 贷款档案的数据来源审核不严 在数据来源存在的问题中，主要有几个方面的问题，没有盖上应该有的印章，不管资料是不是真实都记录在案，记录的东西不清楚，没有借据或其要素不完整。

2.3 没有完整的贷款档案收集和把档案归入档案库 没有一个统一的针对性管理，没有一个标准去依靠，每一个地方都存在着自己的系统管理着档案。没有统一的档案管理部门。贷款档案的数据整理，入库都没办法去规划，这样导致的后果是，档案收集片面，完整性不够。

2.4 过于传统的整理方式，没有很好的保管对策 由于贷款档案的管理有着其独特性，没有将其录入数据库中，没有系统可以查询和分析贷款，这样数据太过庞大。收集方面必然有不足存在。保管没有在一起。对于工作的进行带来了困难。

3 公积金贷款档案管理的建议

3.1 细化分区，加强建设 建立起有效的档案管理体系。怎么样去完全的保障住房体系建设，怎么样去规避风险式的贷款，怎么样去建设一个更加有信用的社会，我们要做的是做好贷款档案管理，使其更加规范化。各级部门要明确自己的职责所在，把它当做重点来抓。把做好这个事情当做考核。在管理中出现的问题我们要落实，要想办法解决。同时来讲，细化责任区域，分摊各块责任。档案收集工作也要受到足够的重视。构建档案网络，找专人负责档案，把工作落到实处。保证档案工作的进行。

3.2 使管理档案变得有制度可循、标准化、规范化 每个地方都有自己的特色和自己的不同点，要具体问题具体分析。结合当地的切实情况，完整的出台一套关于档案管理的各步骤操作流程。让档案管理变得规范。有力的让贷款档案向有一样的制度和有一样的规定转变。保证公积金档案的有效性、完全和得到应有的作用。

3.3 遵守档案与贷款工作的一致性 档案和贷款的一致性主要是指贷款档案的信息采集、整理归纳以及贷款事务的立案、资金支取、资金回笼都同时进行。尤其是其中的信息采集工作的进行。因为信息的采集在档案中扮演着一个基础、系统的角色。只有从根本上按相关规定准则去办事，才能更好的完成贷款档案的信息采集环节。在贷款工作中经常出现把几个同时期的贷款事务资料分不清的现象。为了避免此类现象各部门应该及时、准确的采集贷款的相关人物的详细资料，做好相关的法人签字、盖章等法律行为的执行监督。确保手续的真实性以及完备性。

3.4 完善住房公积金贷款档案信息的采集，规范贷款事务与档案的管理，做到贷款档案管理的科学化 现在公积金管理部门已经在贷款事务的立案和贷款的申请审批、支取、还款以及后续的追踪管理都实现了独立的信息管理。在管理系统中保存了很多的相关信息。贷款档案的管理需要了解立案项目及相关人员的详细信息。在进行贷款档案的建档时，为了避免因为贷款系统和档案系统的不协调性导致的重复录入信息的情况出现，应当充分的思考怎么实现信息数据的同享性，实现档案与贷款工作的一致性以及相关数据的提取的便捷性。

3.5 遵循信息保管和利用的统一性 应当建立独立的档案保存室，实现档案的统一管理和存放。并且有专业人员对档案进行相应的分类摆放和存档，把还在进行的项目用已完成的项目区分开来。特别是要做好信息资料的保密工作，维护档案的完备和安全。公积金贷款在住房金融中的主体地位决定了其对城市居住环境的建设、群众住房问题的解决、住房环境的改善以及住房的消费水平都有很大的影响。而公积金贷款的各个环节又必须有合同、文字信息、数据信息、账户等相关信息的证明。贷款档案如果不完备，就会使贷款资金不受法律维护。所以，只有科学、系统的管理贷款档案，才能有效的防止公积金出现类似的情况。

参考文献：

[1]黄显芬.档案管理是社会保障事业的基础[J].劳动保障世界，2003（9）.

[2]李锋.浅谈住房公积金贷款管理[J].城建档案，2004（4）.

[3]张迪.住房公积金档案管理工作存在的问题与对策[J].山东档案，2010（5）.

[4]王莉.关于档案管理规范化的几点思考[J].黑龙江史志，2011（14）.

[5]徐梅，尹希风.医院档案的规范化管理[J].现代企业教育， 2010（14）.